Le lifting de la très ancienne mais toujours indispensable gestion des espèces


Les espèces, ou plus simplement les pièces et les billets, ont toujours la cote. Moyen de paiement millénaire dont certains prédisaient la mort avec l'avènement des nouvelles technologies, les espèces sont toujours utilisées quotidiennement par les humains en 2011 (80% du volume des transactions dans le monde). Ainsi, 92% des Français déclarent détenir de l’argent liquide sur eux et 87% se servent des espèces pour régler leurs courses au quotidien.




Marc Sabatier
Marc Sabatier
Plus simple à utiliser, moins coûteux (pour l’utilisateur) et souvent plus rassurant qu'une carte bancaire, un chèque ou encore un porte monnaie électronique, les espèces ne semblent pas prêtes à disparaître. Les banques devront s'y faire.

Car si l'utilisation de nos 3 milliards de billets et 14 milliards de pièces (espèces en circulation en France) est simple, on ne peut pas en dire autant de leur gestion. Véritable casse-tête pour les banques, cette gestion repose sur 4 acteurs : l'établissement bancaire, les différents transporteurs de fonds et leurs centres forts, la Banque de France et ses comptoirs, et évidemment le client (particulier ou entreprise).

En schématisant, le transporteur retire des fonds auprès d’un comptoir de la Banque de France pour approvisionner, sur demande, les agences bancaires, les distributeurs de billets et les points de vente des grands clients (grande distribution, sociétés d’autoroutes…). Dans le sens inverse, le transporteur de fonds ramasse les fonds versés en agences et sur les points de vente des grands clients, compte puis dépose à son comptoir Banque de France.

L'établissement bancaire doit, lui, mettre à disposition des clients des canaux de commande, retrait et dépôt de fonds. Il doit également suivre les différents flux physiques et les différents stocks (en agences et centres forts). Enfin, il doit comptabiliser les opérations en s’assurant que rien ne manque !

Une transformation récente mais profonde

Jusqu'à peu, cette chaîne logistique était presque intégralement gérée « à la main » (commandes par fax, bordereaux de retraits Banque de France papier, comptages en centre fort sans assistance, comptabilisation à partir des pièces comptables physiques...). Les établissements bancaires français, empêtrés dans ces procédures archaïques, se sont finalement décidés au milieu des années 2000 à investir dans la modernisation de leur filière espèces.

Motivés par des objectifs de gains de temps en agence (permettant de se focaliser sur le commercial), de réduction des coûts transporteurs et de sécurisation des fonds, les banques ont lancé, en premier lieu, des politiques de renouvellement des équipements de leur réseau.

La mise en place d'automates de dépôt libre service en agence, l’installation de caisses automatiques recyclantes (réutilisation directe des fonds déposés par les clients pour des livraisons) ou encore le développement de l'utilisation des lecteurs codes barres pour l’enregistrement des versements aux guichets sont autant d’idées novatrices ayant permis de réduire les interventions humaines et d’optimiser les plans de tournées des transporteurs de fonds.

Mieux encore, les banques ont aussi lancé d’importants travaux d’informatisation de leur chaîne de traitement de l’information, depuis la supervision des flux physiques jusqu’à la comptabilité sur les opérations.

Cette informatisation, poussée parfois jusqu’au développement d'un outil de gestion centralisé et partagé avec les transporteurs de fonds, a permis de réaliser d'importants gains de productivité, en particulier sur le traitement comptable des opérations. Elle a, de plus, permis de sécuriser la chaîne logistique (traçabilité des opérations) et, aux banques, de reprendre le contrôle de leurs espèces laissé jusqu'alors aux transporteurs de fonds (vision des immobilisations en centres forts et évaluation des besoins en retraits Banque de France).

En revanche, cette informatisation rime parfois avec standardisation de l'offre espèces des banques, concept peu compatible avec les besoins très spécifiques des grands clients (regroupement d'opérations sur les relevés, libellés d’écritures personnalisés...).

