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Le Bulletin de Paie électronique n’est pas qu’un simple courrier sortant


Définition du Bulletin de Paie Electronique




Le bulletin de paie électronique est la version électronique du traditionnel bulletin de paie papier, et il est désormais une réalité ! Annoncé depuis 2005, c’est avec la Loi n°2009-526 du 12 mai 2009, de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures, que le Code du Travail a explicitement accepté la remise au salarié d’un bulletin de paie électronique, sous certaines conditions.

Contrairement à ce que pensent de nombreux opérateurs d’éditique, habitués à imprimer des bulletins de paie pour le compte de certaines entreprises, le bulletin de paie n’est pas juste un papier de plus à imprimer, ce n’est pas un ‘Courrier Sortant’. Dans le monde électronique, on ne bénéficie pas d’un réseau de distribution postale établi. Il faut donc y penser lors de la remise du bulletin de paie électronique. En plus, le salarié n’est pas ‘obligé’ de recevoir un bulletin de paie électronique. Et l’électronique permet de faire plus que le papier, mais à condition que l’on traite des aspects comme l’intégrité du document, c'est-à-dire la réponse à la question : est-ce le vrai bulletin ?
Le bulletin de paie électronique est un document échangé dans le cadre d’une relation entre employeur et salarié, et il nécessite donc un système d’échange documentaire.

Les avantages

Le bulletin de paie électronique (BPE) est un document utilisé par de nombreuses parties prenantes. Le passage au BPE leur apporte de nombreux bénéfices.

Bénéfices pour le Salarié :
- Protection contre la perte – Le BPE comme tout document électronique est facilement duplicable et cette propriété permet la mise en place de solutions économiques de conservation sécurisée à long terme. Le papier, au contraire de ce que certains peuvent penser, se perd facilement, lors d’un déménagement, d’un incendie, ou simplement d’un rangement malencontreux.
- Envoi électronique – Le BPE peut être facilement envoyé à quelqu’un d’autre, par email ou par des moyens sécurisés comme le proposent certains coffres forts électroniques, par exemple lors d’une démarche administrative, d’une demande de prêt ou d’une location d’appartement.
- Accessibilité à distance – Le BPE stocké sur un service de stockage de documents ou un coffre fort électronique peut être accessible de n’importe où par Internet. De plus, certains coffres sont désormais accessibles par téléphone mobile, ce qui rend l’accessibilité à distance quasiment universelle. On peut être devant son banquier ou une administration et déclencher l’envoi sécurisé de son bulletin de paie électronique à son interlocuteur en temps réel.
- Archivage long terme – L’archivage est un complément naturel de la protection contre la perte. Mais il va au-delà, surtout quand il s’agit d’un service d’archivage à valeur probante, ce qui serait logique pour un document que l’on est amené à utiliser comme justificatif en de nombreux contextes. Ce type de service garantit la conservation de la valeur probante à long terme et permet aux utilisateurs de facilement démontrer la véracité du document.

Bénéfices pour l’Employeur :
- Economies immédiates de 33 à 67% en moyenne – L’impression, la mise sous pli et la distribution manuelle ou postale coûtent en moyenne 1,5 à 3 €, surtout dans les petites et moyennes entreprises. Dans les grands groupes, le coût apparent est parfois moindre, mais il existe souvent des coûts cachés.
- Implication dans le développement durable – Les économies de papier et de transport contribuent au développement durable. Même si certains contestent que le bilan carbone du BPE n’est pas si positif que ça, si l’on prend l’ensemble des 350 types de documents RH échangés entre l’entreprise et les salariés, une bascule progressive vers la dématérialisation produira de vraies économies de ressources.
- Fournir un avantage aux salariés – Les avantages du BPE pour les salariés sont réels. Les nouvelles générations de salariés en seront de plus en plus demandeuses. Donc pour l’employeur la mise en place du BPE sera un plus pour son image interne et pour attirer les meilleurs salariés.
- Une démarche valorisante pour les équipes de paie – Celles-ci sont souvent peu valorisées dans l’entreprise. La dématérialisation du bulletin de paie est une innovation qui touche tous les salariés, et permet aux responsables de paie de s’impliquer dans une modernisation valorisante, avec une forte visibilité.
- Une valorisation de l’image externe de l’entreprise – La mise en place du BPE, l’option qui est donnée aux salariés de le choisir, donnent une image moderne et socialement responsable de l’entreprise. C’est ce qui les attire beaucoup, car il n’y a pas tellement d’initiatives favorisant le développement durable et impliquant personnellement tous les salariés.
- Une initiative idéale dans le cadre d’un projet de portail RH – La productivité des processus RH passe par la mise en place d’un portail RH et de services RH en libre-service. Souvent ces portails ne couvrent pas encore la remise aux salariés de documents électroniques à valeur probante, et surtout la mise en place de vrais coffres forts électroniques personnels pour les salariés, opérés par des tiers de confiance. La mise en place du BPE est un cadre idéal pour la mise en place d’un vrai portail RH.

