La réponse est simple : la plupart d’entre elles utilisent encore des feuilles de calcul traditionnelles, type Excel. Les employés qui ont effectué un déplacement professionnel entrent alors leurs dépenses dans le programme, impriment la feuille de calcul et y joignent leurs justificatifs, avant de transmettre ces documents pour approbation au service concerné. Une fois la note de frais approuvée, les données sont laborieusement intégrées dans le système financier de l'entreprise pour traitement et, enfin, remboursées.

Ces feuilles de calcul, bien que relativement efficaces, génèrent un processus lent et coûteux, qui induit un manque de visibilité et nuit à une gestion efficace des données. À une époque où les entreprises cherchent par tous les moyens à réduire leurs dépenses, ces processus non automatisés s’avèrent donc contre-productifs.

Pourquoi alors, bien que de nombreux systèmes de gestion des dépenses automatisés et sophistiqués aient fait leur apparition sur le marché, de nombreuses entreprises ont-elles encore du mal à les adopter ?

L'économie des 20 derniers mois a été particulièrement difficile du point de vue du cash-flow. Et si la situation économique, dans la plupart des régions d’Europe, montre des signes de reprise, les entreprises ne peuvent toujours pas compter sur une reprise suffisante qui leur permette de faire progresser sensiblement leur chiffre d’affaires. Aussi, contrôler et réduire les frais professionnels apparaît-il comme l’une des principales solutions pour pouvoir maîtriser ses résultats.

Selon la dernière étude menée par Hackett Group, 70% des entreprises à portée internationale sont équipées d'outils automatisés pour gérer leurs frais professionnels, ce pourcentage passant en moyenne à 30% si l'on considère l’ensemble des entreprises du monde entier.

Alors qu’une grande entreprise peut facilement traiter plus de 5000 demandes de remboursement par mois, les économies réalisées grâce à la mise en œuvre de ce type d’outils, aussi significatives soient-elles, restent limitées comparées à la réduction des dépenses pouvant être accomplie via une meilleure politique générale de gestion des coûts de fonctionnement (gestion sélective des fournisseurs ou encore meilleure récupération de la TVA…).

Dans leur dernière étude sur l’automatisation de la gestion des frais professionnels, les analystes d’Aberdeen Group ont identifié quatre facteurs importants pour inciter les entreprises à adopter une solution logicielle d’automatisation des demandes de remboursement :

1. La réduction de budget comme réponse directe à la récente crise financière mondiale.
2. Les coûts fluctuants des transports.
3. Le coût élevé de traitement des feuilles de dépenses.
4. La nécessité d'intégrer les données aux rapports financiers et aux exigences réglementaires.

Mais le fait de gagner en visibilité, d'être en mesure d'analyser les dépenses de l’entreprise et de renforcer ainsi la politique de gestion des dépenses, constitue également un facteur motivant, tout comme la possibilité de réduire la durée de saisie, d’approbation et de remboursement des dépenses.

Alors que la première étape en matière d'automatisation de gestion des frais professionnels consiste généralement à mettre à disposition des collaborateurs des cartes de crédit au nom de l'entreprise (celles-ci permettant de comprendre et de maîtriser toutes les dépenses effectuées dans le cadre d'une mission et de les justifier), certaines entreprises vont encore plus loin, notamment en intégrant le processus de paiement à la gestion des dépenses, en incluant à leurs systèmes financiers une application spécifique, ainsi que le reporting et les prévisions budgétaires.

Une attention particulière portée au niveau de la politique d’achats, basé sur la collecte d’informations récentes et précises quant au choix (par exemple) des compagnies aériennes, des hôtels ou des véhicules de location, peut ainsi avoir un sérieux impact sur les dépenses à court terme, tout en garantissant aux entreprises de bénéficier des meilleures offres et réductions.

Cette politique de gestion des frais professionnels, via une approche automatisée et totalement intégrée, apparaît, en définitive, comme l’un des derniers processus ayant échappé à l'automatisation au sein des entreprises. Quelle qu’en soit la raison, la crise économique des 20 derniers mois a fini par provoquer un changement dans les comportements des entreprises qui, peu à peu, s’équipent de ces solutions.

Dans un avenir proche, gageons que le prochain challenge en matière de réduction des coûts, concernera certainement l’informatique mobile. Dans ce cas, les voyageurs et les gestionnaires pourront utiliser des terminaux mobiles, Blackberry et autres PDA, afin d'effectuer des réservations et de les modifier, d'enregistrer et de lancer les procédures de demandes de remboursement et, finalement, de vérifier et d’analyser les dépenses.

Enfin, bien que la réduction des coûts demeure une priorité, les entreprises doivent, dans le cadre de ce type de démarche, faire attention à ce qu’elle n’entraîne pas de baisse significative de leurs ventes et/ou de dégradation de leur service clients, deux domaines qui affecteraient considérablement leurs résultats.

En conclusion, étant donné que les entreprises ne veulent pas restreindre le nombre de contacts avec leurs clients, la meilleure stratégie reste de gérer méticuleusement les dépenses liées aux missions professionnelles, dans l'approche globale de la gestion des dépenses, en y intégrant l’automatisation intégrale des demandes de remboursement.

Par Nick Fearn, Business Manager, Infor Expense Management chez Infor

A propos de Nick Fearn
Business Manager, Infor Expense Management, Nick Fearn est le spécialiste d'Infor en charge des relations commerciales entre Infor et les clients équipés de la solution Expense Management, de ses partenaires et ses revendeurs dans la zone EMEA.