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SEPA : Eric Foulart, consultant Finance IFS France


"Chaque entreprise, au sein même de son système d’information, se doit d’avoir toutes les informations nécessaires et fiables pour permettre de répondre à la norme SEPA."




Eric Foulart
Eric Foulart
Pouvez-vous nous rappeler en quelques mots en quoi consiste la norme SEPA ?

Le passage à l’euro a permis l’unification d’une monnaie unique en Europe. Dans ce prolongement, un projet européen a été lancé pour unifier les transactions financières et les moyens de paiement au sein de l'espace économique européen : le projet SEPA (Single European Payments Area).

La mise en place de la norme SEPA permettra aux entreprises, aux particuliers, et à tout autre acteur, d’utiliser des outils financiers simples, harmonisés et totalement sécurisés.
Le projet SEPA, lancé en 2002, entrera en vigueur en Europe en février 2014. Trente-trois pays sont concernés : les vingt-huit états membres de l’Union Européenne ainsi que la Norvège, le Liechtenstein, l’Islande, la Suisse et Monaco.

La norme SEPA concerne les opérations financières réalisées dans la zone SEPA, à savoir :
- Pour les virements européens, le SEPA Credit Transfert (ou S.C.T.) est entré en vigueur en Janvier 2008 ;
- Pour les prélèvements européens, le SEPA Direct Debit (ou S.D.D.) est entré en vigueur en 2009, puis en 2010 pour la France.

Qu’est-ce que la norme SEPA va changer pour les entreprises ?

La norme SEPA impacte véritablement les entreprises depuis 2007-2009, avec les premières directives et ordonnances définissant le cadre juridique des services de paiement, ainsi que la mise en place des instruments du SEPA.

Depuis 2012, les derniers règlements viennent enrichir et préciser la mise en place du SEPA en février 2014, avec ces précisions sur les exigences techniques et commerciales des moyens de paiement (virements et prélèvements).

Pour les entreprises ayant des contacts avec l’étranger ou possédant des filiales dans d'autre pays d'Europe, le passage à la norme SEPA simplifie grandement les échanges bancaires en réduisant les intermédiaires bancaires et financiers. Il y aura une transparence totale de la part des banques, sur les frais bancaires imputés aux donneurs d’ordre, et aux bénéficiaires.

En effet, une banque pourra faire des virements n’importe où dans l'espace SEPA sans avoir à passer par les banques du pays destinataire. Les économies d’échelle, liées à cette harmonisation des moyens de paiement, sont donc importantes pour les entreprises européennes. Et sans mettre de côté une plus grande sécurité et fiabilité des transactions financières.

Pour les entreprises, le SEPA sera aussi un gage de prévisibilité pour toutes les parties (clients, fournisseurs, partenaires, salariés,…) avec des délais d’exécution maximum.

Au niveau du système d’information, qu’est-ce que SEPA va changer concrètement pour les entreprises ?

Au niveau du système d’information des entreprises, différents départements internes seront directement impactés par la mise en place de la norme SEPA.

La Direction Comptable et Financière devra faire évoluer son système comptable en intégrant différentes informations obligatoires :
- Dans le cadre des prélèvements SEPA, il s’agira d’obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS, ou SCI en anglais).
- Le système d’information comptable devra tenir compte des nouveaux protocoles d’échanges bancaires. Ces nouveaux protocoles pourraient faire l’objet de mise à jour logiciel.
- Pour chaque acteur (clients, fournisseurs, employés) ayant des transactions financières à la norme SEPA, il faudra obtenir de la part de l’entreprise le BIC et l’IBAN, des informations primordiales à définir dans le système d’information de l’entreprise.

Pour la Direction Juridique, et selon les solutions métier des entreprises :
- Les contrats avec les banques devront être modifiés et actualisés.
- Les formulaires d’autorisations des prélèvements devront être mis à jour.
- Les tiers (clients/fournisseurs) devront faire l’objet d’une information précisant la mise en place des moyens de paiement et des transactions financières à la norme SEPA.

Pour la Direction des Ressources Humaines, il sera tout aussi important de mettre à jour les informations personnelles des collaborateurs/salariés pour tenir compte des modifications apportées aux coordonnées bancaires.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à intégrer cette norme dans leurs échanges commerciaux et financiers, et quel est le rôle du DSI dans cette démarche ?

Les entreprises n’ont pas attendu ces derniers mois pour intégrer cette norme dans les échanges commerciaux et financiers qu’elles ont avec leurs partenaires.

Comme nous l’avons dit précédemment, il n’y a pas un seul et unique acteur dans l’entreprise qui soit à l’écoute des changements futures qui impacteront le système d’information. Cependant, le DSI a un rôle central au sein de l’entreprise.
En effet, il doit anticiper tous les changements, à tous les niveaux, du système d’information.