Bénéfices pour les Tiers :
- Sécurité accrue pour les organisations tierces – De nombreuses organisations tierces utilisent les bulletins de paie comme élément probant dans de multiples démarches administratives (demandes de prêts, demandes d’allocations, contrats de location, etc.). Les BPE fournissent potentiellement une plus grande sécurité que les bulletins de paie papier.
- Plus grande productivité des processus – Cette productivité provient d’une plus grande rapidité de traitement et d’une plus grande facilité de distribution des bulletins, en particulier dans le cadre de processus collaboratifs.

Qu’en pensent les salariés et les entreprises ?

De nombreuses études montrent que 50% des salariés sont disposés à accepter le Bulletin de Paie Electronique, si des garanties de sécurité et de pérennité leur sont données et si les éventuels coûts du bulletin et de sa conservation sont supportés par l’entreprise.
Dans une étude de marché originale réalisée en 2009 par la société eFolia, le taux d’acceptation du BPE passait de 50% à 80% si le service était lié à un engagement fort envers le développement durable, par exemple une contribution de l’entreprise ou du prestataire de service pour la promotion et le financement d’actions citoyennes de développement durable.
En 2009 les DRH étaient encore très réservés par rapport à la mise en place du BPE. Seuls 20% affirmaient envisager sa mise en place. Mais en 2010, 1 an plus tard, la situation s’est totalement inversée. 80% des DRH envisagent désormais la démarche.

Le coffre fort électronique

Une fois les bulletins créés, ils peuvent être distribués dans les espaces personnels de chaque salarié. Cela implique la création préalable de ces espaces, qui idéalement devront être des coffres forts électroniques personnels à par entière. Ces coffres ne doivent donc pas être opérés par l’entreprise, mais par un tiers de confiance. Au minimum l’entreprise doit fournir au salarié des garanties équivalentes à celles d’un tiers de confiance.

Archivage du bulletin de paie électronique
Pour le salarié – Le système doit lui offrir un archivage à long terme, de préférence à vie, pour respecter le principe que le salarié ne doit pas payer pour le bulletin de paie électronique. C’est une condition d’équité et d’élimination de barrières à l’adoption du BPE.
Pour l’entreprise – Le système doit lui offrir des fonctions permettant de tracer tous les envois de BPE. Cela implique qu’elle doive aussi bénéficier d’un coffre fort électronique qui permette de conserver les bulletins avec leur valeur probante et de faire état de son intégrité.

Le Bulletin de Paie Electronique : une solution économique pour tous

Les solutions de BPE doivent coûter moins cher à l’entreprise que les processus papier qu’ils remplacent. Et le coût payable par l’entreprise doit couvrir l’archivage à vie pour le salarié. En effet, même si l’entreprise n’a pas qu’une motivation économique, le fait que le bulletin électronique ne coûte pas plus que le papier facilite l’adoption par l’entreprise. C’est mieux si tout le monde y gagne : entreprise, salarié et collectivité.
Les solutions les plus attractives n’impliquent pas d’investissement informatique pour les entreprises : ainsi elles doivent fonctionner en mode SaaS et avec des coûts par bulletin.
En fait, une solution de BPE ne doit pas coûter plus de 0,5 € par bulletin. Le salarié ne doit rien avoir à payer pour ce service si l’on veut une large adoption.

Par Rui Teixeira Guerra, Directeur associé d’eFolia

Mardi 26 Octobre 2010
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