Dans un univers concurrentiel accru et un contexte économique tendu, les politiques voyages se sont généralisées et s’appliquent désormais à l’ensemble de la société et de ses filiales. Ainsi les TMC sont de plus en plus sollicitées par les entreprises qui les considèrent comme de véritables partenaires. « Au delà de son coût, le voyage d’affaires représente une dépense stratégique pour l’entreprise et la mission de la TMC est de les aider à optimiser leur retour sur investissement » déclare Régis Chambert, Vice-Président et Directeur Général France-Benelux-Italie-Espagne d’American Express Business Travel.

La globalisation des politiques achats
Dans un contexte de concentration des acteurs, les entreprises s’adaptent et obéissent à des logiques de consolidation de leurs négociations, selon leur implantation qu’elle soit locale, régionale ou multinationale.

71% des entreprises déclarent négocier leurs accords sur un plan international :
Avec en tête, l’aérien à 76%,
66% pour l’hôtellerie
65% pour la location de véhicule
Le rail reste pour l’instant, la seule exception à cette internationalisation. Cependant, cette activité actuellement locale, devrait également suivre cette tendance dès l’ouverture du marché à la concurrence européenne.

L’élargissement des politiques voyages à de nouveaux domaines
Si l’on assiste au renforcement des politiques voyages, en particulier sur le contrôle (+20 points) et la limitation des dépenses (+5 points), une ouverture à de nouveaux domaines comme la sécurité et l’environnement se dessine également.

La sécurité affiche en effet plus de 8 points d’augmentation par rapport à 2007. En complément de la nécessité de prendre en charge la sécurité de leurs collaborateurs pendant leurs voyages, les entreprises sont aujourd’hui questionnées sur leur bilan environnemental. 30 % d’entre elles prennent en considération cette problématique au sein de leur politique voyages :
- En préférant prendre le train (76%),
- En louant des voitures ayant des consommations réduites (34%) (« flottes vertes »),
- Via des mesures plus complexes de choix d’appareils moins consommateurs de carbone, d’hôtels ayant adopté une politique de recyclage, ou encore de location de véhicules hybrides. A ce titre d’ailleurs, les pays nordiques sont de véritables précurseurs.

En complément de ces actions vers les fournisseurs, et au-delà des politiques internes de restriction du nombre de déplacements ou de voyageurs, les entreprises mettent en avant pour 62% d’entre elles l’utilisation de la visioconférence. Ici encore, l’Europe du Nord est en tête (Pays-Bas, les pays nordiques et l’Allemagne).

Une tendance dans laquelle les TMC et notamment American Express interviennent : « Favoriser la sécurité, et respecter l’environnement font partie du rôle de Conseil de l’agence, qui sera de plus en plus évaluée sur sa capacité à assister les entreprises dans la gestion de ces problématiques. 28% d’entre elles intègrent déjà ce critère environnemental » souligne Régis Chambert.

La généralisation des procédures, outils de suivi et de contrôle des politiques voyage
A l’instar des PVE, les procédures de contrôle se généralisent pour plus de 90% des entreprises interrogées.

En effet, autre indicateur de la maturité des entreprises européennes dans ce domaine, la demande accrue de rapports « pré-trip » : les TMC fournissent aux entreprises une prestation de conseil visant à analyser les déplacements et l’application de leurs accords, en amont du voyage.

Mais de manière plus traditionnelle, les sociétés plébiscitent également des solutions de reporting « post-trip » et d’analyse de leurs contrats.

A ce titre, la TMC joue un rôle prépondérant dans la consolidation des données, les entreprises préférant de loin externaliser ce genre de demande (88%) plutôt que de les confier à l’interne (49%) ; pour les budgets voyages supérieurs à 20M€ annuel, le recours à la TMC est incontournable (100% des entreprises).

En parallèle, le renforcement de la politique voyages des entreprises et la mise en place d’outils de mesure et de contrôle s’accompagnent de mesures limitant l’autonomie des collaborateurs pour leurs dépenses de voyages ; ainsi, 51% leur accordent une autonomie partielle pour les dépenses qu’ils engagent.

Et si l’aérien, le rail et la location de voitures s’avèrent être des postes bien maitrisés, les dépenses d’hôtellerie, de restauration et les prestations terrestres (séminaires, taxis…) sont beaucoup moins bien identifiées par les entreprises.

L’évolution des outils de réservation
Les TMC sont aussi reconnues pour les solutions concrètes qu’elles apportent dans le cadre de l’application et du respect de la politique voyages à travers des outils de réservation en ligne, les SBT² : 57% des entreprises déclarent les utiliser, un chiffre porté à 78% lorsqu’on s’adresse aux entreprises disposant d’un budget voyages conséquent.

