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Les services financiers se privent d'économies potentielles


La dématérialisation et l'automatisation des processus comptables et financiers permettent de faire face aux coûts croissants de gestion des factures fournisseurs




Les services financiers se privent d'économies potentielles
Les entreprises européennes se privent d'économies potentielles au sein de leurs services comptables car elles n'ont pas conscience du véritable coût de la gestion des factures. C'est ce que révèle une enquête réalisée par Iron Mountain, le spécialiste de la gestion de l'information, et le cabinet d'études de marché YouGov. La publication des résultats de cette étude fait suite au lancement par Iron Mountain d'une nouvelle division et de services de traitement global des factures fournisseurs.

« Notre étude révèle que, si de nombreuses entreprises pensent maîtriser leurs coûts financiers, elles ne savent pas combien leur coûte le traitement d'une simple facture », commente Bettina Wonsag, à la tête du nouveau service BPM chez Iron Mountain. « Il leur est possible de réaliser des économies considérables et notre enquête montre que nombre d'entre elles peuvent ne pas en avoir conscience»

Le coût financier total du traitement d'une facture englobe le personnel, les systèmes informatiques et les équipements de stockage. Ce coût est jugé acceptable par 80% des entreprises consultées en France et en Espagne et même 100% de leurs homologues allemandes, tandis que les Britanniques se montrent plus sceptiques (44%).

Par contre, la majorité des entreprises interrogées ne savent en fait pas combien leur coûte le traitement d'une facture. C'est le cas de 52% des personnes sondées en France, alors qu'elles ne sont que 40% en Espagne et en Allemagne et 38% en Angleterre à l'ignorer.

L'enquête concerne également l'adoption de la facturation électronique. Il apparaît que 40% des grandes entreprises sont réticentes en raison d'une complexité perçue et d'un manque de standards. Ainsi, un cinquième des répondants en France et un tiers de ceux en Espagne ont estimé que la situation actuelle de la facturation électronique est complexe et confuse, et que cela constitue un obstacle à sa mise en œuvre. Un peu plus du tiers (36%) des sondés au Royaume-Uni et en Espagne ont déclaré vouloir introduire un système de facturation électronique si il existait un format standard. Ce chiffre atteint 40 pour cent des répondants en Allemagne.

Les services de la division BPM d'Iron Mountain (Business Process Management ou Gestion des processus métier) procurent des économies et des gains d'efficacité.

Les nouveaux services de gestion sécurisée, transparente et structurée de documents (traitement, automatisation, stockage, récupération) couvrent en particulier le traitement des factures fournisseurs, l'un des processus documentaires les plus lourds pour les entreprises.

Capable de gérer jusqu'à 60 milliards de transactions de comptes fournisseurs par an, la nouvelle division BPM d'Iron Mountain s'appuie sur des centres de traitement spécialement conçus pour aider les entreprises à faire face à la gestion de leurs factures. Il permet de traiter efficacement des factures entrantes dans des formats multiples, avec possibilité d'intégration transparente dans les systèmes ERP existants.

Les nouveaux services apportent une normalisation du traitement des factures par-delà les pays et les entités juridiques, quel que soit leur format ou leur langue, en pouvant prendre en charge aussi bien quelques étapes du processus que son intégralité.

« De nos jours, les échanges d'informations et de documents à grande vitesse sont essentiels aux succès des entreprises. A mesure que le volume des factures croît, de nombreux systèmes comptables atteignent leurs limites, obligeant leur entreprise à investir massivement dans de nouveau matériels et logiciels », souligne Bettina Wonsag. « Notre nouveau service de BPM réduit les risques liés à ce type d'investissements tout en assurant le respect des obligations en matière de conformité, de protection des données et de normes de sécurité et de qualité. En faisant appel à Iron Mountain, les entreprises peuvent s'en remettre à un prestataire justifiant d'une solide expérience et bénéficier ainsi d'un accès rapide et sans accroc à leurs données numérisées. »

Les services BPM d'Iron Mountain peuvent s'intégrer de manière indépendante dans une infrastructure informatique existante, notamment dans un système de gestion financière ou d'ERP, pour se charger du traitement des données et de la numérisation des documents dans leurs formats natifs. En éliminant toute nécessité de saisie ou ressaisie manuelle, cela permet d'éviter un maximum d'erreurs et de libérer le personnel responsable des comptes fournisseurs pour d'autres tâches. Le personnel habilité a accès aux données tout au long du processus et peut récupérer les documents en ligne ou sous forme d'originaux livrés par l'un des véhicules sécurisés de la flotte d'Iron Mountain.

Méthodologie de l'enquête
L'enquête a été réalisée, entre le 4 et le 21 février 2011, auprès de plus de 200 responsables du règlement des factures au sein de grandes entreprises commerciales (comptant au moins 250 salariés). 50 personnes ont été interrogées dans leur propre langue, respectivement en France, au Royaume-Uni, en Allemagne et en Espagne, via Internet ou par téléphone. Ces échantillons ont été tirés au sort parmi les panels existants de YouGovStone ainsi qu'auprès de sources de données externes paneuropéennes.

A propos d'Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) fournit des services de gestion de l'information qui aident les entreprises à réduire les coûts, les risques et les défauts d'efficacité liés à la gestion de leurs documents physiques et numériques. Les solutions d'Iron Mountain permettent à ses clients de protéger et de mieux exploiter leurs informations, indépendamment de leur format, de leur emplacement et de leur cycle de vie. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leur activité tout en répondant aux impératifs de restauration, de conformité et de recherche. Fondée en 1951, Iron Mountain gère des milliards de documents (archives, fichiers électroniques, dossiers médicaux, emails, etc.) pour le compte d'organisations du monde entier. Pour de plus amples informations, consultez le site
ironmountain.fr

Retrouvez un jeudi tous les quinze jours l'actualité du BPM sur :
www.bpm-channel.com

Mardi 29 Mars 2011
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