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Moins d’efforts, plus d’économies


Comment les entreprises tirent profit de l’externalisation des documents actifs en termes de coûts et de risques.




Imaginez le scénario suivant : au cours de la réunion hebdomadaire, votre responsable ne tarit pas d’éloges sur les performances de votre équipe, avant d’ajouter : « Cependant, dans le contexte économique actuel, il nous faut faire encore plus avec moins. »

Cela vous rappelle quelque chose ? De nombreuses entreprises, face aux difficultés de l’économie, se voient dans l’obligation de se serrer constamment la ceinture. Or cette pression pour une réduction supplémentaire des coûts d’exploitation et des défauts d’efficacité des processus contraint certaines à rechercher des économies par des moyens inattendus. L’un d’entre eux, de plus en plus répandu, consiste à externaliser le stockage et la gestion des documents actifs.

Qu’est-ce que la gestion des documents actifs ?

Utilisés dans les activités de l’entreprise au quotidien, les documents actifs ont une durée de vie bien définie, avec un début et une fin. Dans le cas d’un bon de commande (exemple courant de document actif), celle-ci commence lorsque le client passe commande et se termine lorsqu’il règle la facture, date à laquelle le document devient « inactif ».

Externaliser ces documents signifie en confier tout ou partie à un partenaire spécialisé dans la gestion de l’information, qui se charge de les entreposer dans l’un de ses sites distants et de les restituer rapidement si nécessaire.

Le concept d’externalisation des documents actifs peut paraître extrême à certains, qui craignent d’y perdre en maîtrise, en efficacité et en rapidité. Pourtant, de nombreuses entreprises de tous secteurs optent aujourd’hui pour cette approche afin d’obtenir des services documentaires économiques et fiables dans des délais compatibles avec leurs processus métier critiques.

Le modèle traditionnel

La plupart des entreprises conservent leurs documents actifs sur place dans des salles ou armoires d’archives, où les utilisateurs y ont instantanément accès. Cependant, si ce modèle offre l’avantage de la rapidité, il n’en est pas toujours de même en matière de sécurité et de traçabilité.

En répondant aux questions suivantes, une entreprise pourra plus facilement déterminer s’il est opportun d’externaliser ses documents actifs :
- L’actuel processus de stockage de vos documents actifs offre-t-il une traçabilité à la hauteur de leur valeur ? Existe-t-il des mesures de contrôle pour garantir le retour des documents à l’endroit où ils doivent être conservés ?
- Disposez-vous d’un système indiquant la date de sortie des documents et qui est en leur possession ?
- Les documents sont-ils convenablement sécurisés ? Est-ce qu’un visiteur ou une personne non habilitée pourrait avoir accès à des documents critiques pour l’entreprise ?
- Si les procédures appliquées aux documents actifs de votre entreprise faisaient l’objet d’un audit de sécurité, celui-ci serait-il concluant ?

Les conditions du succès

Un modèle viable pour des solutions de gestion des documents actifs doit s’appuyer sur les éléments suivants :
- Service de transport sécurisé. Le partenaire retenu pour la gestion de l’information doit assurer le transport sécurisé des documents entre ses propres sites et ceux de l’entreprise.
- Stockage conforme des documents. Ce partenaire doit également disposer de sites sécurisés pour le stockage des documents, équipés de systèmes modernes de prévention d’incendie. Ses procédures de manipulation des documents doivent être conformes à celles en vigueur dans le secteur de l’entreprise en la matière.
- Système de gestion documentaire. Un système de gestion documentaire digne de ce nom doit assurer un suivi fiable des documents et fournir des traces d’audit pour les activités les concernant.
- Automatisation des processus métier. Un programme d’externalisation efficace fait appel à la technologie pour optimiser la gestion des documents. Le partenaire en question doit être en mesure d’analyser les workflows et de préconiser une technologie permettant d’améliorer les processus et de réduire ainsi le coût global du programme.
- Options de restitution. Une solution adéquate de gestion des documents actifs doit proposer aux entreprises le choix entre une livraison au format papier par transport sécurisé ou sous forme numérique également sécurisée. Quelle que soit la méthode choisie, cependant, les documents doivent constamment arriver à destination en temps et en heure.
- Reporting. Le partenaire doit produire des rapports solides et personnalisables, indiquant l’emplacement de tous les documents et l’historique des activités les concernant.

