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Délais de paiement et besoins de liquidités : enjeu stratégique pour le CFO


La connaissance des causes de blocages de paiement des factures devient un enjeu stratégique pour le CFO. Compte tenu des projets de loi sur les délais de paiements contractuels et des difficultés grandissantes d'accès au crédit bancaire, les entreprises vont avoir un besoin croissant de liquidités. Plus que jamais, les CFO (DAF) vont donc devoir impérativement optimiser la gestion de leur encours clients. Connaître les causes de blocage des créances leur permettra d'agir efficacement pour optimiser leur encours et leur DSO *




Le pôle Cash de LowendalMasaï, cabinet de conseil opérationnel en optimisation des coûts, a mené une étude sur l’origine des blocages de paiement, basée sur l’ensemble de ses missions conduites entre 2004 et 2007. Celle-ci donne les éléments de réponses suivants :

- 85 % des Directeurs Administratifs et Financiers interrogés ignorent les causes de non- paiement de leurs factures.

- Sur les raisons de non paiement de factures effectivement rencontrées sur le terrain, l'étude montre que dans un cas sur trois (33 %), il n’y a pas de blocage et donc aucune cause tangible et factuelle n'en est à l'origine. De nombreuses entreprises attendent simplement d'être relancées pour payer ! Ainsi, un appel efficace auprès du bon interlocuteur peut suffire pour obtenir un règlement.

- Dans un autre gros tiers des cas (38 % : 33%+ 5%), l’étude révèle que les factures** sont bloquées pour des problèmes administratifs simples. Il s’agit avant tout d’erreurs de process et de problèmes de communication entre l’entreprise et son client. Entre l’achat et la facturation, la réalisation d’une prestation implique l’intervention d’une multiplicité de personnes qui ne se connaissent pas, qui travaillent différemment, multipliant ainsi les incompréhensions et les oublis.

Quelques problèmes fréquents identifiés à ce propos chez nos clients :
- Adresses de facturation erronées, erreurs dans la raison sociale,
- Omissions ou erreurs sur le numéro de commande,
- Dépassement de commande dû à des prestations non précisées (ex : facturation de frais
de déplacement),
- Écarts de quantité entre le livré et le facturé,
- Problèmes comptables (lettrage, rapprochements¼).

Serge Mosselmans, Directeur - pôle Cash de LowendalMasaï : « Ces problèmes peuvent être solutionnés et surtout anticipés par l'action des équipes en charge du recouvrement en obtenant toutes les précisions nécessaires auprès des services Comptabilité, Achats ou Logistique des deux parties ».

- Les problèmes de trésorerie : Seuls 10 % des clients sont réellement dans l'impossibilité de payer. Il s’agit alors de vérifier que l'entreprise est véritablement en difficulté. Pour ce faire, des bases de données publiques permettent d'infirmer ou de confirmer les informations.
Serge Mosselmans : « Si tel est le cas, il ne faut pas hésiter à prendre rendez-vous avec la direction de votre client (DAF ou DG) afin de négocier rapidement un étalement du remboursement de la dette ou des abattements sur les créances en contrepartie d'un règlement immédiat».

- Les litiges ne représentent que 8% des causes réelles de blocage.
Le client conteste le produit ou le service qu'on lui facture. Il existe 2 grandes typologies de litiges :
. Les litiges techniques liés à des problèmes de qualité et de non-conformité de la prestation livrée,
. Les litiges commerciaux liés à des évolutions des conditions tarifaires qui n'ont pas fait l'objet d'une nouvelle négociation ou d'avenant signé, de décalages entre les achats négociés et les conditions de paiement imposées, des délais non tenus, etc
Serge Mosselmans : « Le traitement de l'insatisfaction client doit se faire par les équipes autres que celles du recouvrement. Idéalement c'est une personne de l'équipe commerciale qui doit piloter et résoudre le problème. Les équipes de recouvrement doivent pour leur part, mettre sous tension le dossier, et relancer, non pas le client, mais la personne dédiée à la résolution du litige pour s'assurer que le dossier est bien traité ».

- Les autres causes de blocage : 11 %.
Les causes les plus fréquemment rencontrées par le Pôle Cash de LowendalMasaï sont des problèmes de mauvaise foi et de blocages relatifs au circuit de validation de la facture.
. Le client de mauvaise foi invoque fréquemment les raisons énoncées précédemment, en particulier les problèmes de trésorerie. Le refus de payer constitue souvent un moyen de pression pour obtenir de son fournisseur une réponse à une requête. Dans cette situation, l'entreprise doit rester ferme sur ses positions et négocier de façon incisive et persévérante tout en préservant la relation commerciale. Les démarches agressives sont à éviter. Il faut cependant s’appuyer sur une demande d’ informations factuelles et précises : références de paiement, dates de validation, engagements écrits…
. Les blocages relatifs au circuit de validation : Dans certaines structures, les signataires d'une facture sont nombreux. Un congé, un séjour à l'étranger et la facture reste "bloquée" sur un bureau. Il est donc nécessaire pour l'entreprise d'obtenir au début de la relation commerciale, l'ensemble des données relatives au circuit de validation (noms, coordonnées, rôles et responsabilités, dates et modes de fonctionnement) pour savoir à quel niveau intervenir en cas de problème.
Frédéric Doumenc, Directeur Associé du pôle Cash de LowendalMasaï :
« Avec les réformes en cours sur les délais de paiement, notamment la limitation de ceux-ci à 60 jours, et l'accès au crédit de plus en plus difficile suite à la crise des subprimes, les relations clients/fournisseurs vont se tendre davantage. La bonne gestion et l'optimisation de son encours client devient une question stratégique pour un DAF. Cette parfaite gestion du poste client nécessitera une analyse fine des causes de blocage du non paiement des factures, pour agir simplement « au bon endroit » et de mettre sous tension tout le processus allant de la vente à l'encaissement ».

