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Facturation électronique : les autorités françaises donnent le ton


A partir de janvier 2017, les grandes entreprises fournisseurs de l’état français, des collectivités locales et des institutions publiques devront adresser leurs factures au format électronique (1).




Markus Hornburg
Markus Hornburg
Viendra ensuite le tour des entreprises de taille moyenne en 2018, des petites entreprises en 2019 et des très petites entreprises en 2020. Dès à présent, chaque entreprise peut décider d’anticiper et d’adopter une solution de facturation Saas en amont des obligations futures. Une nouvelle étape d’envergure vers la transformation digitale des organisations en France...

Markus Hornburg, vice-président en charge de la conformité au sein de Coupa Software, propose d’analyser cette tendance qui va au-delà de nos frontières, et de présenter les enjeux et challenges de la facture électronique d’un point de vue pratique et légal.

On désigne par facturation électronique ou e-Invoicing, le processus de transmission des données de facturation de l’application comptable du fournisseur au système ERP de l’acheteur, de façon totalement dématérialisée et en totale conformité avec la loi. Une thématique qui figure à l’agenda des sociétés du privé depuis environ 15 ans. Avec la première législation adoptée en ce sens en Suisse, autorisant le remplacement des factures au format papier par des factures électroniques, les avantages potentiels pour les entreprises ont commencé à devenir visibles. Mais les choses prennent plus de temps pour les Etats membres de l’UE et l’administration de l’UE à Bruxelles. L’absence de cadre légal a compliqué la tâche des entreprises qui aspiraient déjà à adopter la facturation électronique. Et aujourd’hui encore, la fragmentation et la nationalisation des cadres juridiques régissant les pratiques de facturation électronique, e-Invoicing, et d’archivage électronique, e-Archiving, compliquent la mise en œuvre réussie de ces processus tournés vers l’avenir.

Les deux Directives de Bruxelles (2), à transposer dans les lois nationales, obligent les entités du secteur public des 28 pays membres de l’UE à adopter les processus de gestion électronique des achats, e-Procurement, et de facturation électronique. Malgré des tentatives désespérées pour consolider les obligations et créer un cadre paneuropéen qui permettrait à tous les participants du marché commun de faire des affaires par-delà les frontières, il faut constater que la réalité est tout autre et que les approches nationales de cette question continuent de prévaloir.

L’Etat français suit à présent l’exemple des gouvernements espagnols, italiens et portugais qui ont mis en œuvre la facturation B2G obligatoire. En pratique, cela signifie que tout fournisseur qui souhaite adresser une facture au gouvernement français devra dorénavant le faire de façon électronique. La question est de savoir s’il existe une façon simple de s’y prendre pour les fournisseurs. En Italie et en Espagne, les fournisseurs qui avaient déjà adopté l’e-Invoicing dans le secteur privé ont été déroutés par les contraintes techniques totalement différentes imposées par les gouvernements.

Dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie de 2008, l’Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE), une agence indépendante rattachée au ministère des Finances et des Comptes publics, avait développé en 2012 un système (Chorus) pour la réception et la gestion des factures électroniques. Mais faute d’obligation contraignante pour les entreprises, le système n’a traité que 400 000 factures en 2014, pour un total de 4 millions de factures reçues par le Gouvernement. Avec l’extension de la disposition à tout le secteur public et l’obligation pour les entreprises d’utiliser ce système Chorus, on parle aujourd’hui de 100 millions de factures et de 80 000 entités publiques concernées.

Mais il n’existe pas réellement de dénominateur commun à tous les états membres de l’UE et l’analyse des exigences françaises tend vers une nouvelle approche nationale. Pour garantir la réussite de la transition du secteur public français, le Gouvernement devra veiller à communiquer clairement les consignes aux fournisseurs et à ne pas trop dévier des obligations qu’observent déjà les fournisseurs dans le secteur privé.

La facturation électronique se pratique en France depuis plusieurs années, et il n’est pas exagéré de préciser que la France figure parmi les marchés les plus matures en Europe en matière d’e-Invoicing. Il existe toujours des différences d’approche de la dématérialisation des factures papier. Certains suivent le principe EDI et d’autres envisagent même les technologies OCR appliquées aux processus d’e-Invoicing. En réalité, le secteur privé est bien plus avancé dans l’utilisation des factures électroniques alors que le secteur public n’en est encore qu’aux prémices de l’adoption de processus modernes de gestion des achats et de facturation.