Comment justifier l’externalisation des documents actifs

Les entreprises peuvent retirer deux principaux types de bénéfices de la mise en œuvre d’un programme de gestion des documents actifs : des économies et une atténuation des risques. Si le premier est plus facilement quantifiable, le second est tout aussi important et tous deux doivent entrer en ligne de compte lorsqu’il s’agit de décider d’externaliser les documents actifs.

Les économies réalisées grâce à l’externalisation des documents actifs le sont dans plusieurs domaines. Le premier concerne le personnel nécessaire à l’entreposage, à la recherche, au réarchivage et à la gestion des documents actifs. Afin de pleinement quantifier cet aspect, l’entreprise doit prendre en compte tous les employés travaillant à la gestion des documents actifs mais aussi la proportion de leur temps que les utilisateurs fonctionnels consacrent à ces activités, car quelques minutes pour chacun d’entre eux peuvent représenter un coût important lorsqu’elles se cumulent sur l’ensemble de l’effectif.

Par ailleurs, les économies portent sur les coûts en matière de locaux de stockage. Les documents entreposés à proximité des utilisateurs fonctionnels occupent un précieux espace de bureaux qu’une entreprise peut souvent réaffecter à d’autres activités plus stratégiques. La valeur de ces locaux varie selon la situation des bureaux et les besoins d’espace de l’entreprise. Cette dernière doit également tenir compte du coût des unités de stockage et des armoires où sont conservés les documents actifs.

Une autre retombée financière significative de l’externalisation tient à la possibilité d’adapter avec souplesse la taille du programme à l’évolution de l’entreprise. Le coût d’exploitation d’un programme d’externalisation varie suivant les niveaux d’activité, tandis qu’un programme interne nécessite à la fois des dépenses fixes d’investissement et des dépenses d’exploitation pour faire face aux variations d’activité.

L’atténuation des risques est plus difficile à quantifier, c’est pourquoi de nombreuses entreprises n’en tiennent pas compte pour justifier l’externalisation. C’est un tort car un programme mal géré en interne peut nettement accroître le risque de perte de documents. Or des documents égarés peuvent nuire à l’efficacité de l’entreprise et à son service client, voire les exposer à une contre-publicité et à des pénalités légales.

L’externalisation offre la possibilité d’éliminer des pratiques incohérentes dans la gestion documentaire, qui ont pu se développer avec le temps au sein de l’entreprise.

Conclusion

Les prestataires spécialisés dans la gestion de l’information offrent aujourd’hui une gamme étendue de services d’archivage et d’options de restitution des documents qui se traduisent par des économies réelles et une maîtrise accrue par rapport à de nombreux programmes internes de gestion des documents actifs. Les entreprises cherchant à réduire leurs coûts, tout en amélioration la conformité de leur gestion documentaire, doivent envisager d’externaliser leurs documents actifs auprès d’un partenaire qualifié dans la gestion de l’information.

Si vous étudiez une stratégie d’externalisation pour votre entreprise, demandez à vos partenaires potentiels :
- une évaluation sur site de vos processus de gestion des documents actifs ;
- des descriptions textuelles et visuelles de la solution qu’ils proposent ;
- un engagement explicite de niveaux de service en fonction des besoins de votre entreprise ;
- un devis reflétant la variation des coûts si le volume d’activité devient supérieur ou inférieur à la fourchette prévue pour le programme.

Même si l’externalisation peut ne pas convenir à toutes les situations, elle peut constituer une solution viable et économique pour remplacer des méthodes de gestion documentaire plus classiques.

Par Edward Hladky, Directeur Commercial d’Iron Mountain France

Lundi 8 Février 2010
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