La quasi-totalité des factures PDF envoyées par email seraient illégales

Depuis l'explosion du web, la part des documents de gestion (PDF) transmis par email n'a cessé d'augmenter. Échanger n'a jamais été aussi simple, peut-être si simple que nous en avons oublié la législation. Nous nous permettons des pratiques, comme l'envoi de factures au format PDF par email, alors que ce mode n'est pas légal si le document n'est pas sécurisé par une signature électronique.

En effet, modifier le contenu d'un fichier PDF est un jeu d'enfant. C'est pourquoi le législateur et l'administration fiscale ont donné un cadre juridique à ces échanges électroniques et prévu les sanctions associées.

Le défaut de conformité en la matière peut entrainer le redressement fiscal sur la TVA et/ou des pénalités en cas de contrôle fiscal (instruction fiscale L13 L-1-06 du 24 janvier 2006), ainsi que le rejet des documents comme preuve devant la justice en cas de contentieux (loi 2000-230 du 13 Mars 2000 Art 1316-1 du code civil).

Nul n'est censé ignorer qu'il ignore la loi
- « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » (loi 2000-230 du 13 Mars 2000 Art 1316-1 du code civil),
- « Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. » (art 289V du Code général des impôts).

Malgré la publication et la mise à jour régulière de textes de loi, normes, décrets, articles de presse, blogs, l'information semble avoir du mal à circuler et la signature électronique piétine. Les dirigeants d'entreprise n'ont pas établi la relation entre la valeur probatoire de leurs pratiques et le risque couru par leur organisation.

En 2010, la pratique continuelle des emails sans signature a conduit la juridiction la plus élevée de l'ordre judiciaire français à remettre les pendules à l'heure du droit : « sans signature électronique garantissant identité du signataire et intégrité du message, le courriel n'a pas plus de valeur juridique qu'une lettre anonyme faite de collages de caractères découpés dans les journaux », (extrait du Monde Informatique - Nov 2010).

Comment réaliser une facture en toute conformité ?
Pour qu'une facture soit conforme, au-delà des nombreux conseils édictés sur le web à propos de son contenu, une facture doit soit être imprimée puis expédiée par courrier, soit être signée électroniquement afin de garantir son authenticité et son intégrité, avant d'être envoyée par email.

Azwul, plateforme SaaS d'échange de documents sécurisés par signature électronique
Jusqu'à présent, il n'existait que des solutions poids-lourds avec des modes projets, des délais conséquents et des budgets significatifs (sans parler de l'installation des logiciels). C'est afin de répondre à ce vide d'offre simple et accessible que Théotime Jurzak crée en 2010 la société Azwul.

Après 2 années de conception, cette start-up parisienne a mis en ligne la première plateforme SaaS de dématérialisation à valeur probante. En associant un module de signature électronique de PDF et un serveur d'emails tracé, tous les documents transmis depuis le site sont « légaux » et « conformes ». La facture PDF devient alors une facture électronique, le tout en quelques clics. La page web récapitulative AZWUL REPORT de chaque document, vous informe du résultat de la livraison. Vous recevez également une copie dans votre boite email habituelle.

Au delà de la facture, Azwul permet de traiter tous les documents PDF quels qu'ils soient et quelle que soit votre organisation : devis, bons de commande, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, crédits à la consommation, contrats d'assurance, baux, attestations, lettres recommandées électroniques. Tous ces documents seront sécurisés par signature électronique avant d'être transmis au(x) destinataire(s).

Pour utiliser le service de signature électronique, l'entrepreneur doit fournir à Azwul son KBis et pièce d'identité. Il reçoit dans un délai de 24H son certificat et sa clé de signature électronique (format international PKCS#12). En se connectant sur la plateforme SaaS Azwul, le chef d'entreprise ou ses collaborateurs peuvent ainsi utiliser toute la gamme de services avec archivage électronique. L'interface de gestion est intuitive, rendant invisible la complexité de la signature électronique. D'autre part, pour les entreprises qui souhaitent automatiser tout ou partie des processus, une API d'intégration est disponible, permettant ainsi à chaque service de la plateforme de devenir accessible dans un canal crypté par les ERP ou SI déjà en place.

Réduire les coûts tout en améliorant l'expérience utilisateurs, qui plus est en assurant la mise en conformité, c'est toute la force de la solution Azwul
- Les services se consomment en « timbres numériques ».
- Le timbre est vendu entre 0,15 et 0,25 euros HT l'unité.
- L'envoi d'une facture électronique signée coûte entre 15 et 25 centimes d'euros.(1 timbre)
- La signature d'un contrat électronique coûte entre 0.75 et 1.25 euros HT. ( 5 timbres)
- L'envoi d'une lettre recommandée électronique signée coûte entre 1,50 et 2.50 euros HT. (10 timbres)

Pour ceux qui envoient leurs factures par courrier, le tarif proposé revient environ 3 fois moins cher.

www.azwul.com