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L’intérêt d’une gestion optimisée des documents SAP


« Dans le cadre de nos analyses du fonctionnement de beaucoup d’entreprises, nous constatons une perte de productivité et des risques liés à une gestion de documents non maîtrisée et non optimisée. Soit les documents sont gérés dans des bases annexes à SAP, ce qui amène une rupture de la chaîne de traitement, soit ils sont gérés dans SAP et nécessitent un traitement manuel fastidieux pour leur collecte et leur distribution . Ces deux éléments sont facteurs de risques et de perte de productivité.




L’intérêt d’une gestion optimisée des documents SAP
Des alternatives avec des intégrations inter-application existent, mais à quel prix : développement des connecteurs, licences des applications, maintiens des deux systèmes, flux non optimisés

Chez SEAL Systems, nous proposons une expertise et des solutions adaptées à cette problématique généralement rencontrées en environnement industriel. Nous proposons par exemple la mise en place de solutions permettant de gérer la constitution et la distribution(papier,mail,cd,site intrant) de dossiers liés à des processus métiers : MM, PM, PP…

Nous sommes en mesure de répondre de manière globale à un projet de gestion documentaire sous SAP : Paramétrage et formation de SAP DMS, solution de migration de documents vers le content server, solution de collecte de documents, solution de distribution.

Les processus de diffusion des documents peuvent être maîtrisés, sécurisés, des estampillages à la visualisation, l’impression ou à l’édition sont possibles. Un document non validé se verra apposé un estampillage si une impression directe est demandée. Dans le cadre de la collecte liée à un processus métier, ce document ne sera pas récupéré mais remplacé par une page d’alerte avec la mention « page manquante ».

On sait par expérience que la récupération et l’exploitation d’un mauvais document, pour une opération d’achat, de fabrication ou de maintenance peut s’avérer catastrophique, d’où l’importance à accorder à la gestion des documents liés à ces processus métiers. SEAL Systems a participé à la mise en place d’une solution pour un client de l’industrie pharmaceutique dans le cadre de la mise en en place de processus conformes aux exigences FDA.

Par ailleurs, dans le cadre des logiques PLM, il est souvent question de pérenniser certains documents sensibles, pour répondre à cette attente, nous avons développé une solution adaptée à SAP pour la génération de fichier PDF/A (norme iso 19005-1). Les différents types de documents(Office, image, CAD) sont automatiquement convertis en PDF/A dès leur passage au statut validé .

Concernant la mise en œuvre, deux points importants sont la facilité d’intégration de nos solutions via ordre de transport SAP, l’intégration dans les interfaces utilisateurs SAP. Ces deux éléments assurent une mise en œuvre simplifiée et rapide pour les responsables du projet et une prise en main naturelle pour les utilisateurs. Si ce sujet vous intéresse, nous vous invitons à organiser des sessions de présentation de nos solutions via Web conférence, sur site ou au sein des bureaux SEAL Systems. »

Par Sebastien Legru, consultant SEAL Systems


SEAL Systems
www.sealsystems.fr

Lundi 25 Février 2008
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