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Une telle application se base sur un processus système (un processus sans intervention humaine) intégré en amont à une solution de Lecture Automatique de Document (LAD). Ce processus système doit pouvoir, selon des règles métiers, déclencher un sous processus humain afin qu’un opérateur puisse prendre des décisions si le montant est supérieur à une somme définie dans la règle. Ainsi le document est stocké dans un système de gestion documentaire afin d’assurer son intégrité, sa sécurité, son authenticité et sa conservation sur une longue durée. Bien entendu, cette application doit respecter les standards et les normes en vigueur dans les différents pays, c’est une des raisons pour laquelle il est bien plus efficace de s’appuyer sur un système de BPM que de développer une application spécifique pour ce type d’applications. Le document est donc bien au cœur du BPM !
Cartographie des différents types de documents
Les documents “entrants”
Il s’agit ici de tous les documents reçus et devant être sauvegardés et classés. Nous pouvons séparer les documents papier et les documents électroniques (les courriels), bien que après numérisation, un document papier se gère de la même manière qu’un document électronique sous certaines conditions. En effet, la destruction physique du support papier ne peut être réalisée que si la GED permet d’assurer la valeur probante du document électronique (signature digitale avec certificat et horodatage).
Par ailleurs, le nombre exponentiel de courriels traités par les entreprises nécessite un système d’archivage global. Certains de ces documents, en fonction de leur valeur légale pour l’entreprise, doivent être archivés dans un système approprié répondant aux directives de la norme ISO 1549 en terme de normalisation.
Afin d’assurer une gestion efficiente, le système devra comporter les phases suivantes :
- extraction automatique des métadonnées (effectué par le système de LAD pour les documents papiers).
- Classement automatique du document en fonction des métadonnées. Cette phase permet de ranger le document dans une arborescence de dossiers, de lui associer des métadonnées (auteur, titre, date,…) et de l’indexer en fonction de mots clés, de thèmes, de thésaurus (cette étape peut être effectuée manuellement mais il est possible d’intégrer des moteurs sémantiques et statistiques).
- Stockage des documents. En fonction de la fréquence de consultation, de la valeur légale ou non des documents, le support de stockage, la durée de conservation et même le lieu devront être adaptés. Pour des durées de conservation importante, il est nécessaire que les fichiers soient convertis dans un format adapté, comme le PDF/A dont les caractéristiques ont été récemment mises à jour par l’ISO.
Un système de gestion documentaire respectant ces différentes caractéristiques apportera à l’entreprise ce qu’elle attend, c’est à dire, retrouver facilement l’information, assurer l’intégrité des documents, diminuer le coût du traitement papier et offrir de réels de gains de productivité. Le couplage d’un tel système à un outil de gestion de processus le rendra plus agile (en permettant entre autre de lui associer des règles métiers) et offrira la possibilité de coupler des traitements automatiques à des interventions humaines pour, par exemple, valider des documents.
La plateforme collaborative VDoc et son écosystème de partenaires répond particulièrement bien au traitement de ces documents “entrants”.
Les documents produits par l’entreprise
Nous distinguerons ici trois familles :
- l’intégration de documents existants,
- la production collaborative d’un ou plusieurs documents,
- le partage de documents sur une plateforme extranet, intranet ou internet.
Pour ces trois familles, la GED doit être associée à un outil de gestion de processus afin de piloter le cycle de vie documentaire. En effet, la gestion des versions de ce type de document est particulièrement importante, ce qui n’était pas le cas pour la gestion des documents “entrants”. Pour cette gestion des versions, les GED sont divisées en deux catégories. L’une incrémente automatiquement les versions du document à chaque modification du fichier, les autres permettent aux utilisateurs de piloter les versions indépendamment du fichier. VDoc se situe dans cette seconde catégorie. Dans ce cas, le système de versionning du fichier existe aussi (chaque modification sur le fichier est tracée), mais la version est également portée par le document. On parle alors de versions de documents.
Dans ce cas, la notion d’applicabilité d’une version de document est essentielle. Chaque version est associée à un processus dont une et une seule étape est de type “Applicable”, suivi d’une étape de type “Péremption”. Ainsi, lors du passage à l’état “Applicable” d’une nouvelle version de document, l’ancienne est automatiquement périmée. Cette fonctionnalité est essentielle à un système de gestion documentaire.
Pour gérer les documents appartenant à la troisième famille, il est nécessaire de coupler la GED à un système de gestion de contenu (CMS) qui prendra en compte la publication et la mise en forme des documents sur un ou plusieurs sites web.
Vers le document 2.0
Le document 2.0 peut se définir par la production d’un ensemble de documents, regroupés sous forme de dossier dans un système de GED.
Dans la plupart des cas, un utilisateur qui rédige un document se positionne dans un contexte particulier. Par exemple, une proposition commerciale est créee et rédigée dans un dossier client par le chargé d’affaire, souvent en relation avec un consultant technique qui rédigera lui même le schéma d’architecture de la solution. Il est donc primordial de gérer non seulement le document, mais aussi le dossier dans lequel se trouve le document. La traçabilité impose en effet de ne plus modifier le dossier une fois que celui ci est envoyé au client, c’est à cette condition que les informations produites auront une valeur légale.
