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Les cinq meilleures raisons d’automatiser les processus de comptabilité fournisseurs


Par Allen Carney, Vice-­‐Président Marketing Produits chez Kofax




80 % de l'activité d'une comptabilité fournisseurs est consacrée au traitement des factures. Cependant, bien que 99,99 % des factures sont conçues de manière électronique, la grande majorité d'entre elles est traitée manuellement en saisissant les informations issues des factures papier dans un système automatisé afin d'être traitée et payée. Optimiser et automatiser l'ensemble du processus est un défi majeur pour les services financiers, et quand il est mené à bien, ce projet peut améliorer la vitesse globale, l’efficacité, le contrôle et la visibilité des opérations. Voici donc exposées les cinq raisons principales pour automatiser les processus de la comptabilité fournisseurs et les solutions qui peuvent être déployées.

1/Améliorer la visibilité
La visibilité est un point essentiel dans la plupart des services de Comptabilité Fournisseurs car ils travaillent encore très souvent à partir de support papier. Ce manque de visibilité peut apparaître dès la réception des factures. En général, les factures sont adressées à différents destinataires opérationnels plutôt qu’à un membre de la Comptabilité Fournisseurs. Ce système ne donne pas de visibilité sur les opérations des services opérationnels. Les factures peuvent traîner sur le bureau d’un responsable pendant des jours, si ce n’est des semaines, ce qui crée des retards et des urgences qui pourraient être évités, notamment les demandes de paiement rapide des responsables de centres de profit souhaitant conserver de bonnes relations avec leurs fournisseurs.
Pour obtenir une visibilité claire et complète sur l’ensemble des flux de la Comptabilité Fournisseurs les entreprises doivent limiter le papier et associer étroitement les processus de Comptabilité Fournisseurs à leur ERP. L’automatisation de la capture de documents et l’intégration des Workflows à l’ERP constituent les pré-requis pour atteindre cet objectif.

2-­‐Booster la productivité
Les services de Comptabilité Fournisseurs sont submergés de papiers, ce qui leur fait perdre du temps sur des tâches de classification, récupération, envoi par télécopie et courrier, de recherche de documents
papiers mal rangés, mal classés ou perdus. Si vous ajoutez l’étape qui consiste à saisir les informations des factures papier dans un système financier (étape fastidieuse et sans valeur ajoutée), le coût de gestion du papier représente alors plus de la moitié du coût de traitement d’une facture. Combinée avec de faibles niveaux d’automatisation, cette situation peut complétement gripper la productivité.
La productivité est encore plus freinée par des processus de Comptabilité Fournisseurs souvent trop complexes — trop de systèmes financiers disparates, trop peu de standardisation et trop de contrôles internes manuels. Ajoutez les interruptions résultant des demandes urgentes de vérification, les questions du type “où en est le règlement de ma facture” et les autres problèmes nécessitant une résolution rapide, il n’est alors pas étonnant que la productivité de la Comptabilité Fournisseurs soit mise à mal. La Solution : augmenter la productivité de la Comptabilité Fournisseurs en automatisant les processus de réception, de saisie et d’approbation des factures, réduire la complexité et augmenter la productivité par l’ajout de technologies ne suffit pas à accroître la productivité si l’équipe travaille beaucoup mais de façon inefficace. Il est nécessaire en complément de simplifier le processus.

3-­‐Améliorer la qualité
Quelle que soit votre monnaie, les erreurs de la Comptabilité Fournisseurs sont coûteuses pour la productivité du service ou la réputation de l’entreprise. Il s’agit donc de comprendre où et pourquoi se produisent les erreurs, de les corriger systématiquement et de les éliminer pour améliorer la qualité et réduire les coûts.
La solution courante pour réduire les erreurs de la Comptabilité Fournisseurs consiste à automatiser la réception et la saisie des factures puis à optimiser le nombre d'étapes du processus.
Une démarche qualité doit être accompagnée par des solutions techniques appropriées pour assurer la capture de documents, l’accès en libre-service aux informations, la mesure et le reporting des indicateurs
de performance du processus. L’automatisation des Workflows effectue un suivi de chaque étape du processus.
Les meilleures solutions techniques intègrent des objectifs d’amélioration d’une démarche qualité et permettent aux responsables financiers de contrôler et d’agir sur les différentes composantes de leur périmètre d’activité : comptabilité, rapports financiers, détection des fraudes et performance de l’entreprise.

4-­‐Renforcer les contrôles internes
Tous les responsables financiers sont conscients des risques de fraude auxquels est exposée leur entreprise. L’étude de Price Waterhouse Coopers Global Economic Crime Survey 2005 (étude 2005 sur le crime économique international) estime que 45% des entreprises à travers le monde sont victimes de fraude. Au delà de la perte de revenus (y compris les coûts pour non-conformité) la fraude engendre des dommages collatéraux tels que la perte de notoriété, la baisse de la motivation du personnel et la dégradation des relations commerciales.
Quel que soit le but, la prévention de la fraude ou la conformité à la réglementation, l'utilisation des meilleures pratiques est une manière efficace, pour maîtriser et créer les bases solides d'un environnement de contrôle.
Selon The Hackett Group, les meilleures pratiques suivantes sont essentielles pour gérer les risques et garder la maîtrise des coûts : simplification et centralisation des processus, déploiement des technologies, automatisation et contrôles préventifs.
Les audits internes et externes sont de puissants moyens pour détecter des fraudes et des fausses déclarations financières, mais pour assister les audits internes et externes de manière adaptée, les entreprises ont besoin d’un système de capture automatique des documents justificatifs (notes de frais, bons de livraisons, Bons de commande etc.) utilisés dans le cadre de leur métier. Les transactions et toute la documentation doivent être accessibles et disponibles aux auditeurs à l’aide d’un portail en libre service, sécurisé, leur permettant d’accéder uniquement aux transactions qui les concernent.

5-­‐ Optimiser le bien le plus important de votre entreprise : les liquidités
La fonction essentielle de la Comptabilité Fournisseurs est de régler les factures, mais pour la plupart des entreprises le processus est coûteux et nécessite beaucoup de papier et de temps. Identifier, quantifier et réduire les pertes, puis déterminer comment mieux utiliser ces sommes, est une opportunité considérable d’améliorer les résultats de l’entreprise.
Les meilleures pratiques de Workflow garantissent des processus simples et standardisés dans lesquels les documents sont mis en ligne dès leur arrivée (avec un système de capture adapté pour les gros volumes de documents), puis intégrés à l’ERP (pour éviter la duplication des données) et sont ensuite distribués à tous les participants d’un processus métier, même ceux qui ne sont pas utilisateurs de l’ERP.
Le Workflow permet des contrôles internes renforcés, une qualité améliorée avec la réduction considérable des erreurs entraînant des pertes d’argent (paiements dupliqués, dépassements de paiement) et des paiements frauduleux; il permet également de bénéficier des remises pour paiement rapide ou comptant.
Par ailleurs, un tracé d'audit exhaustif permet de simplifier les audits et la résolution de litige; le processus réduit le temps de traitement de chaque tâche, permettant aux factures d’être approuvées rapidement. Les litiges de paiement sont plus vite résolus, évitant ainsi les pénalités de retards de paiement.

www.kofax.com/fr

Mercredi 14 Décembre 2011
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