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RSD, la gouvernance de l’information


Jean Mourain, Vice-President, Global Strategy, RSD SA.




Jean Mourain
Jean Mourain
Jean Mourain bonjour, vous êtes Vice-President, Global Strategy, RSD SA. Présentez-nous RSD en quelques mots.
RSD SA est un éditeur suisse de logiciels qui depuis 40 ans a su répondre aux exigences de plus de 1200 grands clients dans le monde, pour la production de grands volumes d’information, et leur archivage sur de très longues durées. RSD a une présence à Genève, Paris, Londres et Madrid, en Amérique du Nord (New York et Boston) et en Asie-Pacifique (Singapour et Sydney). Elle s’appuie ailleurs sur un réseau de partenaires pour satisfaire aux exigences de ses clients multinationaux, par exemple au Brésil.

RSD est aujourd’hui un acteur majeur de la gouvernance de l’information.
Dans ce cadre, RSD permet aux grandes entreprises de gérer le cycle de vie de leur information, et ce faisant de réduire risques et coûts associés, tout en augmentant la valeur du capital informationnel, actif majeur comme chacun sait.

RSD est aussi un membre actif des associations professionnelles européennes et internationales dans son domaine (ARMA, Aproged, FedISA…).

En quoi consiste la gouvernance de l'information ?
Le principe même de gouvernance répond à la nécessité de se donner des principes et des méthodes pour "faire mieux", et d’en mesurer le résultat.
La gouvernance de l’information passe ainsi par la définition des politiques ou règles applicables à l’ensemble des documents numériques et papier de l’entreprise. Puis par leur propagation cohérente à tous les types de contenus, en respectant la réglementation de chaque pays ou juridiction. Enfin et surtout par leur application systématique, quel que soit l’environnement technique (fichiers partagés, SharePoint, Ged, email etc.)
Or sans des outils appropriés, ces principes restent souvent des vœux pieux.

Avec la plateforme RSD GLASS, RSD apporte l’outillage tout au long de ces étapes. La plateforme devient alors structurante de la méthode et du programme qui la met en œuvre.
C’est dans ce contexte que s’inscrit pour nous la gouvernance de l’information.

On parle donc de l'information numérique. Mais est-ce que les entreprises n'oublient pas l'information papier ?
On constate que finalement le poids du papier subsiste, il est indéniable que nombre d’entreprises ne vont pas numériser l’ensemble de leurs archives papier et a contrario, pour des questions légales il leur faut conserver la version papier d’un document créé numériquement. Les archives papier font partie intégrante du programme de gouvernance de l’information et la plateforme RSD GLASS permet d’appliquer à ces archives les mêmes politiques qu’aux autres documents numériques et de les placer dans le même plan de classement.

Est-ce que le Big Data change la donne ?
Dans le cadre précis de la gouvernance de l’information, ce qui change la donne est l’explosion du volume de documents et des sources d’échanges et de production de cette information.
Comment la stocker, comment la retrouver, combien de temps la conserver etc… Ces sujets nous les traitons déjà au sein du programme de gouvernance, de l’applications des politiques et à l’outillage fourni par la plateforme RSD GLASS qui va propager, appliquer, classer, tracer et sécuriser les accès et la modification de cette information ou de ces contenus. Le big data, notamment sur l’aspect décisionnel, génère des rapports, des études stratégiques pour les entreprises et de ce fait peuvent tout à fait être gérés au sein d’une plateforme de gouvernance de l’information. De manière analogue, les contenus provenant des réseaux sociaux peuvent aussi être placés sous gouvernance.

Quels sont les bénéfices concrets d'une politique de gouvernance de l'information pour une entreprise ?
Les bénéfices attendus sont multiples et trouvent, pour chaque entreprise, un équilibre approprié entre gestion des risques qui pourra être plus critique dans certains secteurs d’activité et optimisation de l’exploitation de la valeur « business » de l’information. Il est aussi important de comprendre les sources d’économies réalisables par l’usage d’une plateforme de gouvernance de l’information favorisant à la fois, l’alignement des besoins de tous les acteurs de l’entreprise, l’exploitation des applications et des investissements informatiques existants, tout en minimisant les risques et en améliorant la conformité des contenus engageants, a un objectif majeur : la valorisation des actifs informationnels de l’entreprise

Plus précisément, on constatera ces bénéfices dans une meilleure maîtrise de la croissance exponentielle du volume d’information en détruisant autant que « légalement possible », ce qui réduit les risques et amoindrit l’augmentation inéluctable des coûts. Mais aussi, par un meilleur accès à l’information, qui est mieux classée, y compris dans le mix électronique-papier et une meilleure préparation à « l’e-discovery », qu’elle soit imposée par des procédures judiciaires ou plus simplement par de l’audit interne, sachant mieux localiser l’information, avec des économies considérables à la clé. La capacité à gérer un cycle de vie bien plus finement que « création/destruction », en lien avec les événements « métier » associée à la gestion des aspects de confidentialité, de protection des données personnelles etc. par la gouvernance « sur place » des contenus, permettent d’en assurer intégrité et traçabilité. Et bien sûr, la conformité aux réglementations globales et locales, et aux pratiques internes, en particulier pour les multinationales, d’où, l’importance de la mesure et de la simulation du coût de stockage comme élément déterminant du ROI d’un programme de gouvernance.

Une autre source d’économie substantielle provient de l’automatisation de nombreuses actions au cours du cycle de vie, actions qui sans la plateforme de gouvernance nécessiteraient de nombreuses actions manuelles, donc humaines.

Tous les secteurs sont-ils concernés ? Certains sont-ils en pionnier ? quid du secteur financier ?
Effectivement tous les secteurs d’activités sont concernés à partir du moment où l’entreprise doit faire face à de fortes contraintes réglementaires, dans de nombreux pays, à un fort accroissement de ses volumes d’information, et à une grande variété de « conteneurs » d’information. Nous constatons que l’industrie automobile se positionne en pionnière de la gouvernance de l’information avec comme référence le groupe PSA Peugeot Citroën ou encore TRW l’équipementier automobile américain. D’autres secteurs sont sensibles à la gouvernance de l’information, comme les banques, les compagnies d’assurances, la distribution, l’énergie ou encore l’industrie pharmaceutique. Le secteur financier ou plus exactement bancaire prend aussi la mesure de ce nouvel apport et plusieurs échanges sont en cours avec de très grandes banques multinationales.


Jean Mourain, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de Finyear.


Bio
Jean Mourain is part of the RSD management team, a Geneva based Software Company helping Fortune Global 500 corporations to face the growing challenge of information governance. RSD SA provides market leading solutions for business information delivery, content and records management, and document archiving and retrieval. In this fast growing Company, he is in charge of strategic alliances and global projects, and is very involved in the advent and success of RSD GLASS™, the new leading Information Governance platform. Jean Mourain has led his entire career in the Software and Telecom industries, holding over the past 22 years international key management positions at Lotus Development, IBM Software, Critical Path and Adobe Systems. Jean Mourain graduated as "Ingénieur de l'Institut Polytechnique de Grenoble, France". He lives in Paris.

© Copyright CFO-news. Propos recueillis par la rédaction de Finyear.


Vendredi 29 Mars 2013
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