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Leçon n°1 : dématérialiser ses factures à l’échelle internationale en s’intégrant dans un ou plusieurs centre de services partagés (CSP)


Dématérialiser et traiter automatiquement ses factures quand l’entreprise est implantée dans plusieurs pays et sur plusieurs sites avec ITESOFT




Objectifs :
-Mutualiser les ressources pour réduire les coûts
-Homogénéiser et automatiser les processus comptables pour accélérer les délais de traitement
-Superviser et consolider instantanément les données pour piloter des organisations mondialisées

Le développement des CSP est une tendance lourde. Dans une économie mondialisée, les grands groupes présents sur plusieurs pays/continents y recourent à des fins d’amélioration de leurs coûts, délais et qualité de traitement sans oublier la notion de traçabilité. La dématérialisation des factures fournisseurs accélère pleinement l’efficacité de ce type d’organisation et l’atteinte de ces objectifs.

Rationaliser les processus
Centraliser l’information au niveau du Centre de Services Partagés…
… tout en respectant les circuits et centres d’approbations décentralisées

Leçon n°1 : dématérialiser ses factures à l’échelle internationale en s’intégrant dans un ou plusieurs centre de services partagés (CSP)

Comment ?

Quelques pré-requis :
Disposer d’une solution de dématérialisation qui s’adapte à l'organisation de l'entreprise :
ex : numérisation centralisée ou décentralisée en client web, idem pour le vidéo-codage ou le rapprochement manuel => architecture web
Avoir défini les flux entre les acteurs « locaux » et le CSP
(quelles sont les documents qui circulent : demande d’achat, bon de commande, facture, bon de livraison,.. ? selon quels processus? Quelles informations « utiles » sont-elles présentes sur ces documents ?)
Mettre en place une solution pouvant prendre en compte les variables « locales » : langues des interfaces utilisateurs, SI avec lesquels s’interfacer notamment.

Au final, quels avantages ?

Pour le CSP
- Visibilité en temps réel des comptables du CSP sur le statut de traitement des factures dans le monde
Efficacité du reporting et pilotage de l’activité
Définition des provisions comptables reflétant la réalité
Amélioration de la qualité de l’information financière
- Réduction des coûts de 60% par rapport au processus manuel
- Réduction de temps global de traitement des factures jusqu’à un facteur 5
- Un renforcement du contrôle interne sur le processus Purchase to Pay
Traçabilité garantie de bout en bout
Respect des délais de paiement selon chaque règlementation pays

Pour les comptables des sites
- Une Valorisation du poste de travail des comptables sur les sites en local
Suppression des tâches à faible valeur ajoutée
Renforcement du cœur de métier du comptable
(gestion des exceptions/litiges, relation fournisseurs, analyse,…)

Pour l’ensemble des acteurs
- Sécurité : Suppression des risques de pertes de factures lors des navettes sites locaux/CSP
- Ergonomie : Accès facilité à l’image de la facture pour les sites locaux (validation) et pour le CSP
-Rationalisation : La mise en place de la dématérialisation est l’opportunité d’auditer ses processus, de les remodeler et de les harmoniser pour plus d’efficacité

A suivre :
Leçon N°2 : réussir le déploiement de son projet à l’international grâce à la méthode « agile »
Leçon N°3 : comment mener l’accompagnement du changement pour les projets muti-pays ?

www.itesoft.fr

Mercredi 4 Janvier 2012
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