Si des modifications doivent avoir lieu sur le document après sa diffusion, il faudra changer la version du dossier, ce qui aura pour effet de le déverrouiller et de permettre ainsi la modification (le changement de version) des documents contenus. De plus, cette action de changement de version assure, par la saisie d’un motif, la traçabilité complète du dossier.
Un autre point important est la notion de liens interdocumentaires. Nous trouvons à l’heure actuelle des liens dans pratiquement tous les documents. Or, ces liens ne sont jamais “gérés”. C’est à dire que si dans un dossier, comme décrit plus haut, deux documents sont liés, que se passe-t-il si le document cible est modifié? Le système doit automatiquement modifier le document source afin de le faire pointer vers la nouvelle version. Si nécessaire, cette version source pourra être revalidée par un responsable.
En résumé, ce concept de document 2.0 est une avancée majeure en termes de gestion documentaire car elle autorise la collaboration sur un même dossier de plusieurs intervenants tout en assurant la traçabilité et l’intégrité du dossier et de ses documents. Coupler à un logiciel de signature digitale et d’horodatage, ce système possède toutes les caractéristiques afin de fournir une valeur probante aux documents produits par l’entreprise.
Par Jérôme BESSON - Product Manager VDoc Software
A découvrir le 28 janvier 2010 à l’occasion d’In’VDoc 2010 – www.invdoc.com
À propos de la suite VDoc
Utilisée par plus de 700 entreprises, la suite VDoc est aujourd’hui la première suite collaborative destinée aux PME – PMI.
VDoc Document Management : Gestion des documents (GED)
- VDoc Process : Business Process Management (BPM)
- VDoc Portal : Portail collaboratif, création de sites Intranet et Extranet
- VDoc Easy Site : Gestion de contenu pour la création et l’animation de sites Internet
À propos de VDoc Software
VDoc Software édite la première suite collaborative verticalisable, prête à l’emploi, qui permet aux entreprises de mettre en place une organisation collaborative. La suite VDoc répond ainsi aux besoins de gestion documentaire, partage du savoir-faire, automatisation des processus, et travail collaboratif.
Pour répondre aux besoins métiers des entreprises, VDoc Software a créé VDoc Apps, le catalogue des solutions métiers proposées par ses partenaires, autour des technologies VDoc. Direction de la qualité, direction des achats, direction industrielle, direction informatique... mairies, laboratoires, PMI, hôpitaux, utilisateurs de SAP, Sage ou Lefebvre Software, chacun trouvera dans VDoc Apps la solution la plus adaptée à son besoin. Modularité, évolutivité, facilité de prise en main caractérisent également chacune de ces solutions.
Utilisée au quotidien par plus de 700 sociétés, la suite VDoc est commercialisée à travers un réseau de plus de 50 partenaires revendeurs ou éditeurs en mode licence ou run-time.
www.vdocsoftware.com
Cartographie des différents types de documents
Les documents “entrants”
Il s’agit ici de tous les documents reçus et devant être sauvegardés et classés. Nous pouvons séparer les documents papier et les documents électroniques (les courriels), bien que après numérisation, un document papier se gère de la même manière qu’un document électronique sous certaines conditions. En effet, la destruction physique du support papier ne peut être réalisée que si la GED permet d’assurer la valeur probante du document électronique (signature digitale avec certificat et horodatage).
Par ailleurs, le nombre exponentiel de courriels traités par les entreprises nécessite un système d’archivage global. Certains de ces documents, en fonction de leur valeur légale pour l’entreprise, doivent être archivés dans un système approprié répondant aux directives de la norme ISO 1549 en terme de normalisation.
Afin d’assurer une gestion efficiente, le système devra comporter les phases suivantes :
- extraction automatique des métadonnées (effectué par le système de LAD pour les documents papiers).
- Classement automatique du document en fonction des métadonnées. Cette phase permet de ranger le document dans une arborescence de dossiers, de lui associer des métadonnées (auteur, titre, date,…) et de l’indexer en fonction de mots clés, de thèmes, de thésaurus (cette étape peut être effectuée manuellement mais il est possible d’intégrer des moteurs sémantiques et statistiques).
- Stockage des documents. En fonction de la fréquence de consultation, de la valeur légale ou non des documents, le support de stockage, la durée de conservation et même le lieu devront être adaptés. Pour des durées de conservation importante, il est nécessaire que les fichiers soient convertis dans un format adapté, comme le PDF/A dont les caractéristiques ont été récemment mises à jour par l’ISO.
Un système de gestion documentaire respectant ces différentes caractéristiques apportera à l’entreprise ce qu’elle attend, c’est à dire, retrouver facilement l’information, assurer l’intégrité des documents, diminuer le coût du traitement papier et offrir de réels de gains de productivité. Le couplage d’un tel système à un outil de gestion de processus le rendra plus agile (en permettant entre autre de lui associer des règles métiers) et offrira la possibilité de coupler des traitements automatiques à des interventions humaines pour, par exemple, valider des documents.