Les TMC jouent, à ce sujet, un rôle crucial à la fois de conseil et d’assistance dans la mise en œuvre, puisqu’elles gèrent le déploiement de l’outil pour 84% des répondants.

Autre évolution majeure concernant les SBT, l’intégration de nouvelles fonctionnalités facilitant la gestion des ordres de mission en amont de la réservation - et le traitement des notes de frais en aval du voyage.

Cependant, alors que l’utilisation des SBT se généralise, la performance de ces outils est également mesurée au même titre que les autres prestations des TMC selon différents critères (ratios de réservation, taux d’application de la politique voyage…). Néanmoins, l’accès à un prix compétitif reste déterminant pour inciter le voyageur à réserver en ligne.

Le rôle clé de la TMC
Dans leur démarche d’optimisation et de rationalisation de leurs dépenses, les entreprises indiquent avoir recours aux TMC pour :
57% : négocier leurs tarifs
28% : utiliser des astuces tarifaires
41% : mettre en place un système de réservation

Globalement, plus la dépense voyages est importante, plus les entreprises combinent différentes formes d’optimisation des dépenses. 60% déclarent avoir déjà eu recours au moins une fois à une solution proposée par leur TMC.

Les prestations proposées par les TMC participent à la baisse des coûts directs, telle que la migration de trafic en ligne (40%), l’optimisation de la politique voyage (26%) et des achats (18%). Les grandes entreprises privilégiant le sourcing aérien (35% par rapport à 15% des entreprises en moyenne) ou l’hôtelier (30% par rapport à 11% des entreprises en moyenne). Les PME, quant à elles, font d’avantage appel aux diagnostics des processus d’achat à 18% (contre 15% en moyenne).

Les modes de rémunération connaissent également une évolution : ainsi, le transaction fee s’est largement imposé en Europe pour 71% des entreprises interrogées, notamment suite à la vulgarisation des systèmes de réservation en ligne. De nouvelles approches émergent telle que la combinaison du management fee et du transaction fee (14%).

En parallèle, un nouveau modèle de rémunération est apparu en Suède puis en Grande Bretagne, et se met en place aujourd’hui en France et aux Pays Bas : « le Business Process Outsourcing », où la TMC se voit déléguer la responsabilité partielle ou totale de la gestion du budget voyages de l’entreprise.

Perspectives 2009
Interrogées en septembre dernier, plus de 70% des entreprises prévoyaient soit de stabiliser leur budget voyages, soit de le revoir à la baisse.

Les marchés anticipant les plus nombreuses baisses de budget sont aussi ceux qui ont ressenti dès le printemps les effets de la crise : la Grande-Bretagne avec 32% des budgets revus à la baisse, le nord de l’Europe avec 24%, et l’Espagne avec 23%. Impactées plus tardivement, la Belgique et la France se situent respectivement à 19% et 17%.

Des tendances à la baisse plus marquées dans les grandes - que dans les petites ou moyennes entreprises où les déplacements représentent un enjeu crucial de développement commercial. « Si une entreprise ne visite pas ses clients, ses concurrents s’en chargeront ! » rappelle Régis Chambert.

[1] TMC (Travel Management Company) : agence de voyage
2 SBT : Self Booking Tool

A propos du Baromètre American Express Voyages d’Affaires
Le Baromètre 2008 a été préparé par Concomitance à partir d’une enquête réalisée par téléphone auprès des personnes en charge des budgets voyages (Directeurs achats, travel managers,…) dans 330 entreprises européennes basées sur 8 marchés principaux : Allemagne, Grande Bretagne, France, Benelux, Espagne, Italie et Pays Bas et Nordiques) entre le 1er et le 16 septembre 2008.

A propos d’American Express
American Express Business Travel est une division du groupe American Express, dont la vocation est d’accompagner ses clients dans l’optimisation de leur politique de voyage d’affaires en s’appuyant notamment sur une meilleure maîtrise des coûts et des dépenses et sur un service clients de qualité.
www.americanexpress.com/businesstravel

American Express propose aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux grands comptes tout un ensemble de solutions de réservation à la pointe de l’industrie, une expertise en conseil et gestion du voyage, un accompagnement dans la recherche de partenaires et dans le cadre de négociations avec des fournisseurs, et des services clients on et offline accessibles partout dans le monde.
American Express possède l’un des plus importants réseaux d’agences de voyages à travers le monde. En 2007, l’entreprise a réalisé 26,4 milliards de dollars de vente de voyages.
American Express Company est un groupe international présent dans le voyage et les services financiers, fondé en 1850. American Express est un leader mondial dans le secteur des cartes de paiement et de crédit, des Traveler Chèques, du voyage et du service aux entreprises. www.americanexpress.fr/voyagesdaffaires