Certaines demandes professionnelles urgentes peuvent placer dans l’embarras : par exemples, une sollicitation de dernière minute pour finaliser le dossier d’un collègue très en retard, une tâche à accomplir avec une deadline impossible à tenir ou bien encore une demande impérative pour rester (bien plus) tard que prévu le soir-même... Comment bien réagir face à son manager dans de telles circonstances, et savoir lui dire non le cas échéant ? Le spécialiste du recrutement Robert Half apporte quelques conseils pour ‘surmonter’ ces situations au moyen de 3 exemples et réponses possibles.

Situation n°1 - « J’ai à nouveau besoin de vous, pour boucler un dossier à la place de votre collègue qui n’y arrive pas ! »

Contexte - Comment réagir face à un manager qui a tendance à solliciter l’un de ses collaborateurs en particulier - et de préférence - dès qu’un souci survient ? Si ce mode de requête quasi-automatique est un signe de confiance, il est aussi générateur d’embarras et de difficultés pour ce collaborateur qui doit faire « à la dernière minute » la tâche d’assumer le travail de son collègue sur un dossier qui vient de lui être retiré, en plus de ses autres missions. Comment bien réagir alors ?

Recommandation : « Lorsqu’un manager sollicite votre aide, lui rendre ce ‘service’ est une très bonne chose. Mais si ce genre de situation se répète au point d’interférer sur vos missions habituelles, il faut alors commencer à envisager de dire non et surtout d’en discuter avec lui.», recommande Olivier Gélis, Directeur Général de Robert Half International France.

Et d’ajouter : « Réfléchissez bien avant de dire non, car un refus en pleine crise a pour effet certain de nuire à votre image. Plutôt que d’opposer à votre manager un non définitif, acceptez d’apporter votre aide et préparez le terrain pour éviter d’assumer ce genre de ‘sauvetage’ à l’avenir. La prochaine fois que votre supérieur sollicitera votre aide en urgence, vous pourriez lui dire par exemple : « Bien sûr, je vais vous aider. Mais comme vous le savez, j’ai dû fréquemment rattraper les erreurs d’autres personnes récemment et cela affecte mon propre travail. Quand ce projet sera terminé, pourrons-nous discuter de la façon de mieux gérer ce type de demandes à l’avenir ? ».

Situation n°2 - « Il faut que ce dossier soit bouclé pour avant-hier ! »

Contexte - Un manager demande expressément qu’une mission urgente soit accomplie dans un délai qui s’avère dans les faits (quasi) impossible à tenir. Alors que l’on est considéré comme l’une des personnes les plus appropriées pour traiter ce sujet, comment doit-on réagir lorsque l’on est sollicité ainsi ? Mais l’échéance est intenable, à moins d’imaginer : « Peut-être que si je mets mes autres missions en veilleuse, que je manque la réunion de cet après-midi et fais des heures supplémentaires, je pourrai tenir le délai. Du moins, je crois… »…

Le conseil du cabinet Robert Half : « Votre manager vient de vous faire une demande urgente et vous savez que c’est impossible dans le délai imparti. Pourtant, vous êtes conscient(e) d’être la meilleure personne pour cette tâche – et vous ne voulez pas le décevoir... La solution est peut-être de lui dire alors : « Je suis ravi(e) de travailler sur ce projet, mais le délai que vous avez fixé m’inquiète. Serait-il possible de le repousser ? », analyse Olivier Gélis. « Expliquez alors pourquoi vous pensez que cette échéance risque de poser problème, car la tâche nécessite par exemple plus de temps passé qu’il ne semble à première vue. Dans l’idéal, ce type de discussion franche pourra amener votre supérieur à réfléchir sur la façon dont il pourrait repousser (légèrement) le délai fixé et/ou vous faire travailler en équipe avec un autre collègue. ».

Situation n°3 - « J’ai absolument besoin que vous restiez plus tard ce soir. Vous êtes d’accord ?! »

Contexte - Un manager demande à l’un de ses collaborateurs d’effectuer – à nouveau – des heures supplémentaires. Comment se comporter face à son manager dans cette situation délicate ?

L’analyse du cabinet Robert Half : « Bon nombre de collaborateurs savent qu’il leur faudra parfois – pour boucler un projet dans les temps ou plus globalement atteindre leurs objectifs – arriver plus tôt ou partir plus tard, ou bien encore finaliser des dossiers depuis leur domicile. Mais attention si ces demandes deviennent une habitude, et que cela mène au surmenage, il faut en parler ouvertement. »

Olivier Gélis ajoute : « Prenez le soin d’aborder ce sujet avec délicatesse. Car même s’il peut être fatigant et gênant de travailler plus longtemps, c’est parfois nécessaire pour atteindre les objectifs en cours (est-ce le cas actuellement ?). De plus, n’oubliez pas que de nombreuses entreprises travaillent encore avec des équipes réduites compte tenu de l’atonie économique car elles retardent encore leurs projets d’embauche. ». Et de proposer comme réponse à son manager : « Je sais que nous faisons tous beaucoup d’heures supplémentaires ces derniers temps. Pourtant, je me dois d’être honnête et de vous dire que je commence à avoir du mal à tenir, si nous devons encore travailler un certain temps à ce rythme. Pouvons-nous trouver ensemble un moyen permettant d’atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle durant cette période ? ».

« D’une manière générale, il n’est jamais facile de dire non à son manager. Dans certaines situations, c’est pourtant nécessaire, car même les meilleurs managers ne parviennent pas toujours à savoir quand ils en demandent trop à leurs collaborateurs. Tout comme il est important parfois de savoir prendre sur soi. Cela ne signifie pas pour autant que vous devez accepter les demandes déraisonnables sans rien dire – même si elles émanent de votre supérieur hiérarchique. Le dialogue doit toujours être de mise. N’hésitez pas à en prendre l’initiative tout en gardant votre professionnalisme. », ajoute Olivier Gélis.

Groupe Robert Half