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Gestion des frais professionnels en Europe : étude American Express et A.T. Kearney


Aux dépenses liées aux déplacements professionnels des entreprises européennes s’ajoutent des coûts administratifs qui peuvent représenter jusqu’à 34 % de ces dépenses




L’étude American Express & A.T. Kearney sur la gestion des frais professionnels en Europe (European Expense Management Study) révèle que :
- En plus de leurs frais professionnels, les entreprises supportent des coûts de gestion indirects qui en représentent en moyenne 4,6 % (soit l’équivalent de 323 € par voyageur et par an) mais peuvent parfois atteindre jusqu’à 34 %,
- Globalement, les coûts indirects continuent à baisser : de 8 % en moyenne en 1997, ils sont passés à 5,6% en 2003,
- Le traitement des notes de frais et la préparation des voyages sont des processus chronophages mobilisant également des ressources physiques : à eux seuls ils représentent 75 % du total des coûts indirects,
- L’étude confirme la prédominance de l’automatisation et des modèles « alternatifs », comme les services centralisés et l’externalisation, qui occupent une large place dans les pratiques de gestion des frais professionnels,
- L’adoption des meilleures pratiques de gestion des frais professionnels permettrait de ramener les coûts indirects de 4,6 % à 2,1 %. Cela équivaut à une économie de 25 euros pour chaque millier d’euros dépensé, soit une baisse de 54 % des coûts indirects.

Les entreprises européennes passent à côté d’économies significatives sur la préparation, la réservation et la gestion de leurs déplacements d’affaires, révèle l’étude effectuée par American Express et A.T. Kearney sur la gestion des frais professionnels en 2008 (American Express & A.T. Kearney Expense Management Study 2008). En moyenne, les entreprises consacrent 4.6 % de leurs frais professionnels aux coûts de gestion indirects. Bien que ces derniers aient sensiblement diminué depuis dix ans, on constate qu’il reste une marge d’amélioration très nette quand on s’aperçoit qu’ils peuvent atteindre jusqu’à 34 % dans certains cas.

L’étude 2008 d’American Express et A.T. Kearney sur la gestion des frais professionnels en Europe mesure les performances et les meilleures pratiques de soixante-six entreprises européennes de différents secteurs d’activité. Ensemble, ces entreprises dépensent annuellement plus de 2,6 milliards d’euros de frais professionnels, dont près de 85 millions d’euros sont consacrés à leur gestion administrative.

Depuis la précédente édition de l’étude en 2003, les entreprises ont réduit leurs frais de gestion indirects, passés de 5,6% de l’enveloppe totale des frais professionnels à 4,6% en 2008. C’est-à-dire que pour chaque millier d’euros dépensé en billets d’avions, notes d’hôtel et de restaurant et locations de voiture, 46 euros supplémentaires sont alloués aux coûts de traitement. Or, en adoptant les méthodes de travail les plus efficaces, les entreprises peuvent abaisser leurs coûts de traitement à 21 euros pour 1 000 euros de frais professionnels directs, soit une réduction de 54 % des coûts indirects.

Ainsi, si l’on considère les quatre grands postes de gestion des frais professionnels – Préparation des voyages (organisation et réservation), Avances de trésorerie, Facturation centrale et Notes de frais – le potentiel d’économies réalisé grâce à l’adoption de méthodes optimisées s’échelonne de 47 % à 87 %. A eux seuls, le traitement des notes de frais et l’organisation des voyages représentent 75 % du total des coûts indirects.

La nature cachée des frais administratifs liés aux déplacements professionnels – les dépenses indirectes supportées par une entreprise chaque fois qu’un de ses salariés réserve un voyage, reçoit une avance en liquide ou présente une note de frais – ne permet pas d’identifier facilement les économies potentielles », observe Karen Penney, directrice du Département Business Solutions d’ American Express. « Même si les entreprises européennes ont, en moyenne, continué à réduire les coûts administratifs de leurs déplacements professionnels en gagnant un point dans les cinq dernières années, il est encore possible de réaliser des économies si l’on s’appuie sur les meilleures pratiques ».

