La ville de Paris dématérialise l’ensemble de ses pièces justificatives de dépenses avec CDC FAST

« Ce projet s’inscrit dans un programme global d’évolution des fonctions financières, qui se déploie depuis plusieurs années à la Ville sous l’impulsion de notre Secrétaire Générale Mme BEDAGUE-HAMILIUS », commente Nathalie BIQUARD, sous-directrice de la comptabilité à la Direction des Finances de Paris. Après la dématérialisation des 400 000 factures internes à compter de 2009, la mise en place des Centres de Services Partagés (CSP) comptables en 2010 et 2011 et le passage sous Hélios par la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFIP) en 2010 également, l’étape suivante était d’optimiser le processus de travail de la chaîne comptable, en étendant le périmètre à l’ensemble des pièces justificatives, y compris la paye des agents.

« Nous sommes passés très rapidement de 400 000 à 2,5 millions de documents à traiter. Il était primordial pour nous de ne pas avoir de contraintes de capacité. CDC FAST a démontré son aptitude à prendre en charge ce volume », explique Adam NAFA, Directeur de projet au Secrétariat général.

Objectifs : gains quantitatifs et qualitatifs
À fin octobre, des réductions d’impression comprises entre 50 et 65 % étaient déjà constatées. « Nous sommes au-delà de nos estimations de départ, se réjouit Nathalie BIQUARD, même si notre objectif à terme demeure le zéro papier ». Le gain de temps est également considérable pour les agents. Alors qu’il fallait plusieurs jours pour accéder à l’ensemble des pièces d’un dossier, les documents, collectés en amont, sont désormais directement consultables dans le système d’information financier par l’ensemble des acteurs.

Un projet préparé en amont
La collecte des pièces justificatives a été anticipée pendant plusieurs mois et mise en place en mai 2011, permettant ainsi de disposer d’une base documentaire à jour lors du lancement. Les CSP comptables, qui comptent 160 agents au total, ont été associés en amont au projet et en ont ainsi facilité l’exécution. « Notre stratégie de déploiement a porté ses fruits, nous avons fait les bons choix pour que le projet se déroule bien », analyse Nathalie BIQUARD. Cette démarche a également été réalisée en lien étroit avec le comptable public. En particulier, un travail minutieux de révision des pièces à transmettre a été effectué, réduisant le nombre de documents qui était envoyé auparavant. Les potentialités offertes par la dématérialisation ont également permis d’optimiser certaines chaînes de travail dans les services du comptable public. « Les premiers retours d’expérience sont très satisfaisants. Nos agents considèrent qu’il est beaucoup plus simple de travailler avec la dématérialisation. Nous avons en outre mis en place des formations « Gestes et postures » pour les accompagner dans leurs nouvelles fonctions où le travail s’effectue à 100 % sur écran », précise Nathalie BIQUARD.

Prochaines étapes
À ce jour, les délais moyens de traitement entre l’ordonnateur et le comptable ont été réduits. Les factures, une fois mandatées, sont désormais payées plus rapidement par le comptable public (un délai moyen record de 7 jours a été constaté en décembre, inférieur au délai réglementaire). Des échanges réguliers sont instaurés pour continuer d’avancer conjointement dans le projet. Parmi les prochaines étapes, la ville de Paris souhaite mener en 2012 la dématérialisation des pièces de recettes, qui concerne 1,5 millions de documents papier. Paris, qui avait fait appel à CDC FAST en 2008 pour ACTES, a renouvelé sa confiance en la société pour FAST-Helios : « en tant que tiers de télétransmission, CDC FAST est pour nous au coeur de ce projet et a permis, en étroite collaboration avec la ville, de faciliter la mise en place de la solution, tout en répondant aux contraintes que nous avions », conclut le Directeur du projet.

CDC FAST