Enfin, les mutualisations d'activités opérées ces dernières années entre les grands groupes bancaires français touchent aujourd'hui les filières espèces.

Cette mutualisation peut concerner les services back-office, les outils de gestion ou même les transporteurs de fonds (via des appels d'offres communs).

Elle peut cependant être complexe, voire en partie irréalisable dans certains cas. En effet, des cultures de gestion des espèces très différentes se sont développées au sein de chaque groupe, chaque filiale, voire chaque entité régionale d'une même banque. Ainsi, un outil basé sur une culture de traitement de la comptabilité en back-office régional pourrait être inadapté à un établissement dont les agences traitent une grande partie de la comptabilité directement à leur niveau.

Et nous n’avons pas encore tout vu !

Les projets concernant nos chères espèces sont plus que jamais à la mode.
Par exemple, le projet Banque de France Interop contribuera en 2012 à la dématérialisation de l'activité de gestion des espèces. Les bordereaux de retraits papier des établissements bancaires, transmis aujourd'hui par fax aux comptoirs Banque de France, vivent ainsi leurs derniers instants.

Plus importante encore, la rationalisation des immobilisations en centres forts et en agences, quelque peu délaissée jusqu'à maintenant en raison des taux d'intérêts historiquement faibles, devrait rapidement redevenir une priorité. Les outils de suivi et de pilotage mis en place ainsi que les projets de recyclage de fonds devraient permettre aux banques de diminuer significativement leurs immobilisations.

Mais SterWen prévoit que la gestion des espèces ne va pas poursuivre sa mue uniquement contrainte par des impératifs de performance. La clientèle, en particulier Entreprises, est en effet de plus en plus exigeante. Elle demande des services de commandes de fonds et de suivi en temps réel des opérations sur internet (très demandé par les grands clients multi points de vente), des services de crédit sur fichiers (le client est crédité dès que les fonds sont déposés dans le coffre de son point de vente) ou encore des fonctions de dépôts de billets ou de pièces sur automates (service encore trop peu répandu).

Les espèces sont donc loin d'avoir fini leur lifting et nous pouvons affirmer qu'il permettra à ce moyen de paiement indéboulonnable d'affronter une concurrence de plus en plus féroce : baisse des commissions bancaires sur les opérations par carte de paiement, développement des porte-monnaie électroniques, paiement par téléphone...

Par Renaud Barre, Consultant Senior de SterWen et d’Antoine Sadik,Consultant Senior en Management et en Organisation de SterWen

A propos de Renaud Barre, Consultant Senior chez SterWen Consulting
Renaud Barre, consultant senior chez SterWen Consuting depuis 2007, est spécialisé dans les problématiques d’organisation en banque de détail (paiements, gestion des espèces, gestion des titres) et est déjà intervenu dans les principaux établissements bancaires français : Société Générale, Caisse des Dépôts, Groupe BPCE... Renaud Barre est ingénieur agronome (Montpellier Sup Agro) et est diplômé du MBA de l’Université Laval (Canada).

A propos d’Antoine Sadik, Consultant Senior en Management et en Organisation chez SterWen Consulting :
Antoine Sadik est consultant senior en management et organisation. Il a notamment participé, au sein de SterWen Consulting, à la centralisation des trésoreries des Banques Populaires et des Caisses d’Épargne ainsi qu'à la refonte du processus de gestion des espèces de la Société Générale. Il est aujourd'hui membre de la practice Banque de détail et Services Financiers Spécialisés de SterWen Consulting. Antoine Sadik est ingénieur de formation, diplômé de l’École Spéciale des Travaux Publics.

Marc Sabatier, associé et co-fondateur de SterWen
 
 
STERWEN
4 rue Marbeuf
75008 Paris
www.sterwen.com
 
 

Vendredi 9 Mars 2012
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