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PDF et EDI : les deux faces complémentaires de la dématérialisation dans le B2B


Par Eric Wanscoor, Président de Qweeby.




Eric Wanscoor
Eric Wanscoor
Il est fréquent de voir opposé la dématérialisation fiscale des factures clients en PDF à la dématérialisation en mode EDI. Cette opposition est une erreur ; elle traduit une profonde incompréhension du besoin des entreprises du B2B, qui émettent ou reçoivent des factures.

Le PDF et l'EDI sont deux composants complémentaires de la dématérialisation fiscale des factures. Il est impossible de penser la dématérialisation des factures client dans le B2B avec l'un ou l'autre seulement. La seule et unique voie pour réussir la dématérialisation fiscale de factures clients (ou fournisseur) est de les articuler de manière cohérente et complémentaire.

Le PDF est pratique... mais inadapté pour certains clients qui voudront de l'EDI

Emettre un PDF est facile : tous les outils de facturation savent le faire. Cependant tous les clients ne veulent pas recevoir une image PDF inerte, fut-il signé. De nombreux clients, et pas seulement les grands donneurs d'ordres, demandent des flux de données structurés qu'ils peuvent intégrer dans leurs outils. Cela peut se faire en PDF interopérable (UBL 2.0, GS1 XML. ou format privé), cependant tous les récepteur n'acceptent pas de recevoir des factures en mode PDF signé car la réception de PDF signés comporte un certain nombre d'obligations (article 96 F de l'annexe III du CGI).

De même, certains clients souhaitent recevoir les factures de leurs fournisseurs sous une seule forme. Cela leur évite de gérer de la diversité ou de compléter un outil déjà en place par un autre outil pour recevoir des flux sous une autre forme. Ils privilégient ainsi l'EDI car déjà opérationnel chez eux. Et refuser l'option du PDF, fermant la porte à la dématérialisation avec leurs fournisseurs non EDI.

L'EDI est une solution formidable, mais elle ne s'adresse pas à tous les clients

L'EDI présente de nombreux avantages. Cependant il coûte cher à mettre en oeuvre et à maintenir : il n'est donc pas à la portée de toutes les entreprises. Surtout, l'EDI requiert que les deux parties (émetteur ET récepteur) pratiquent ainsi : la capacité des clients à recevoir de l'EDI est donc déterminante pour se lancer dans l'émission de flux de factures électroniques en EDI.

L'intégralité du parc client d'un facturier est soit EDI soit PDF. Généralement, les clients se répartissent sur les deux options et pour déployer la facture électronique à 100 % des clients. il faut combiner les deux approches. Et réciproquement avec les fournisseurs.

PDF et EDI sont des options techniques, et non des stratégies de dématérialisation des factures clients

PDF ou EDI : nous sommes face à des options techniques. Or des options techniques ne font pas une stratégie... Au contraire c'est la stratégie que détermine la combinaison d'options techniques mobilisée. Choisir l'option EDI ou PDF d'emblée sans analyser les caractéristiques de son parc client, actuel et futur, revient à commettre une erreur grave. Un peu comme se doter d'un moyen de paiement sans regarder ce qu'acceptent les commerçants chez qui on fait usuellement ses emplettes... A coup sûr, cela facilitera l'échec du projet de dématérialisation fiscale des factures.

Le PDF et l'EDI se complètent dans la stratégie de dématérialisation fiscale de factures. Il faut articuler ces deux options techniques pour réussir son projet, c'est à dire pour déployer largement la dématérialisation fiscale des factures à un nombre important de clients. C'est à cette condition que l'entreprise qui se lance dans la dématérialisation fiscale de ses factures en tirera rapidement toutes les économies que la facture électronique peut lui apporter.

Pourquoi beaucoup d'opérateurs font du PDF ou de l'EDI un point d'entrée ?

Le domaine d'expertise ou de compétence du prestataire contraint souvent le choix de l'entreprise qui désire dématérialiser ses factures clients. Peu de solutions sont aptes à jouer de manière homogène sur les deux tableaux pour s'adapter aux attentes et contraintes, PDF ou EDI, des clients destinataires des factures. Les solutions EDI sont proposées par des spécialistes de l'EDI qui abordent la dématérialisation de la facture dans le cadre du traitement du message EDI facture. Les solutions PDF sont proposées par des acteurs qui abordent la facture comme une image, un papier virtuel : un PDF. Or la facture est un sujet qui doit s'aborder comme un flux destiné aux clients de l'entreprise. Les caractéristiques et contraintes des différents clients sont donc essentielles dans l'opération.

L'idéal est d'utiliser une solution de dématérialisation qui, comme Qweeby, articule de manière homogène ces deux options techniques, afin de produire, à partir des mêmes inputs (les factures PDF générées par l'outil en place), les flux au cas par cas selon les demandes des clients : messages normés EDI, flux PDF ou dérivés (GS1 XML...), et les router par les bonnes voies aux clients concernés.

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Mardi 2 Décembre 2014
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