L’archivage des contenus électroniques à vocation probatoire, un projet stratégique

Stratégique : c’est ainsi qu’est jugé l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire par 59% des décideurs interrogés par MARKESS International. La progression inexorable du numérique dans les entreprises et administrations impose, au‐delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, au même titre que sont conservés les documents au format papier. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus auxquels une vocation probatoire peut être attachée.

Factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets… il existe en effet de nombreux documents, désormais au format numérique, devant soit satisfaire à des obligations légales et réglementaires en matière de conservation, soit pouvoir être opposables à des tiers en cas de litiges. Pour ces contenus électroniques dits à « vocation probatoire », il s’agit alors de recourir à un dispositif d'archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique ou reconnue par des tiers.

En filigrane apparaissent inévitablement la notion de risque associé au non‐respect des règles de conservation et l’anticipation de l’absence de preuve. Contrôle fiscal, audit, procès, perte de données stratégiques…, les conséquences de tels événements peuvent rapidement se révéler désastreuses pour une entreprise n’ayant pas (correctement) archivé ses contenus électroniques sensibles. Le véritable enjeu de ces projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire repose bel et bien sur le coût du risque… Pourtant, la gestion de risque ne semble pas encore si évidente à déterminer pour l’ensemble des décideurs contactés pour cette étude.

Des projets aux mains des DSI… portés cependant par de réels enjeux métiers

Si 77% de ces décideurs assimilent bien l’archivage électronique à l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, 23% en ont encore une image toute autre, l’apparentant davantage à des pratiques de sauvegarde, voire de stockage… Une vision résolument réductrice et éloignée des enjeux des décideurs métiers en matière de conservation. Dans l’étude menée par MARKESS International, il apparaît en effet que, pour les directions générales et les directions métiers (DAF, vente/relation client, production, RH, etc.), le projet d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire est avant tout dicté par une analyse des risques encourus en cas de non présentation du contenu original. De leur côté, les décideurs informatiques interrogés semblent plus être les garants des problématiques sécuritaires, normatives et économiques de ces projets.

La DSI arrive par ailleurs largement en tête des acteurs jouant un rôle majeur dans la décision d’investir dans un projet d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire avec 82% des décideurs qui lui reconnaissent ce rôle, loin devant les directions métiers (55%). Le choix des solutions d’archivage électronique est donc inévitablement influencé par la vision « informatique » de l’archivage, mais aussi par l’existant de l’entreprise en matière de gestion de l’information. Pour autant, ce choix ne répond pas nécessairement aux attentes des équipes fonctionnelles… Aussi, comme le souligne Hélène Mouiche, Analyste Senior, responsable de l’étude chez MARKESS International, « avec des projets d’archivage électronique encore fortement conduits en silo et la présence d’offres en mode SaaS sur le marché, il n’est pas rare de voir plusieurs solutions d’archivage cohabiter au sein d’une même entreprise, chacune gérant différentes natures de flux et de contenus électroniques ».

Un marché reposant sur des expertises complémentaires

En 2012, le segment des logiciels et services IT associés à l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire devrait peser 125 millions d’euros en France selon MARKESS International. Avec un taux de croissance estimé à +19% entre 2011 et 2012, ce marché promet des perspectives intéressantes pour les acteurs s’y positionnant. Aussi, les offres émanent de prestataires aux profils très divers : les acteurs résolument tournés vers l’archivage, les fournisseurs porteurs d’une offre plus globale de gestion de contenus et de documents, sans oublier les fournisseurs de briques de confiance, indissociables de la notion de vocation probatoire. Cette variété d’offres n’est pas sans accentuer la complexité associée à de tels projets (preuve en est du réel besoin en accompagnement et en assistance à maîtrise d’ouvrage exprimé par les décideurs interrogés), ni même le flou ressenti par les décideurs face aux terminologies utilisées, à l’image de celles autour de la notion de coffre‐fort. Il est à souhaiter que la parution prochaine de la norme AFNOR NF Z 42‐020 relative aux spécifications fonctionnelles d’un composant « coffre‐fort numérique » contribue à éclairer les entreprises, d’autant plus que l’un des critères de choix majeurs d’une solution d’archivage électronique repose sur les normes respectées…

Pour accéder à la synthèse des résultats : http://bit.ly/markessREFARCHPROB
Référentiel de Pratiques : Archivage de contenus électroniques à vocation probatoire.

Cette étude a été conduite par MARKESS International avec le soutien de :
Arcsys Software, Cecurity.com, Cimail Solutions, Docapost DPS, IBM, STS Group et Tessi.
MARKESS International remercie Reed Expositions, partenaire de cette recherche pour le relais des questionnaires et organisateur du Salon Documation (21&22 mars 2012 – CNIT Paris La Défense).

Exemples de projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire

Ce communiqué porte sur l’étude de 150 pages publiée en mars 2012 par MARKESS International : Archivage de contenus électroniques à vocation probatoire – Approches & perspectives 2014 La méthodologie suivie pour réaliser cette étude de plus de 150 pages de données détaillées repose sur des interviews réalisées de décembre 2011 à février 2012 auprès de 105 décideurs au sein d’entreprises privées et d’organisations publiques. Par ailleurs, 26 prestataires accompagnant les organisations dans leurs projets ont aussi été interrogés parmi lesquels :

MARKESS International est une société d’études spécialisée dans l’analyse des marchés et des stratégies de modernisation des entreprises et administrations avec les technologies du numérique. Etabli à Washington, D.C. et à Paris, MARKESS International a pour mission d'aider tant les maîtrises d’ouvrage à mieux comprendre et tirer parti des technologies de l’information que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés. Depuis 2002, forte de ses expériences et de son savoir‐faire dans le domaine de l’administration électronique aux USA et de ses connaissances des impacts des nouvelles technologies sur les entreprises privées, MARKESS International a lancé une practice dédiée à l’analyse des marchés de l’administration et du secteur public.

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