Et de noter : « Dans le climat économique actuel, qui incite les directeurs financiers à toujours rechercher des moyens de réduire le coût des déplacements professionnels, les entreprises devraient examiner à la loupe les processus de ‘back office’ souvent peu efficaces et trop nombreux. En identifiant les postes au sein desquels les entreprises peuvent faire des économies de temps et d’argent, cette étude met en évidence des solutions appropriées à l’aide d’exemples de meilleures pratiques. »

L’application de la politique de voyages

La première étape vers la maîtrise des frais professionnels est la mise en œuvre d’une politique de voyages centralisée ; 88 % des personnes interrogées ont indiqué avoir mis en place une telle politique sous forme écrite. Dans les entreprises concernées, le taux de respect de ces directives atteint en moyenne 85 % pour l’ensemble des catégories de dépenses, les niveaux les plus élevés étant relatifs aux mobiles (99 %) et les plus bas aux hôtels (71 %). Il est encourageant pour les entreprises les plus disciplinées de constater que leur comportement tend à diminuer ces coûts de 41 %.

Assurer le suivi et le respect des politiques de voyages centralisées n’est pas chose facile ; pour y parvenir, les entreprises ont recours à des méthodes et systèmes variés. Les plus répandus sont :
- le recours à des fournisseurs référencés (89 %),
- l’autorisation préalable des dépenses (85 %),
- l’utilisation d’une agence de voyage (85 %),
- l’automatisation du traitement des frais de déplacement qui permet de repérer les usages et les dépenses hors politique, même si seules 21 % des entreprises interrogées surveillent de cette manière le respect des règles fixées,
- des contrôles ponctuels à posteriori sur les notes de frais réalisés par 73 % des entreprises, ce qui n’empêche pas pour autant la dépense. Les contrôles ponctuels peuvent aider à cibler les dépenses hors politique, à conduire une action corrective ainsi qu’à en réduire le poids administratif.

Externaliser pour délivrer un meilleur service

Pour la première fois, l’étude 2008 s’est penchée sur l’incidence des modèles économiques alternatifs tels que l’externalisation et la délocalisation, sur les dépenses indirectes liées aux frais professionnels. Et les résultats semblent indiquer que les entreprises tirent enfin profit de ces formules. Plus de la moitié des entreprises interrogées (59 %) utilisent une forme ou une autre de service centralisé pour au moins l’un de leurs processus de gestion des frais professionnels, et 45 % ont recours à l’externalisation.

Globalement, les entreprises sont désormais plus nombreuses à utiliser la facturation centralisée : 90 % des entreprises interrogées en 2008 ont opté pour cette formule contre 83 % en 2003. C’est même l’un des moyens les plus fréquents de recours à un service centralisé : 44% des entreprises utilisant un système de facturation centralisé le font au travers d’un service centralisé. Pour ces entreprises, l’économie sur les coûts peut être sensible et réduite jusque 44% par opération facturée de façon centralisée.

L’intégration de la facturation centralisée à une solution d’automatisation des frais progresse fortement, puisque 41 % des entreprises interrogées la pratiquent aujourd’hui contre 19 % en 2003. Un chiffre qui s’explique par le fait qu’un tiers des entreprises interrogées font aussi appel à des services centralisés pour le traitement des notes de frais. Elles ont ainsi pu réduire de 68 % le coût de ce traitement (de 7,75 euros à 2,38 euros) grâce aux économies d’échelle et éventuellement à la délocalisation.

Au total, 23 % ont choisi une implantation délocalisée pour leurs services centralisés ou leur fournisseur externalisé, l’Inde, la Pologne et l’Irlande étant les emplacements les plus souvent choisis. Mais l’étude révèle aussi que l’externalisation ne s’applique pas à certaines entreprises, comme en témoignent 17 % des entreprises qui ont dû rapatrier en interne certaines activités faute d’une qualité de service suffisante et ayant dû réviser leur ratio coût/bénéfice initiaux.

L’essor de l’automatisation

Les résultats de l’étude démontrent l’importance croissante de l’automatisation et ses effets sur les pratiques de gestion des frais de déplacement. L’étude 2008 constate une amélioration significative de l’automatisation du traitement des notes de frais par rapport à 2003, avec notamment l’utilisation des systèmes ERP. Ainsi, l’automatisation du traitement des notes de frais peut entraîner une réduction du coût unitaire allant jusqu’à 50 %. Et les entreprises qui obtiennent les meilleurs résultats ont mis en place des systèmes de gestion des frais totalement automatisés en les intégrant à ceux des RH et des finances. Le nombre d’entreprises alimentant directement leur système de notes de frais avec les relevés des cartes de paiement professionnelles est aussi en progression passant de 27 % seulement il y a cinq ans à 47 % aujourd’hui.

