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Karim Jouini, CEO - Fondateur d’Expensya


Entretien avec Karim Jouini, CEO - Fondateur d’Expensya, gestion de notes de frais.




Karim Jouini
Karim Jouini
Gestion des notes de frais : la fin d’un calvaire ?

Karim Jouini, CEO - Fondateur d’Expensya et ancien manager chez Microsoft spécialisé dans les technologies Cloud et Machine Learning raconte dans une interview comment la technologie peut révolutionner les processus les plus rédhibitoires en entreprise, et plus précisément la gestion des dépenses professionnelles.

La gestion des notes de frais est une des tâches les plus détestées dans le monde professionnel : à votre avis quelle en est la raison ?

Dans ma vie professionnelle, j'ai souvent dû faire face à la gestion de mes frais professionnels : une tâche que je détestais : chronophage, inintéressante et contre-productive. Les comptables aux-même ont du mal avec les notes de frais. La principale raison à mon avis réside dans le fait que dans une entreprise, que ce soit pour un autoentrepreneur ou pour une multinationale, il y a un frein psychologique avec les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée et qui ne sont pas dans le cœur de métier de l’exécutant. Les notes de frais étant en plus une tâche chronophage, les membres d’une entreprise finissent souvent par ne plus se faire rembourser de petites dépenses ou pire encore par remplir leur notes de frais avec négligence, ce qui peut avoir des conséquences très lourdes pour une entreprise…

D’après vous les nouvelles technologies vont permettre de changer la manière de voir cette tâche ? Va t’on se mettre à aimer remplir ses notes de frais ?

Je n’irais peut-être pas jusque-là (rires). Avec Expensya, je tente de mettre fin à la torture des notes de frais, c’est-à-dire faire en sorte que ce ne soit plus pénible : c’est suffisant je pense. L'objectif est d'utiliser les nouvelles technologies pour transformer ce processus archaïque en un processus simple, intuitif, rapide et mobile : ce qu’on attaque c’est surtout le coté chronophage. Avec le Cloud et le mobile par exemple, tout peut se faire en temps-réel, plus besoin de perdre du temps en déplacements inutiles, les dépenses sont centralisées dans Expensya et un manager peut suivre les dépenses de son équipe, valider et refuser les remboursements et les transférer à la comptabilité ou qu’il soit et en quelques clics : plus de temps perdu en déplacements inutiles : le remboursement se fait beaucoup plus vite et avec moins d’efforts. Un autre exemple simple : avec notre fonctionnalité de Scan Intelligent, on réduit considérablement le temps de la saisie des dépenses grâce à un algorithme intelligent qui à partir d'une photo d'un reçu, remplit vos rapport de dépenses pour vous. Cette fonctionnalité est basée sur un algorithme intelligent de reconnaissance optique des caractères et de catégorisation : plus les utilisateurs scannent des factures et plus Expensya reconnait avec justesse les informations dans les factures : c’est du Machine Learning.

La technologie n’est donc là que pour faire économiser du temps ?

Le gain de temps n’est que la partie la plus visible et la plus directe. N’oublions pas que de nos jours la valeur temps est une ressource essentielle pour une entreprise. Une tâche sans valeur ajoutée voit son temps d’exécution réduit de plus de 75% : cela représente une économie financière, car les membres de l’entreprise récupèrent justement ce temps pour les tâches à réelle valeur ajoutée. On ne voit le coût des notes de frais que dans les valeurs à rembourser, mais on oublie souvent de comptabiliser la valeur temps liée à cela : le temps passé par les employés à remplir leur notes de frais, le temps passé par les managers à valider ces dépense, le temps passé par les comptables à intégrer cela dans la comptabilité de l’entreprise, le temps passé à la vérification, le temps passé pour le remboursement,… quand on calcule tout cela on arrive à des sommes considérables : c’est ce qu’on appelle les coûts de gestion des notes de frais. D’autres facteurs plus difficilement mesurables interviennent aussi, comme la démotivation et l’impact sur l’image interne de l’entreprise. Si on ajoute en plus à cela un contrôle fiscal qui fait surgir de nombreuses anomalies dans la gestion des notes de frais et l’entreprise se retrouve avec une addition très salée.

On sait justement que les fraudes sont nombreuses dans ce domaine : tous les jours la presse décrit un nouveau scandale sur les notes de frais d’une entreprise. Les nouvelles solutions de gestion des frais professionnels comme la vôtre permettent-elles de lutter contre ça ?

Nous fournissons beaucoup d’efforts dans ce sens mais nous ne sommes pas un organisme de contrôle. Nous essayons plutôt de limiter la fraude avec des messages préventifs, des indications et des conseils in-app et des flux de validation construits pour améliorer le contrôle par les responsables. Le but est de ne jamais limiter l’utilisateur mais de simplement lui mettre des « warning ». Nous offrons également des statistiques intelligente en temps-réel : générales pour les responsables et individuelles pour les employés. C’est une logique de Big Data : concentrer toute la data collectée dans Expensya pour donner une vue globale qui permette de repérer les anomalies et surtout d’aider à la prise de décisions. Nous ne luttons donc pas contre la fraude car ce n’est pas notre rôle mais nous permettons à nos utilisateurs de le faire plus efficacement.

La loi oblige à conserver les justificatifs des dépenses remboursées : la dématérialisation totale n’est donc pas possible. N’est-ce pas là un frein à l’utilisation de solutions informatiques ?

La dématérialisation n’est pas un but en soi mais plutôt un moyen qui permet d’arriver à plusieurs fins. Dans notre cas, même s’il faut conserver les justificatifs, notre système permet quand même une plus grande facilité de contrôle, de vérification et de remboursement : Il n’y a pas besoin d’attendre de recevoir le justificatif papier pour procéder à la vérification, à la validation, au remboursement ou à l’intégration en comptabilité. Mais je pense aussi que la loi va continuer à évoluer dans le sens de la dématérialisation : elle est au centre d’un pan de la loi Macron et pourrait apporter des nouveautés du côté des frais professionnels.

Karim Jouini, merci d'avoir répondu à nos questions et rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de Finyear.

© Copyright Finyear. Propos recueillis par la rédaction de Finyear.

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Lundi 11 Janvier 2016
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1.Posté par Karim OUNISSI le 12/01/2016 11:52 | Alerter
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Bonjour,
Solution très bien pensée et ergonomie d'utilisation géniale. Vraiment bravo !

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