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La dématérialisation de factures au centre des enjeux de productivité des professionnels de la gestion immobilière


Désormais incontournables, les processus de dématérialisation font partie de la vie d’entreprises qui s’appuient sur ces derniers pour optimiser leur qualité de service et leur productivité. Dans ce contexte, force est de constater que certains pans de la dématérialisation connaissent un succès plus évident que d’autres. Les projets liés à la dématérialisation de factures comptent parmi ceux qui remportent un franc succès, notamment pour des raisons organisationnelles et économiques.




La dématérialisation de factures se positionne comme un enjeu majeur de productivité pour les professionnels de l’immobilier et peut constituer un avantage concurrentiel significatif au regard du nombre important de factures émises chaque mois par les organismes de gestion. A titre indicatif, le coût de production et de traitement d’une facture classique (non dématérialisée) est évalué à plus de 10 euros.

Ce poste est donc particulièrement important. De plus, les objectifs de la dématérialisation sont d'optimiser les échanges entre les différents acteurs (professionnels de l’immobilier et locataires), de garantir l'intégrité du document sur l'ensemble du processus et d'assurer un archivage légal.

Afin d’illustrer notre propos, prenons l’exemple d’un organisme de renom comme le groupe Valophis. Ce dernier doit faire face a un accroissement constant de son nombre de factures traitées (5000 factures en 2005, 65 000 en 2010). Il est donc nécessaire de centraliser les factures et d’alléger et de faciliter le circuit de validation pour améliorer le délai de règlement des fournisseurs.

A noter également L'enjeu de la dématérialisation des factures ne doit pas uniquement être abordé sous un angle purement économique. Il doit prendre en compte l’aspect légal et organisationnel. Ainsi, ces chantiers stratégiques sont rarement laissés à la seule initiative des Directions des Systèmes d'Information mais portés par les Directions fonctionnelles (financières notamment) des organismes immobiliers. Il est tout de même important de bien penser son projet, de bout en bout sur le plan technique : mise en place des outils de LAD, de GED, de workflow… Dans ce contexte, différents organismes comme Espace Habitat ont su prendre en compte cette donnée stratégique et déployer des systèmes performants intégrant ces composantes incontournables. Grâce à cette mise en œuvre, le groupe Espace Habitat gère aisément plus de 50 000 factures chaque année.

En optant pour la dématérialisation de factures, les professionnels de l’immobilier accèdent à trois principaux bénéfices : optimisation des coûts de traitement et frais de gestion (l’on estime à plus de 5 euros l’économie moyenne réalisée sur le traitement d’une facture), fiabilisation et intégrité des factures, archivage électronique des factures émises. Ce processus permet également aux organismes immobiliers de favoriser les processus de travail collaboratif de leurs équipes : accès simplifié aux documents, échange facilité entre les services, etc.

Dans ce contexte, de nombreux professionnels de la gestion immobilière, sous l'impulsion de leurs services comptables et financiers, planifient de déployer un système leur permettant d’entrer dans l’univers de la dématérialisation de factures. Synonyme d’optimisation de la qualité de service, de meilleure gestion de la relation client, de rationalisation des coûts de fonctionnement, la dématérialisation répond donc à de nombreuses attentes. Afin de s’assurer de la pertinence de leur démarche, les professionnels de l’immobilier ne doivent pas perdre de vue qu’il s’agit de projets complexes qui imposent de réunir un certain nombre de critères pour tenir toutes leurs promesses.

Ainsi, ces projets doivent impérativement prendre en compte des aspects techniques, organisationnels et réglementaires pour remporter un franc succès. Il est également utile d’associer les futurs utilisateurs à la démarche pour prendre en compte leurs attentes et déployer une infrastructure à valeur ajoutée leur permettant d’optimiser leur processus de gestion de factures.

Par M. Hefaiedh, Responsable Marketing Aareon France

Mercredi 3 Novembre 2010
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