…et des outils Hi-Tech

L’utilisation croissante des technologies a aussi eu un effet sur le processus de réservation des voyages. Des améliorations des coûts considérables ont été réalisées au cours des cinq dernières années grâce aux progrès des outils de recherche sur internet et de la réservation en ligne. Ainsi, 59% des entreprises utilisent des outils de réservation automatique, qui ont rendu autonomes de nombreux voyageurs. Il est possible de parvenir à de meilleures pratiques dans ce domaine en éliminant les autorisations préalables au profit d’une validation des déplacements par un système de réservation en ligne ou par un agent de voyage.

Les caractéristiques des entreprises vertueuses

L’étude montre que les entreprises appliquant les meilleures pratiques présentent les six caractéristiques suivantes :
- Elles définissent clairement et communiquent leurs politiques de voyages et leurs règles de mise en application,
- Elles collaborent avec leurs fournisseurs (par ex. émetteurs de cartes, agences de voyage, etc.) et mobilisent leurs moyens pour optimiser leurs processus et en tirer un maximum de bénéfices,
- Elles investissent dans l’automatisation et connaissent un taux élevé d’adoption des outils et d’utilisation des systèmes,
- Elles centralisent les activités administratives via un service centralisé et/ou externalisent les activités périphériques en les confiant à un tiers pour réaliser des économies d’échelle et bénéficier de compétences spécialisées,
- Elles privilégient autant la satisfaction des utilisateurs que la réduction des coûts,
- Elles exploitent les informations de gestion pour affiner et améliorer sans cesse les processus, optimiser la visibilité des dépenses, maîtriser les dépenses directes et s’en servir comme base de négociation avec les fournisseurs.

« Dans le climat économique actuel, la pression pour réduire les coûts et améliorer la productivité est extrême », souligne Karen Penney. « Rationaliser des processus de « back office » et réaliser des économies sur les coûts administratifs des frais professionnels devrait être à la portée de n’importe quelle société, de nos jours. Compte tenu des progrès accomplis par les entreprises européennes depuis la précédente édition de cette étude en 2003, nous nous attendons à de nouvelles avancées et à un grand mouvement vers des comportements de meilleures pratiques avant 2013. »

« Jusqu’à présent, les entreprises se sont beaucoup penchées sur la maîtrise des coûts directs. Désormais, ce sont les coûts indirects qui représentent les nouveaux gisements d’économies potentielles » conclut Marc Clatot, Vice Président Cartes Entreprise et Client Internationaux Europe.

RECAPITULATIF DES MEILLEURES PRATIQUES PERMETTANT DE REDUIRE LES COUTS DE TRAITEMENT (jusqu’à 54%) SUR LES 4 GRANDS POSTES DE GESTION DES FRAIS PROFESSIONNELS

PREPARATION DES VOYAGES (POLITIQUE ET ORGANISATION)
POLITIQUE DE VOYAGES (Chapitre 2)

- Politique de voyages internationale (centralisée) avec annexes locales.
- Politique de voyages écrite unique (document électronique ou papier) facilement accessible à tous les salariés, par l'intranet par exemple.
- Fournisseur de carte unique imposé.
- Recours obligatoire aux fournisseurs référencés et aux tarifs négociés.
- Application automatisée de la politique de voyages; intégrée aux outils et systèmes (ex : systèmes de réservation et de traitement des notes de frais).
- Adoption d’outils qui génèrent des données d'analyse des dépenses en temps réel pour un suivi détaillé du respect de la politique de voyages.


ORGANISATION DE VOYAGES (Chapitre 3)
- Pas d'autorisation préalable au voyage, sauf circonstances exceptionnelles (voyage dans des pays à haut risque, voyage complexe, etc.).
- Pour la majorité des réservations (en particulier pour les voyages simples), utilisation de l'outil de réservation en ligne self-service relié à l'agence de voyages.
- Outil de réservation en ligne directement connecté à l'agence de voyages pour une automatisation partielle des réservations complexes, des modifications et annulations, ce qui évite les contacts téléphoniques.
- Les contacts téléphoniques restent possibles pour les changements d'itinéraires en cours de voyage, lorsque le voyageur n'a pas accès à l'outil de réservation en ligne.
- Émission de billets électroniques en self-service via l'outil de réservation en ligne.
- Politique de voyages « intégrée » aux outils de réservation via les options disponibles.

