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Dématérialisation : Choisissez une solution documentaire intelligente, adaptée à votre environnement


Souvenez-vous du temps où le concept de « bureau sans papier » suscitait espoirs et enthousiasme, puis confrontez ce rêve aux réalités de l’entreprise moderne. Après plusieurs années de révolution numérique, nous ne pouvons que constater que le papier fait de la résistance et ne montre aucun signe de retraite anticipée.




Marc Delhaie
Marc Delhaie
Paradoxalement, les progrès du numérique ont pour effet de complexifier les problèmes de stockage : les entreprises tentent d’intégrer la rapidité, la souplesse et le confort des données électroniques avec les demandes constantes de documents papier. L’absence d’une intégration transparente risque de créer une chimère dévoreuse de temps et de profit.

La numérisation ne marque pas la fin des documents papier : ils sont toujours nécessaires pour être en conformité avec certaines législations. Un accès rapide et fiable aux documents actifs est un facteur clé de succès. Avec l’accélération du rythme de l’activité des entreprises, une gestion documentaire inefficace cesse de représenter une simple gêne pour se transformer en problème majeur.

Les entreprises qui ne gèrent pas correctement leurs données s’exposent en effet à des risques majeurs. Le premier d’entre eux est l’égarement de documents vitaux, tels que des contrats. Il peut également s’agir d’un préjudice pour la réputation, ou de poursuites en cas d’infraction. Le coût du stockage physique sur site entre également en ligne de compte : avec la flambée du prix du mètre carré de bureaux, les armoires d’archivage deviennent des équipements très onéreux. Enfin, la productivité risque d’être pénalisée par une chasse aux documents introuvables. Sachant qu’une entreprise en moyenne perd un document sur 20 et que celui-ci prend 25 heures à recréer, l’expérience peut se révéler coûteuse.

La première solution qui vient à l’esprit, numériser les documents en interne, n’en est pas vraiment une. Le passage au scanner a un coût financier et technologique et mobilise du personnel. Même une fois ce travail mené à bien, il est parfois nécessaire de conserver des copies papier dans un lieu sûr et facile d’accès. Il est aussi important que les copies numériques soient archivées de façon à être aisément accessibles par le personnel concerné, en toute sécurité. Il faut en outre disposer de compétences poussées en interne pour se tenir au fait de l’évolution constante de la législation.

Par conséquent, si une solution interne ne convient pas, est-il plus judicieux de s’adresser à un fournisseur externe ? La réponse est non. En raison de la complexité de leur environnement, les entreprises modernes n’ont pas besoin d’un simple fournisseur, mais d’un partenaire.

50 années d’expérience dans le secteur nous ont enseigné que les entreprises ne demandent pas simplement des solutions de stockage, mais une conception intelligente de la gestion documentaire. L’efficacité de la gestion ne passe pas uniquement par l’adoption d’une offre de produits ; elle exige un véritable partenariat commercial et des solutions taillées pour répondre aux besoins spécifiques.

Prenons l’exemple d’une « solution » de stockage traditionnelle : l’entreprise ne transfère les documents hors site que lorsque ceux-ci sont inactifs et voués à l’archivage. Cela implique que les documents actifs et semi-actifs soient gérés, avec tous les problèmes que cela engendre.

Au lieu de numériser tous les documents, ce qui peut être coûteux et superflu, nous conseillons à certains clients d’externaliser leur bibliothèque de documents actifs. Les utilisateurs accèdent ainsi aux documents à la demande. Cela réduit considérablement les coûts puisque seuls les documents demandés sont traités.

Pour les entreprises qui n’externalisent pas le stockage de leurs documents, des solutions sur mesure assurent la gestion documentaire sur site en vue d’une utilisation et d’un stockage efficaces des données.

Choisissez une solution de gestion documentaire adaptée à votre environnement, plutôt que d’adapter votre organisation aux produits de fournisseurs.

Par Marc Delhaie, Directeur général d'Iron Mountain France

Lundi 3 Novembre 2008
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