Dématérialiser les formulaires papier

Établissement public à caractère industriel et commercial créé en 1991, l’Andra a pour mission de trouver, mettre en œuvre et garantir des solutions sûres de gestion de l’ensemble des déchets radioactifs français pour protéger les générations présentes et futures du risque qu’ils représentent. L’Agence compte 645 collaborateurs répartis entre le siège et quatre sites en France, dont la très grande majorité (90 %) travaille sur poste informatique.

Début 2015, la DSI de l’Andra décide de mettre en place un nouveau schéma directeur du SI. Parmi les projets identifiés figure celui de se doter d'un outil de Business Process Management, pour remplacer les nombreux formulaires papier et pallier le manque de performance de l’outil de workflow intégré à l’ERP SAP. La DSI décide de s’équiper d’une solution permettant à ses équipes de concevoir des workflows complexes, sans avoir à coder ou à recourir systématiquement à un prestataire externe, capable de s’interfacer nativement avec SAP et Active Directory et autorisant l'implication de personnes externes à l’Agence dans les circuits de validation.

Créer des workflows en toute autonomie

En juin 2015, la DSI de l’Andra décide de tester la plateforme K2. « Elle répondait à tous nos critères et une maquette, réalisée en 2013, avait démontré sa capacité à interagir avec SAP. Nous avons décidé de rester sur cette solution et d'aller plus loin en lançant une action de prototypage », indique Pierre-Yves Fauroux, architecte des SI au sein de l’Andra. Après que trois personnes aient été formées quatre jours, trois projets sont lancés : les équipes internes développent deux workflows, avec le support d’un consultant K2 France, lui-même en charge de la conception d’un troisième workflow.

Au terme de cette évaluation, les trois objectifs sont validés : les outils K2 démontrent leur capacité à répondre aux besoins des équipes de l’Andra de créer des workflows en toute autonomie, à gérer les interactions avec Active Directory ainsi qu'à permettre la participation de personnes extérieures à l'Agence. « Après un test final dans notre environnement informatique, en novembre 2015, pour vérifier le bon fonctionnement de la lecture / écriture dans SAP, nous avons fait l’acquisition des licences K2 en décembre 2015 », poursuit Pierre-Yves Fauroux.

Dix processus automatisés depuis 2016

En février 2016, le workflow de gestion des répertoires partagés est déployé. Il automatise des tâches qui étaient jusque-là effectuées manuellement par l'infogérant : création de nouveaux répertoires, création et mise à jour des deux groupes Active Directory définissant les personnes habilitées à y accéder en lecture et modification, déclaration de ces deux groupes dans les paramètres de sécurité du répertoire. « Certaines demandes sont aujourd’hui traitées en moins de quatre minutes, alors que le temps minimum, via le formulaire papier, était de plusieurs heures », indique Pierre-Yves Fauroux.

En mai 2016, c’est au tour du formulaire de demande d’accès aux ressources informatiques, par des personnes extérieures à l’Andra, d’être déployé. Suivi du processus de demande de validation des quelques 7 500 factures et avoirs fournisseurs traités annuellement. Lancé en juin 2016, et généralisé à toute l'Agence en octobre 2016, ce workflow est interfacé avec SAP : une simple saisie du numéro de pièce comptable permet de rapatrier dans le formulaire toutes les informations SAP utiles, qui sont envoyées au prescripteur pour validation. En fin de workflow, une écriture est réalisée dans SAP pour déclencher le paiement, avec ajout dans l’ERP d'un lien pour accéder à un fichier PDF reprenant le formulaire K2. « Depuis, sa mise en place, certaines demandes ont mis moins de 20 minutes depuis leur soumission jusqu'au déblocage du paiement dans SAP, contre un minimum de deux jours via formulaire papier », constate Pierre-Yves Fauroux.

A fin avril 2017, huit workflows sont en production. Et les bénéfices sont tangibles : « diminution de la charge de travail pour les équipes concernées, gains de temps pour traiter les demandes, diminution du nombre d’impressions, réduction des risques d’erreur (du fait de la suppression des ressaisies) et meilleure traçabilité », énumère Pierre-Yves Fauroux.

La satisfaction des utilisateurs est également au rendez-vous. Si bien que de nouvelles demandes parviennent régulièrement à la DSI. Ainsi, deux autres workflows seront bientôt déployés : l’un concerne les RH (demandes de formation individuelle), l’autre des aspects métiers (validation des accords préalables pour enlever les déchets radioactifs). Et d’autres projets sont à l’étude, comme le remplacement d'un logiciel dédié à la gestion des demandes d’achat.

K2

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