Comprendre la structure des coûts aujourd’hui pour préparer les économies de demain

L’e-Invoicing prend tout son intérêt dans le contexte de changement dans lequel il s’inscrit. Pour tirer profit des processus électroniques, il faut accepter d’opérer une réelle transformation digitale. Calquer les documents électroniques sur les processus papier préexistants ne donnera pas de bons résultats. Les critères de réussite d’une stratégie de facturation se fondent sur la rapidité de traitement, les garanties de livraison, le paiement dans les délais, la réalisation plus rapide d’audits qui reviennent moins cher, etc. Il est possible de chiffrer l’amélioration à condition de connaître le détail des coûts du processus en place.

Autrement dit, il est important de connaître le coût actuel par facture pour estimer le potentiel d’économies par facture et pouvoir considérer le projet de transition comme une réussite. Ainsi, je recommande vivement d’estimer en premier lieu le coût réel actuel. Ensuite, il convient de fixer le périmètre du projet. Vers quel objectif tendez-vous ? Est-il possible de quantifier l’objectif d’économie réalisable ? Avez-vous le soutien de toute l’organisation ? La réussite du projet sera en effet compromise si la direction des achats ne s’implique pas dans le projet.

Veillez également à bien connaître votre base de fournisseurs, ce qui suppose de pouvoir analyser des données fiables. Les projets d’adoption de l’e-Invoicing sont une occasion d’épurer les données de référence des fichiers fournisseurs. Et enfin, communiquez, communiquez, communiquez. La plupart des projets échouent car les objectifs ne sont pas communiqués clairement, ni en interne, ni à l’extérieur. Si personne ne comprend ce que vous essayez de faire, personne ne vous aidera à parvenir à vos fins.

La réussite de tout projet d’e-Invoicing dépend ainsi du soutien de tous les services qui participent au bon fonctionnement des processus métier de l’entreprise. Du fait de l’impact des projets d’e-Invoicing sur les services des finances, ils sont normalement sous la supervision du directeur financier. Celui-ci collaborera avec la direction des achats pour garantir la fluidité de communication à la base des fournisseurs et, dans le meilleur des scénarios, la responsabilité du projet et de sa réussite sera confiée à un responsable du processus global. Cette personne, désignée par la direction, sera responsable de mener le projet à bien, de veiller à ce que l’ensemble des objectifs fixés soient tenus et de rendre compte régulièrement des avancées du projet à ses supérieurs.

Les aspects juridiques ont été clarifiés en France il y a des années, si bien qu’aucune entreprise ne devrait craindre l’adoption d’un processus d’e-Invoicing. D’un point de vue technique, il y a également quelques aspects à considérer. Je recommande de s’adjoindre les services d’un tiers pour encadrer le déploiement de la solution d’e-Invoicing auprès des fournisseurs. En tant que partie externe, ce partenaire se chargera des contrôles de conformité des factures, avant même que les données soient rentrées dans le système ERP. Ces contrôles combinés à des workflows de validation savamment organisés et à des mécanismes d’attribution des codes fiscaux s’inscrivent dans un process Compliance-as-a-Service et allègent les pressions d’introduction de l’e-Invoicing côté acheteur et côté fournisseur.

Enfin, j’encourage aujourd’hui toutes les parties (autorités de l’état, fournisseurs, consultants…) à répliquer les meilleures pratiques acquises dans le privé pour les appliquer dans le cadre de la réglementation européenne. La société dans laquelle j’évolue a notamment mis en œuvre un processus très strict dit de Compliance-as-a-service. Nous travaillons main dans la main avec PwC France pour rendre notre application conforme aux réglementations françaises du code général des impôts (CGI). PwC valide notre documentation de conformité pour chaque pays, et, c’est une première sur le marché, teste notre solution pour valider, au-delà de la documentation, que notre système a bien été conçu selon les préconisations des réglementations françaises. Nous sommes convaincus que c’est ainsi que devrait procéder tout fournisseur de services d’e-Invoicing pour apporter une réelle valeur ajoutée à toutes les organisations.

(1) http://www.economie.gouv.fr/vous-orienter/numerique/secteur-public-facture-electronique-obligatoire-en-2017
(2) Directives 2014/24/EU et 2014/55/EU

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Mardi 19 Juillet 2016
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