A propos de LowendalMasaï
Née des rapprochements de Lowendal group, Masaï et Resulteam, LowendalMasaï est aujourd’hui la seule société de conseil opérationnel capable de répondre à l’ensemble des besoins des entreprises en matière d’optimisation des coûts à un niveau international. Dirigée par Pierre Lasry, Président fondateur de Lowendal group et initiateur de la récupération de la TVA sur les frais de représentation en France, LowendalMasaï développe une offre de services au sein de 4 groupes d’expertise spécialisés : Social, Fiscal (TVA, immobilisations, impôts locaux, financement de l’innovation), Achats et coûts stratégiques (Sourcing, Transport et logistique, Environnement, Frais généraux, Investissements) et Cash. La rémunération de LowendalMasaï repose principalement sur les économies réalisées par les entreprises. LowendalMasaï accueille, depuis septembre 2004, AXA Private Equity dans son capital. Avec un chiffre d'affaires consolidé pro format au 31 mars 2007 de 56,5 M€ et 435 salariés, LowendalMasaï est présent dans 18 pays parmi lesquels l’Allemagne, l’Espagne, la France, le Portugal, la Grande-Bretagne, l’Italie, les Etats-Unis, la Chine, l’Inde et le Japon.
www.lowendalmasai.com

* DSO : Days of Outstanding Service (en français : en-cours client en nombre de jours de chiffre d'affaires)
** Factures de plus de 150 jours

Vendredi 14 Mars 2008
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1.Posté par Deray le 17/03/2008 13:11 | Alerter
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Bonjour et merci pour cette intéressante communication.
Dans une entreprise en difficulté, j'ai vu l'entrepreneur aller négocier chez son fournisseur, qui a accepté de baisser la facture contre un paiement cash. Négocier un étalement peut aussi se faire.
Mais je ne comprends pas ce que vous signifiez par : 'négocier [...] des abattements sur les créances en contrepartie d'un règlement immédiat illusoire».

2.Posté par Bezanson le 17/03/2008 14:58 | Alerter
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L'étude des causes de retards de paiement est assez complête et finalement sans surprise. Les sociétés soucieuses de maîtriser leur besoin en fonds de roulement ont tout interet à fluidifier leur poste clients. Les grandes entreprises ont integré cette règle de gestion depuis longtemps ; des marges de progrès sont encore importantes dans les PME -TPE. Tirer les enseignements de l'analyse des causes de retard est une des recettes, la prévention des risques d'impayés par la qualification des clients et la mise en place de lignes de crédit adaptées en est une autre.
Les entreprises doivent se donner les moyens de piloter leur poste clients en faisant preuve de réactivité et d'anticipation des risques. Un diagnostic du poste clients par un prestataire externe est rapide, peu couteux et permettra de progéger son poste clients, donc sa trésorerie.
Thierry BEZANSON
Conseil en Credit Management
www.thbconsulting.fr
06.75.59.67.32

3.Posté par Arnold ROUX le 17/03/2008 17:51 | Alerter
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Très intéressant les quelques exemples cités concernant la qualité de la facturation?
- Dépassement de commande et/ou écarts de quantité ne sont pas forcément « l?apanage » des PME ? TPE...
- Ainsi, la surveillance constante de l?atteinte de la masse initiale des travaux en Marchés Publics peut s?avérer très salutaire pour le CASH et par delà le résultat net.
- De l?intérêt bien compris d?une bonne communication entre le Contrôle de gestion, le Credit Management et les Opérationnels au bénéfice?de leur Entreprise.

En somme, beaucoup de perspectives réjouissantes pour les éditeurs de logiciels pointus dans le domaine de l?ADV et les spécialistes des processus « order to cash » pour les mois qui viennent??

4.Posté par Rédaction de CFO-news le 18/03/2008 18:05 | Alerter
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En réponse à la remarque de M. Deray le 17/03/2008 13H11 :
Le mot 'illusoire' a été rajouté par erreur dans la phrase :
'négocier [...] des abattements sur les créances en contrepartie d'un règlement immédiat illusoire'.
Il faut lire : 'négocier [...] des abattements sur les créances en contrepartie d'un règlement immédiat.'
L'erreur a été corrigée.
Avec toutes nos excuses
CFO-news




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