CFO-news : François Pichon bonjour, vous êtes Directeur Marketing Open Text Southern Europe. Selon Open Text, la dématérialisation de factures est bon moyen d’optimiser sa gestion de trésorerie, en temps de crise. Pouvez vous nous en dire plus sur ce sujet ?
François Pichon : Entre les actuelles baisses de chiffre d’affaires et le durcissement de l’accès au crédit, les besoins en trésorerie s’avèrent particulièrement critiques pour les entreprises. Elles doivent avoir un contrôle complet sur les flux sortants afin d’être en mesure de réduire leurs coûts. En effet, un système de comptabilité fournisseurs inefficace peut occasionner une mauvaise gestion des échéances, des retards de paiement, ainsi que des frais et des escomptes de caisse sur factures manquées. Il est donc essentiel de regarder au plus prêt sa compatibilité fournisseurs et de prendre conscience de la valeur stratégique qu’elle peut apporter à l’entreprise. Pourtant, dans 90% des cas, le traitement des factures est effectué au moyen de processus manuels basés sur le papier...

Quels sont les atouts d’un système de gestion électronique des factures ?
La valeur ajoutée d’un système de gestion électronique des factures n’a jamais montré autant d’atouts qu’à l’heure actuelle. Il y a quatre raisons à cela :
- il offre les moyens d’un contrôle bien plus précis des flux de trésorerie. Les solutions automatisées permettent en effet de centraliser les informations, d’assurer la traçabilité des factures et donc de mieux gérer les liquidités sortantes.
- il permet également de négocier des clauses de paiement avantageuses. Le temps moyen de traitement des factures passe en effet d’environ trois semaines en cas de traitement manuel à maximum un à deux jours avec une solution automatisée. Les entreprises ont donc la possibilité de négocier des taux moins élevés en échange d’un paiement rapide. Pour une société pesant 5 milliards de dollars, une remise de 2% pourrait se traduire en une économie de liquidités de plusieurs millions de dollars sur une période d’un an, soit une compensation d’une baisse de chiffre d’affaires substantielle.
- il aide les entreprises à finaliser leurs rapports financiers rapidement et avec précision, ce qui stimule la confiance des prêteurs et investisseurs.
- et il contribue à faire diminuer les coûts opérationnels. Des économies de l’ordre des 60% sont possibles en supprimant la saisie manuelle de données et en optant pour la lecture et reconnaissance automatique de documents. D’autres économies sont encore possibles en passant sur un modèle de services partagés permettant d’effectuer des paiements réguliers, sans erreur.

Autre élément en faveur de ce type de système : il fournit aux entreprises les indicateurs nécessaires pour améliorer leurs processus et règles métier afin de réduire les exceptions.

Quelle est l’offre d’Open Text en matière de dématérialisation des factures ?
Open Text est leader sur le marché des solutions de traitement des factures dans les environnements SAP et Oracle. Ces solutions sont proposées dans le cadre de sa suite Open Text ECM. Elles permettent d’automatiser le processus de traitement des factures fournisseurs afin de garantir un délai de traitement minimal, de diminuer significativement le coût de traitement par factures, pour une efficacité maximale et une affectation optimale des ressources du département Finance.

Vous intervenez d’ailleurs sur ce sujet lors du SAP World Tour les 2 et 3 juin prochains au Parc des Expositions (Hall 1) de la Porte de Versailles ?
Oui, nous animerons à cette occasion 2 ateliers:
Le premier avec SAP sur le thème « SAP Invoice Management by Open Text : Numériser et optimiser le cycle de réconciliation des factures », le 2 juin de 13h30 à 14h15 et le 3 juin de 11h30 à 12h15.
Le second avec Atos Origin sur le thème « SAP SRM 7.0 et SAP Invoice Management by Open Text : Du sourcing à la dématérialisation de factures pour la mise en œuvre d’une vraie stratégie d’achats », le 3 juin de 15h à 15h45.

www.opentext.com

François Pichon, je vous remercie et vous donne rendez-vous très prochainement dans un nouveau numéro de CFO-news.