CFO-news : Monsieur Pierre-Emmanuel TETAZ bonjour, vous êtes Directeur Général d’ETAP-ON-LINE. Présentez-nous ETAP-ON-LINE et ses solutions
Pierre-Emmanuel TETAZ : ETAP-ON-LINE développe, édite et commercialise ULYSSE Travel & Expenses, une solution d'automatisation de l'ensemble du cycle de la gestion des frais professionnels (ordre de mission, connexion aux outils de e-booking, note de frais et facturation fournisseurs centralisée). La société créée en 1999 , compte aujourd'hui 55 collaborateurs en France et en Grande-Bretagne, avec un chiffre d'affaires de 5.2 M€ en 2006. ETAP-ON-LINE est aujourd'hui leader en Europe sur son marché.

ETAP-ON-LINE développe, édite et commercialise ULYSSE Travel & Expenses, une solution d'automatisation de l'ensemble du cycle de la gestion des frais professionnels. La société créée en 1999 , compte aujourd'hui 55 collaborateurs en France et en Grande-Bretagne, avec un chiffre d'affaires de 5.2 M€ en 2006. ETAP-ON-LINE est aujourd'hui leader en Europe sur son marché.La solution ULYSSE T&E compte 580 clients, 600 000 utilisateurs en Europe dont plus du tiers en ASP, sur internet www.ulyssetravel.com en mode locatif hébergé, ce qui en fait l'un des plus gros sites ASP BtoB en Europe.

Ulysse T&E répond aux besoins de 4 types d'organisations et sur des périmètres de 40 à plusieurs milliers d'utilisateurs : grands groupes internationaux, grands comptes nationaux, petites et moyennes organisations et les Organismes Publics, avec une offre dédiée. 18 groupes du CAC 40 gèrent aujourd'hui leurs frais professionnels avec notre outil. Nos clients, Directions Financieres et Achats témoignent de réduction des coûts de gestion des frais professionnels atteignant jusqu'à 70% avec un ROI inférieur à 1 an.

Parlez-vous de votre nouveau module de numérisation des justificatifs
Nous avons mis en place cette offre de numérisation des justificatifs à la demande de nos clients intéressés par la dématérialisation de leurs processus. En effet, ils doivent faire face aux lourdeurs de gestion des justificatifs papier de notes de frais (notes de restaurant, taxi, hôtel, billets de transport, tickets de parking, péage, etc…). Avec ce nouveau module, les habitudes des utilisateurs ne sont pas modifiées. Une fois la note de frais saisie dans Ulysse T&E, les collaborateurs transmettent les justificatifs au centre de numérisation avec un état de note de frais édité dans Ulysse T&E. Cet état comporte un code barre généré par Ulysse T&E. Le centre de numérisation réceptionne et numérise quotidiennement les justificatifs, puis les associe dans un fichier PDF dont le nom est généré automatiquement grâce au code barre de l’état de la note de frais. ETAP-ON-LINE collecte, contrôle et intègre quotidiennement les fichiers numérisés dans Ulysse T&E.

Les justificatifs originaux sont stockés 3 mois au Centre de Numérisation. Les entreprises peuvent ensuite récupérer les justificatifs ou bien les faire archiver jusqu’à 10 ans dans un centre partenaire d’ETAP-ON-LINE. Pour scanner les justificatifs, nous avons choisi de nous appuyer sur des partenaires spécialistes du secteur, deux fournisseurs en France et un fournisseur à Dublin pour l’Europe. ETAP-ON-LINE est l’unique interlocuteur de ses clients, le délai de mise en place du « module NJ » est de 3 semaines.

Lancé au premier trimestre 2007 et généralisé depuis le 1er septembre, ce nouveau service a déjà séduit plusieurs grandes références telles que Capgemini, ADP, SC Johnson, Antalis, General Mills,…

Quels sont les bénéfices ?
Avant tout de la souplesse et de la flexibilité dans l'organisation de l'entreprise avec un accès simplifié aux détails des informations et une amélioration des contrôles. L’image des justificatifs des notes de frais est disponible au format PDF directement sur l’écran de la note de frais ULYSSE T&E. A tout moment du processus de gestion des notes de frais, les justificatifs peuvent être consultés en ligne par le collaborateur, le valideur et le comptable.

Le 2ème bénéfice est l'aide à la récupération de la TVA, locale ou internationale, car l'accès en ligne du justificatif permet de faire référence au document d'orgine pour y consulter la TVA mentionnée. 3ème bénéfice, bien qu'on ne parle pas de dématérialisation fiscale, on constate que l'Administration et les organismes de contrôle, pour des contrôles de 1er niveau, commencent à se satisfaire d'une image scannée. Evidemment, on peut parler de phase d'avance par rapport à la législation en vue d'une gestion totalement dématérialisée mais les faits sont là. Enfin, on constate que la numérisation des justificatifs facilite la mise en place de Centres de Services partagés. Dès lors que les justificatifs sont numérisés, il devient possible de décorréler les opérations de gestion et de comptabilité, du lieu physique où est basé le collaborateur et archiver le justificatif.

Chez ETAP-ON-LINE, nous constatons que cette offre suscite avant tout l'intérêt des clients ayant déjà engagé des pratiques de dématérialisation de leurs autres processus. Mais nos autres clients manifestent aussi leur intérêt. Il faut dire que les volumétries sont conséquentes. En 9 mois et sur un premier périmètre de Clients, c'est déjà 400 000 justificatifs qui ont été scannés. En 2008, nous pensons atteindre plus du million de justificatifs de notes de frais numérisés et gérés avec Ulysse T&E !

Monsieur Pierre-Emmanuel TETAZ, je vous remercie et vous donne rendez-vous dans un prochain numéro de CFO-news.