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Ne pas confondre avantages en nature et frais professionnels


Dans l'intérêt des salariés et des employeurs, il est très important de savoir faire la différence entre les avantages en nature et le remboursement de frais professionnels. Explications de Grégory Barbin, expert comptable pour le cabinet SOVEC (Groupe BDO).




Grégory Barbin
Grégory Barbin
Quelles distinctions entre frais professionnels et avantages en nature ?

Les avantages en nature sont une prise en charge par l’entreprise d'une partie des frais personnels des salariés alors que les frais professionnels sont des dépenses inhérentes à l'emploi.
Plus précisément, les avantages en nature consistent en la fourniture de biens ou de services par l’entreprise soit gratuitement, soit moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle. Ils permettent donc aux salariés de compléter leur rémunération.
Les frais professionnels représentent les dépenses supportées par le salarié pour accomplir son activité professionnelle. L’entreprise a le choix entre lui rembourser les frais réellement engagés et l’indemniser forfaitairement.

Quels enjeux derrière cette problématique pour les employeurs et les salariés ?

A priori rien de compliqué dans la compréhension de ces définitions. Mais en pratique, la distinction entre les deux est plus complexe et les confusions ne sont pas rares. Par exemple, l'usage d'un véhicule peut constituer un avantage en nature si le salarié peut en avoir un usage privé ou des frais professionnels si le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. La limite est donc ténue et une erreur d’interprétation peut coûter cher à l’entreprise. L’application des règles à bon escient peut donc s’avérer bénéfique pour l’entreprise et pour le salarié, afin d’éviter notamment le risque de sous-évaluations, d’omissions, d’erreurs sur la fiche de paie…

Par ailleurs, l’employeur doit toujours pouvoir justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet pour pouvoir prétendre à l’exonération de cotisations sociales. Concernant les avantages en nature, il est préférable de bien spécifier par écrit les usages personnels et professionnels. Une bonne connaissance des règles est donc nécessaire pour éviter toute confusion et permettra au salarié de bénéficier d’un complément indirect de salaire en toute légalité et sans pénaliser l’entreprise.

Justement, quelles sont les lois et règles essentielles à respecter ?

L’arrêté du 10 décembre 2002 fixe un principe général de prise en compte des avantages en nature dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale d’après leur valeur réelle. Toutefois, des évaluations forfaitaires sont prévues en cas de fourniture de nourriture, logement, véhicule, outils de communication, excepté pour les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA ou présidents et dirigeants de SAS qui ne peuvent pas en bénéficier.

Les frais professionnels sont exclus de l’assiette de cotisations lorsque l’employeur apporte la preuve que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires et qu’il produit les justificatifs.

La prise en charge des dépenses en frais réels ne pose pas de problème particulier. Le salarié doit produire une note de frais accompagnée de justificatifs. L’application de barèmes forfaitaires nécessite d’être vigilant car en cas de contrôle, il faut pouvoir justifier qu’il s’agit bien de frais professionnels et non d’un avantage en nature.

A savoir également, lorsque l’attribution d’avantages en nature est prévue par la convention collective, le contrat de travail ou qu’il résulte d’usages d’entreprise, l’employeur est tenu d’attribuer cet avantage à tous les salariés de l’entreprise qui peuvent y prétendre. A défaut, il devra verser au salarié une indemnité compensatrice. Si c’est le salarié qui refuse l’avantage en nature, aucune indemnité n’est due par l’employeur.

Prenons un exemple concret, quelles sont les modalités de calcul pour évaluer l’avantage en nature d’un véhicule ?

L’avantage en nature pour les véhicules se définit par l’utilisation privée d’un véhicule mis à la disposition du salarié de façon permanente. L’employeur pourra évaluer cet avantage soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.

Bien que plus contraignant, le calcul sur la base des dépenses réellement engagées se révèle la plupart du temps plus avantageux pour l’entreprise. L’avantage en nature peut être négligé dans les cas suivants :
- Lorsque le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés ;
- Lorsque l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajets domicile-travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels ;
- Lorsque le salarié dispose d’un véhicule de façon permanente mais qu’il a l’interdiction de l’utiliser pendant le repos hebdomadaire et les congés payés. Dans ce cas, l’employeur doit obligatoirement le notifier par écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier de la direction…) ;
- Lorsqu’il s’agit de la mise à disposition permanente d’un véhicule utilitaire et que ce dernier est exclusivement réservé à un usage professionnel. L’employeur doit alors le notifier par écrit.

Mercredi 22 Février 2012
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