Son rôle sera d’identifier clairement quelles applications sont concernées par la norme SEPA, quelles interfaces sont à actualiser, et à mettre à jour pour tenir compte des évolutions.

Par exemple, dans le cadre des prélèvements SEPA, il y a ce qu’on appelle un double mandat. Un débiteur donne à son créancier un « mandat » qu’il se doit de conserver. Et ce mandat est identifié par une RUM (Référence Unique du Mandat) fournie par le créancier.

Tous ces instruments SEPA sont autant de point d’attention que doit avoir le DSI pour traiter dans les meilleurs délais,
les adaptations logiciels en particulier, et le système d’information en général.

Quels sont les atouts et les fonctionnalités spécifiques que doit proposer une solution ERP pour accompagner les entreprises dans cette transition ? Quels bénéfices pourront-elles en tirer ?

Chaque entreprise, au sein même de son système d’information, se doit d’avoir toutes les informations nécessaires et fiables pour permettre de répondre à la norme SEPA.

Les solutions ERP ont depuis de nombreuses années intégré cette phase de migration technique, et de mise à jour quantitatives et qualitatives des données nécessaires à la bonne gestion de la norme SEPA.

Cela passe par des outils simples et performants pour mettre à jour des volumes de données importants, des règles de gestion spécifiques pour contrôler les données bancaires mise à jour (IBAN et BIC) et des paramètres de contrôle de la structure des fichiers bancaires.

Un éditeur de solution ERP comme IFS a, depuis le passage à l’Euro et les premières étapes de la norme SEPA jusqu’aux dernières évolutions techniques, fait évoluer ses solutions pour proposer à ses clients et partenaires, des fonctionnalités dédiées au SEPA, tant dans son caractère technologique, que dans les informations qualitatives et obligatoires à conserver dans la solution ERP.

Les bénéfices que peuvent en tirer les entreprises ayant pris l’initiative de faire évoluer leur système d’information, en temps et en heure, ne sont pas négligeables :
- Sérénité quant aux échanges internationaux ;
- Qualité des échanges avec les partenaires internationaux de la zone SEPA ;
- Performance du système d’information.

A partir de quand une entreprise doit-elle s’équiper d’une solution ?

Les entreprises ont du se préparer depuis de nombreuses années à la mise en place définitive de la norme SEPA pour février 2014. Depuis 2008, un bon nombre d'entreprises ont fait évoluer leurs systèmes d’information pour se conformer à la règlementation des virements et prélèvements SEPA.

Même si des ordonnances et une règlementation en constante évolution depuis dix ans ont permis de définir précisément la norme SEPA, les entreprises ont eu, de la part de leur partenaire informatique, des communiqués et des rappels quant à la mise à jour de leur système d’information.

Quels sont les risques pour l’entreprise qui ne se conformerait pas à cette nouvelle norme ?

Il faut rappeler que depuis bientôt dix ans, le SEPA n’est plus une utopie. Nous sommes à quelques mois de terminer un travail fastidieux d’harmonisation de nos transactions financières au sein même d’une Europe grandissante. Chaque entreprise, par le biais du chef d’entreprise, du ou des Directeur(s) Financier(s), et du ou des DSI a pu évaluer les risques à ne pas se conformer à cette nouvelle norme.

Certes, ces risques existent, et si une entreprise n’a pas encore fait évoluer son système d’information, ce retard peut avoir des conséquences financières et économiques importantes :
- Augmentation des coûts de déploiement et d’évolution de l’ERP pour apporter les modifications nécessaires.
Cette démarche dans l’urgence est un risque élevé de surcoût pour l’entreprise ;
- Blocages, refus et/ou oppositions aux différents moyens de paiement avec les conséquences élevées, sur la trésorerie de l’entreprise.

Pour terminer sur une note plus positive, a contrario, une entreprise ayant anticipé la mise en place de la norme SEPA au sein de son système d’information disposera d'un ensemble d’outils qui faciliteront grandement la gestion des ses transactions.
Il n’existera plus de contraintes liées à la prise en compte de différents formats d’opérations. L’entreprise pourra même centraliser sur un seul compte bancaire les opérations de ses différents sites. La standardisation des opérations représente également des économies d'échelle et un gain considérable de temps, notamment dans le cadre des relations clients/fournisseurs. Enfin, le traitement des transactions sera plus rapide et plus sécurisé.

NDLR : Finyear vous invite au SEPA Day seconde édition
www.sepa-day.eu


Eric Foulart, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de Finyear.

© Copyright Finyear. Propos recueillis par la rédaction de Finyear.


Vendredi 27 Septembre 2013
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