Face aux coûts d'accès des solutions riches fonctionnellement, nombre d'entreprises utilisent un service basique, confié généralement à un prestataire télécoms (qui n'a, en fait, que rarement l'expertise de ces systèmes), alors qu'elles pourraient gagner à utiliser des fonctions avancées telles que les partages d'agenda, de tâches et de contacts ou encore la gestion documentaire. La messagerie est en effet un environnement particulièrement riche, si elle est utilisée au maximum de ses capacités. Il convient donc de bien mesurer cette donnée et de l’adapter à ses attentes particulières.

Elément sensible de la sécurité (attaques virales), mais aussi moyen de propagation d'informations non sollicitées (les fameux SPAMS), la messagerie demande des attentions particulières d'exploitation : mise à jour quotidienne de la sécurité, règle de gestion des pièces jointes, politique de filtrage, etc. La messagerie doit donc être hébergée et maintenue dans un environnement fortement sécurisé. Cette donnée est une composante centrale qui doit être prise en compte à tout moment. L’infrastructure doit intégrer une activité de surveillance anti-virus, une politique de gestion des pièces jointes, et un filtre anti-spam. Enfin, la haute disponibilité est une donnée clé à intégrer dans les problématiques de messagerie.

Il est donc fondamental de bien gérer son environnement de messagerie, quelle que soit la configuration choisie :
- Le relais de messagerie, pour les entreprises possédant leur propre serveur de messagerie, sécurise les échanges entrants et sortants,
- Le simple compte de messagerie, accessible depuis un client en POP, IMAP ou Webmail,
- La messagerie d'entreprise, avec ses fonctions avancées de partage d'informations.

L’autre élément à prendre en compte est l’archivage de la messagerie. Avec l’évolution du mode d’échange, les contenus des messageries tendent à occuper une place de premier ordre dans le patrimoine numérique des entreprises. En effet, les mails stockés peuvent contenir des informations stratégiques : historique d’échanges, éléments transactionnels, contrats, etc.
Autant de données qu’il est inconcevable de ne pas protéger ni sauvegarder, au même titre que celles des documents traditionnels. La messagerie doit donc bénéficier d’un système d’archivage automatique.

La messagerie électronique demande donc une attention particulière afin d’être opérationnelle à tout moment. Dans ce contexte, force est de constater que les DSI recherchent aujourd’hui des solutions leur permettant de se prémunir des risques de dysfonctionnement. Parmi les solutions les plus fréquemment utilisées, l’on observe une forte poussée de l’externalisation des messageries auprès de structures spécialisées ; l’idée étant de ne pas avoir à s’occuper de la pérennité des infrastructures et de pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités connexes à la messagerie traditionnelle.

Par Geoffroy de Lavenne, Directeur d'Integra

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