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La facturation dématérialisée doit générer des bénéfices tangibles pour les fournisseurs, sinon… aucune chance de déploiement


Sans le soutien actif des fournisseurs, le déploiement de la facturation électronique est voué à l’échec. Quelle stratégie gagnante peut donc être employée afin d’assurer un taux élevé de participation des fournisseurs garantissant le succès des initiatives de facturation électronique ?




Récemment, je disputais âprement une partie de Trivial Pursuit avec quelques amis. L’obtention du dernier morceau de mon ‘camembert’ semblait inatteignable depuis les 4 derniers tours. Observant le dernier morceau vide, m’empêchant d’accéder à la victoire, j’entamais alors un parallèle avec l’état actuel entre la facturation électronique et ma propre partie de Trivial Pursuit.

J’avais évolué au milieu des différentes couleurs, répondant correctement aux questions, gagnant tous les morceaux de ‘camembert’ sauf le dernier m’empêchant de remporter la partie. Avec la facturation électronique, on a pu observer de nombreuses organisations transformer leur approche dans la gestion des factures papier pour créer un processus de validation efficace et plus économique. Cependant, la barrière ultime pour de nombreuses organisations reste le déploiement fournisseur.

Le succès dépend des fournisseurs
L’adoption par les fournisseurs des initiatives de facturation électronique reste aujourd’hui la plus grande difficulté à franchir. Réussir à persuader les fournisseurs de modifier leurs processus, en place depuis des années, pour s’aligner avec ceux requis pour la facture électronique peut être coûteux financièrement et en temps passé. Faire adopter par les fournisseurs la ‘vision’ d’automatisation telle que voulue par la Comptabilité Fournisseur du Donneur d’Ordres dépend du bénéfice fournisseur associé. Plus de fournisseurs participent aux campagnes de facturation électronique, plus l’impact sera important sur l’organisation du Donneur d’Ordres.
Jusqu’à présent, de nombreuses comptabilités fournisseurs se sont débattues dans leur communication sur le bien fondé de l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs ayant parfois pour résultat de mettre à mal les relations avec certains fournisseurs clé ; au nom du besoin pour eux de se conformer au programme lancé. Les exigences déraisonnables de certains donneurs d’ordres en imposant la facturation électronique à leurs fournisseurs ont entrainé des tensions plus fortes dans leur Supply Chain. Pour de nombreux fournisseurs, cette approche aux bénéfices unilatéraux représente l’inverse des Meilleures Pratiques en matière de relations durables avec leurs partenaires commerciaux.

Le point de vue des fournisseurs
Les fondations d’une relation solide entre acheteurs et fournisseurs ne se construisent pas sur l’unique ‘pouvoir’ de l’acheteur. Cela dépend de la coopération, d’un respect mutuel et de pouvoir tirer de la démarche un bénéfice commun.
Pour le fournisseur, l’adhésion à une initiative d’automatisation des traitements de comptabilité fournisseurs de son Donneur d’Ordres doit représenter une opportunité pour accroitre l’efficacité de son poste clients. Pour atteindre cet objectif, acheteurs ou payeurs doivent être proactifs en offrant aux fournisseurs l’opportunité de réduire le cycle transactionnel et offrir des informations en accès libre relatives aux statuts des étapes de validation et surtout … de date de règlement de la facture. Il faut garder à l’esprit, que le fournisseur cherche avant tout à mieux contrôler ses jours clients dans le but ultime d’être payé plus tôt ou au mieux à l’heure. L’approche effectuée par une organisation afin de les aider dans ce sens jouera un rôle significatif pour s’assurer de leur fidélité.

La promesse d’une réduction des coûts postaux résultant de la dématérialisation est insuffisante pour stimuler l’intérêt des fournisseurs pour ces initiatives. Quelle est donc la bonne approche afin de permettre de bénéficier de la facturation électronique sans faire courir de risque à sa relation fournisseurs ?

Une approche en deux phases pour la migration des fournisseurs
Une des approches consiste à combiner la saisie externalisée des données de factures en segmentant le portefeuille fournisseurs afin de déterminer les fournisseurs les plus propices à la facturation électronique. En considérant la difficulté pour les fournisseurs de modifier des habitudes établies, l’utilisation d’un service externalisé de capture des factures qui convertit les factures papier en données électroniques, n’impacte pas le fournisseur, hormis l’envoi de ses factures à une adresse différente.
Les Donneurs d’Ordres qui choisissent de mettre en place un service de gestion des factures papier peuvent simultanément ouvrir la porte aux fournisseurs pas encore prêts (ou pas décidés) à faire la transition vers l’émission des factures électroniques. Ce phasage expose graduellement les fournisseurs aux bénéfices mutuels de la facturation électronique grâce à des services accessibles en self service permettant de connaître les statuts des factures envoyées et facilitant la transition vers des processus dématérialisés.

L’autre facette de cette approche permettant la migration des fournisseurs consiste à segmenter le portefeuille permettant de déterminer les fournisseurs les plus enclins à accepter la démarche. Cette segmentation est un moyen efficace pour lancer ce type de démarche car cela permet de bâtir un réseau de fournisseurs à une vitesse tenant en compte des ressources des départements comptabilités et finance. En parallèle, le service externalisé de traitement des factures papier permet d’obtenir dès le démarrage un résultat de 100% de données électroniques sans mettre à risque les relations fournisseurs.

L’atteinte de nouveaux objectifs
Grâce à une approche pragmatique du déploiement fournisseur, les comptabilités fournisseurs peuvent capitaliser sur les bénéfices de la facturation électronique. Avec plus de fournisseurs enrôlés dans la démarche, ceci permet de travailler plus étroitement avec eux afin de résoudre anomalies et litiges, de négocier pro activement des paiements anticipés et d’inclure des banques afin de lancer des initiatives financières de type ‘Reverse Factoring’. Les fournisseurs n’adhéreront massivement et durablement que si des avantages significatifs à cette démarche leur sont proposés ; la visibilité sur les paiements ou la possibilité de leur offrir des paiements anticipés seront déterminantes.

Alors que l’amélioration des processus offre des bénéfices de réduction de coûts, la mise en avant d’un bénéfice stratégique commun est la véritable clé de la réussite du déploiement de la facturation électronique. Sans la possibilité d’obtenir une adhésion massive des fournisseurs pour soutenir votre initiative, comme moi, vous n’obtiendrez pas le dernier morceau nécessaire pour gagner votre partie.

www.corporatelinx.com

Mercredi 6 Janvier 2010
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