AVANCES EN ESPÈCES (Chapitre 4)
- Aucune avance en espèces via l'entreprise.
- Les voyageurs sont autorisés à retirer des espèces à un distributeur automatique avec des cartes corporate à facturation individuelle.
- Les avances permanentes ne sont attribuées que lorsque la sécurité, l'éloignement ou les bas niveaux de salaires en font une nécessité.

FACTURATION CENTRALISÉE (Chapitre 5)
- Imputation de toutes les dépenses sur des cartes corporate
- Utilisation de cartes corporate à facturation individuelle
- Facturation centralisée réservée aux employés intérimaires, aux personnes voyageant rarement, aux invités, etc, via une carte logée.
- Utilisation de solutions de paiement dématérialisées pour rationaliser les flux et optimiser les économies.

NOTES DE FRAIS (Chapitre 6)
- Formulaires de notes de frais automatisés pré-remplis avec les données relatives aux dépenses (ex : à partir du système de réservation de voyages, de la carte corporate et/ou de la carte logée).
- L'outil de notes de frais incorpore les paramètres du système des ressources humaines comme la hiérarchie d'approbation, les plafonds de dépenses et le centre de coûts des collaborateurs.
- Transmission électronique (seuls les reçus sont remis sous forme papier).
- Les reçus sont scannés ou des codes barres leur sont attribués pour les associer à la note de frais. Ils peuvent être consultés en ligne et faire l'objet d'un archivage numérique.
- Les données de la note de frais sont intégrées directement dans le système comptable.
- Avertissements automatiques en cas de non respect de la politique de voyages.
- Audits ponctuels de 10 à 20% des notes de frais (100% pour les collaborateurs “à problème”).
- Approbation par un responsable uniquement lorsque des exceptions / frais hors normes sont identifiés par le système ou l'équipe d'audit ; 100 % d'approbations pour les collaborateurs “à problème”.
- Les niveaux d'approbation et d'audit sont régulièrement revus.
- Le remboursement des frais est entièrement automatisé et indépendant du système paye mensuel.

N.B. American Express a mené cette étude en partenariat avec A.T. Kearney impliquant soixante-six multinationales et grandes entreprises nationales implantées en Europe ayant répondu à un questionnaire en ligne détaillé sur leurs pratiques de gestion des frais professionnels.
- Pays représentés : Allemagne, Belgique, Espagne, Finlande, France, Italie, Pays-Bas, Royaume-Uni, Suède, Suisse
- Industries représentées : biens de consommation, énergie et services publics, services financiers et services aux entreprises, informatique et télécommunications, industries manufacturières et pharmacie
- L’étude couvre les quatre processus principaux constituant le processus de gestion des frais professionnels : Préparation des voyages (organisation et réservation du voyage), Avances de trésorerie, Facturation centrale et Notes de frais. Elle s’intéresse aussi aux politiques de voyages et aux modèles « alternatifs » (centres de services partagés, délocalisation et externalisation).

Pour chacun des processus ci-dessus, trois niveaux de performances de référence ont été distingués : ‘Meilleure performance’, ‘Performance moyenne’ et ‘Moins bonne performance’.

Bien que l’échantillon étudié se compose principalement de grandes entreprises et de multinationales, l’expérience indique que les principaux résultats sont valables pour tous les segments.

American Express Corporate Services
American Express Company est un groupe international présent dans le voyage et les services financiers. Fondé en 1850, il occupe des positions de premier plan sur le marché des cartes de paiement et de crédit, des chèques de voyage, de la gestion de l’épargne, des produits de placement, de l’assurance et de la banque internationale. Via sa branche Global Corporate Services, la société compte près de 70% des sociétés classées au palmarès Fortune 500, ainsi que plus de 10000 PME.
www.americanexpress.fr/corporate

Vendredi 23 Mai 2008
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1.Posté par Sharon le 25/06/2008 16:19 | Alerter
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En France, on surévalue plus souvent les notes de frais qu'en Angleterre ou aux Etats-Unis.
Les notes de frais sont un vrai cauchemar!
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