La plateforme collaborative VDoc et son écosystème de partenaires répond particulièrement bien au traitement de ces documents “entrants”.
Les documents produits par l’entreprise
Nous distinguerons ici trois familles :
- l’intégration de documents existants,
- la production collaborative d’un ou plusieurs documents,
- le partage de documents sur une plateforme extranet, intranet ou internet.
Pour ces trois familles, la GED doit être associée à un outil de gestion de processus afin de piloter le cycle de vie documentaire. En effet, la gestion des versions de ce type de document est particulièrement importante, ce qui n’était pas le cas pour la gestion des documents “entrants”. Pour cette gestion des versions, les GED sont divisées en deux catégories. L’une incrémente automatiquement les versions du document à chaque modification du fichier, les autres permettent aux utilisateurs de piloter les versions indépendamment du fichier. VDoc se situe dans cette seconde catégorie. Dans ce cas, le système de versionning du fichier existe aussi (chaque modification sur le fichier est tracée), mais la version est également portée par le document. On parle alors de versions de documents.
Dans ce cas, la notion d’applicabilité d’une version de document est essentielle. Chaque version est associée à un processus dont une et une seule étape est de type “Applicable”, suivi d’une étape de type “Péremption”. Ainsi, lors du passage à l’état “Applicable” d’une nouvelle version de document, l’ancienne est automatiquement périmée. Cette fonctionnalité est essentielle à un système de gestion documentaire.
Pour gérer les documents appartenant à la troisième famille, il est nécessaire de coupler la GED à un système de gestion de contenu (CMS) qui prendra en compte la publication et la mise en forme des documents sur un ou plusieurs sites web.
Vers le document 2.0
Le document 2.0 peut se définir par la production d’un ensemble de documents, regroupés sous forme de dossier dans un système de GED.
Dans la plupart des cas, un utilisateur qui rédige un document se positionne dans un contexte particulier. Par exemple, une proposition commerciale est créee et rédigée dans un dossier client par le chargé d’affaire, souvent en relation avec un consultant technique qui rédigera lui même le schéma d’architecture de la solution. Il est donc primordial de gérer non seulement le document, mais aussi le dossier dans lequel se trouve le document. La traçabilité impose en effet de ne plus modifier le dossier une fois que celui ci est envoyé au client, c’est à cette condition que les informations produites auront une valeur légale.
Si des modifications doivent avoir lieu sur le document après sa diffusion, il faudra changer la version du dossier, ce qui aura pour effet de le déverrouiller et de permettre ainsi la modification (le changement de version) des documents contenus. De plus, cette action de changement de version assure, par la saisie d’un motif, la traçabilité complète du dossier.
Un autre point important est la notion de liens interdocumentaires. Nous trouvons à l’heure actuelle des liens dans pratiquement tous les documents. Or, ces liens ne sont jamais “gérés”. C’est à dire que si dans un dossier, comme décrit plus haut, deux documents sont liés, que se passe-t-il si le document cible est modifié? Le système doit automatiquement modifier le document source afin de le faire pointer vers la nouvelle version. Si nécessaire, cette version source pourra être revalidée par un responsable.
En résumé, ce concept de document 2.0 est une avancée majeure en termes de gestion documentaire car elle autorise la collaboration sur un même dossier de plusieurs intervenants tout en assurant la traçabilité et l’intégrité du dossier et de ses documents. Coupler à un logiciel de signature digitale et d’horodatage, ce système possède toutes les caractéristiques afin de fournir une valeur probante aux documents produits par l’entreprise.
Par Jérôme BESSON - Product Manager VDoc Software
A découvrir le 28 janvier 2010 à l’occasion d’In’VDoc 2010 – www.invdoc.com
À propos de la suite VDoc
Utilisée par plus de 700 entreprises, la suite VDoc est aujourd’hui la première suite collaborative destinée aux PME – PMI.
VDoc Document Management : Gestion des documents (GED)
- VDoc Process : Business Process Management (BPM)
- VDoc Portal : Portail collaboratif, création de sites Intranet et Extranet
- VDoc Easy Site : Gestion de contenu pour la création et l’animation de sites Internet
À propos de VDoc Software
VDoc Software édite la première suite collaborative verticalisable, prête à l’emploi, qui permet aux entreprises de mettre en place une organisation collaborative. La suite VDoc répond ainsi aux besoins de gestion documentaire, partage du savoir-faire, automatisation des processus, et travail collaboratif.
Pour répondre aux besoins métiers des entreprises, VDoc Software a créé VDoc Apps, le catalogue des solutions métiers proposées par ses partenaires, autour des technologies VDoc. Direction de la qualité, direction des achats, direction industrielle, direction informatique... mairies, laboratoires, PMI, hôpitaux, utilisateurs de SAP, Sage ou Lefebvre Software, chacun trouvera dans VDoc Apps la solution la plus adaptée à son besoin. Modularité, évolutivité, facilité de prise en main caractérisent également chacune de ces solutions.
Utilisée au quotidien par plus de 700 sociétés, la suite VDoc est commercialisée à travers un réseau de plus de 50 partenaires revendeurs ou éditeurs en mode licence ou run-time.
www.vdocsoftware.com
