Problématiques d'archivage pour les entreprises


Entretien avec Jérôme Pariscoat, Directeur Général de Novarchive.




Jérôme Pariscoat,
Jérôme Pariscoat,
En matière de gestion documentaire, les entreprises évoluent dans un environnement toujours plus complexe et évoluant toujours plus vite. Elles doivent faire face à un volume de documents croissant de manière exponentielle, qu’elles doivent archiver physiquement, électroniquement, voire les deux – le tout dans un contexte légal strict et sous des contraintes de rentabilité fortes. Jérôme Pariscoat, Directeur Général de Novarchive, présente les solutions qui existent pour appréhender sereinement la gestion documentaire.

Quelle est l’attitude des entreprises face à l’évolution de la gestion documentaire ?

Une minorité d’entreprises dispose de processus bien rôdés : elles archivent correctement les bons documents, avec un système d’indexation facilitant les recherches ultérieures. Les autres, bien plus nombreuses, se posent de nombreuses questions : quels documents conserver ? pour quelle durée ? sous quel format ? Dans le doute, elles archivent généralement tout, dupliquent des versions papier et électroniques, avec toutes les difficultés que cela implique le jour où elles ont besoin d’en retrouver une en particulier.

Que propose Novarchive aux entreprises pour les accompagner ?

Acteur français majeur du secteur de l’archivage papier et électronique, Novarchive répond, depuis plus de 20 ans, à l’ensemble des besoins de conservation et de gestion des archives externalisées des entreprises et des institutions publiques.

Notre offre de services couvre l’ensemble du cycle de vie d’archivage des documents des entreprises, avec du conseil en gestion de documents (audit, records management, délégation de personnel sur site), de l’archivage physique et de l’archivage électronique (dématérialisation, hébergement de données et coffre-fort électronique).

Nos missions peuvent inclure tout ou partie de ces problématiques :
- Nous pouvons par exemple les conseiller sur les documents qu’ils doivent conserver, pour quelle durée et sous quel format. Nos experts en archivage passent alors généralement plusieurs jours au cœur de leurs archives, bien souvent directement sur site, pour les analyser.
- Nous prenons en charge leurs archives physiques dans leurs locaux, et les stockons dans l’un de nos six sites de conservation hautement sécurisés en France. Ils disposent ensuite des services de consultation et d’utilisation très flexibles : commande de documents via notre portail en ligne NOVADOC, par email, par téléphone ou par fax, et livraison standard (J+1), express (sous 3h) ou par "Scan on demand" (le document est alors numérisé et mis à la disposition du client sur le portail en ligne ou envoyé par email).
- Pour l’archivage électronique, nous nous chargeons de la dématérialisation des documents et de leur hébergement dans l’un de nos trois data centers situés en Ile de France.

Par ailleurs, la qualité de nos prestations est garantie par la triple certification ISO 9001, ISO 27001 et NF Service, et la conformité aux recommandations de la norme NF 461 sur l’archivage électronique. Novarchive est également agréé Archive de France, pour la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires.

Quels conseils donneriez-vous aux entreprises qui souhaitent améliorer leur gestion documentaire ?

Les politiques d’archivages peuvent être totalement différentes d’une entreprise à une autre. Toutefois, une seule chose reste constante : toutes doivent en définir une.

En effet, toutes les entreprises doivent être en mesure de faire face aux risques liées à la perte d’informations et de produire rapidement les bons document en cas de contrôle administratif, d’audit, etc. Elles doivent répondre à un certain nombre d’obligations légales – encore plus vrai dans des secteurs d’activité spécifiques tels que les industries aéronautique, pharmaceutiques ou les services de Santé – tout en limitant les impacts sur leur budget.

Je conseillerais donc aux entreprises de commencer par un audit de leurs processus de gestion documentaire, afin de définir le plan d’archivage le plus adapté à leurs besoins : c’est à dire celui qui leur permettra de toujours avoir à portée de main les documents essentiels à leur fonctionnement, ni plus, ni moins.

Jérôme Pariscoat, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de Finyear.

© Copyright CFO-news. Propos recueillis par la rédaction de Finyear.


Mercredi 19 Juin 2013
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