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Corporate LinX. La dématérialisation pour quels objectifs ?


La dématérialisation des appels d’offres, des commandes ou des factures est un thème récurrent et prometteur d’un ROI atteint en un temps record. Des projets sont lancés à grand renfort d’annonces presse. Et pourtant, le nombre de ces projets qui atteignent une maturité en rapport avec les objectifs reste faible. Pourquoi ?




Fabien Jacquot
Fabien Jacquot
L’EDI (Edifact) a transformé radicalement la gestion logistique des échanges entre fournisseur et acheteur en dématérialisant gestion de stocks et approvisionnement correspondant aux besoins de l’industrie ou de la distribution. Les échanges EDI bénéficient à la fois fournisseur et donneurs d’ordres et remplissent des objectifs logistiques.

Pourtant, la Supply Chain est la responsabilité de plusieurs départements de l’entreprise et une stratégie interne de dématérialisation à l’unisson n’est pas simple à définir. Beaucoup d’initiatives dématérialisent en morceaux la Supply Chain avec des projets internes séparés ou au pire divergents. Par exemple, la simple dématérialisation de la facture si on considère la complexité de mise en place, n’offre que des avantages limités.

Le seul gain opérationnel de réduction des coûts promu par la dématérialisation suffit rarement à lancer ce type de projet dans de grandes entreprises. A l’heure du pilotage de la performance financière et du besoin de visibilité des entreprises, les communautés achats, finance, technique sont à la recherche de leviers plus significatifs en matière de gains.

Quels objectifs ?
Trop de débats sur les moyens d’opérer la dématérialisation fiscale et les problématiques d’archivage ont obscurci les raisons et objectifs réellement atteignables de ces projets.

Au risque d’une lapalissade, tout est fonction de l’objectif de l’entreprise. Si ce sont des objectifs financiers, la démat doit donc s’appréhender comme le moyen d’arriver à une cible financière précise.

La cible peut consister à dématérialiser la Supply Chain en vue d’objectifs financiers.
La dématérialisation permet de faciliter la gestion de programmes dénommés Supply Chain Finance, reverse Factoring qui tout en permettant de renforcer la relation Fournisseurs-Donneurs d’Ordres offrent des avantages financiers mesurables pour tous. La démat permet de s’attaquer à d’énormes volumes transactionnels ; d’automatiser, de raccourcir les traitements et les cycles de décision sur la validation tout en offrant de la visibilité constante pour les 2 communautés sur les encours, dettes.

L’automatisation des traitements favorise le Reverse Factoring
L’optimisation du Reverse Factoring passe notamment par une forte automatisation du traitement et rapprochement facture livraison/commande. Dès sa détection chez le D.O., le litige peut être partagé immédiatement avec le fournisseur afin que ce dernier puisse intervenir pour le résoudre. Enfin, la facture validée doit être visible du Trésorier D.O. afin qu’il décide de la meilleure stratégie pour régler la dette. Ceci constitue un des principaux intérêts du Reverse factoring pour le Trésorier que de lui offrir des leviers de décision : payer plus tôt, payer plus tard, faire payer ou offrir un financement par un tiers, etc. Les achats dans leurs relations avec les fournisseurs sont également gagnants en offrant un service souple de paiement anticipé permettant d’améliorer le dialogue nécessaire avec les fournisseurs.

Le Reverse Factoring à… trois
Un établissement financier peut intervenir dans la boucle afin de ‘soulager’ la gestion des paiements anticipés. Dans cette relation à 3, chacun tire des avantages des programmes financiers mis en place. Les questions autour des modalités techniques des échanges dématérialisés s’abordent alors dans un contexte gagnant-gagnant. La visibilité sur validation, paiement et proposition de règlement anticipés sont le nerf de la guerre dans la vie du Fournisseur. Le Fournisseur sera plus enclin à se convertir aux transactions dématérialisées avec son DO lorsqu’il comprend le pourquoi de la démarche. La visibilité partagée des transactions doit intervenir dès l’envoi de sa créance au DO ; permettant une proposition de règlement contre escompte 5 jours après l’envoi de la facture.

Perspectives
La dématérialisation offre de réelles perspectives pour fournisseurs et D.O. dans le cadre de la gestion et du paiement des créances. La modalité des échanges transactionnels importe moins que la capacité de convertir ses fournisseurs à une modalité, même simple de dématérialisation.
L’accès primordial pour le fournisseur au règlement anticipé de ses factures ne doit pas être compromis par la mise en place fastidieuse de modalités telles que la dématérialisation fiscale.

Encourageons la dématérialisation mais à condition d’identifier les objectifs attendus et permettre, au vu des efforts technico fonctionnels à réaliser, des bénéfices partageables entre tous les acteurs impliqués.

Fabien Jacquot
contact@corporatelinx.com
+ 33 6 21 66 40 01 + 33 1 79 30 17 60

Lundi 19 Octobre 2009
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1.Posté par Jean Luc BROCHET le 21/10/2009 11:38 | Alerter
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Je suis d'accord avec cette analyse. La démat est un choix stratégique de direction et non un choix technique. Bien souvent les clients mettent en place la démat pour un problème réglementaire (bale 2 par exemple) sans vision à moyen terme de leur entreprise. Ainsi l'analyse et la mise en place est souvent partielle sans vue globale à moyen terme et surtout sans prise en compte de la conduite du changement qu'implique la dématérialisation sur les conditions et méthodologies de travail. S'il s'agit d''optimiser un ROI ou réaliser une optimisation financière, peu de client acceptent l'idée d'un audit documentaire permettant de donner un vrai coût de revient de l'organisation actuelle afin de définir une économie cible.
De plus, le démat n' a un sens que s'il y a un accompagnement des fournisseurs de l'entreprise cible afin de favoriser les échanges électroniques.

2.Posté par DESQUAIRES le 30/10/2009 19:35 | Alerter
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Mes commentaires

La démat doit être.

Ce doit etre fait pour trois raisons:
- Financier Couts & investissements maitrisables
- Image Montrer que au 21 siecle malgré des choix techniques interne informatiques Saas, ERP, Web Services, E-Commerce solutions complexes à comprendre et financièrement difficiles à apréhender , des programmes d'implementation stables et construit sur des standards pour la demat peuvent etre mis en avant pour etablir des liens longs termes avec ses partenaires commerciaux.
- Vision des années futures. Le chef d'entreprise connait le positionnement de son entreprise. La demat permet de suivre la tendance de ces principaux compétiteurs, permettre d'adhérer à un modele communication documentaire simple à gérer, reagir de facon automatique et plus rapidement aux changements de cycles ( financiers , logistiques , commerciaux) .

autres commentaires:

Les mesures ROI pour la partie financière sont maintenant assez facile à mesurer.Par exemple il faut simplement évaluer le cout de traitement d'une facture (d'aprés le CEN ce cout est autour de 35 euros, dollars )... Donc Mr Jacquot a tout à fait raison de dire que les objectifs nobles sont bien evalués mais la réalisation reste encore faible.

Les perspectives de la demat sont sur l'Europe tout de même de 35 % avec surtout la mise en oeuvre opérationnelle dans les nouveaux pays de l'Europe.

Que faisons nous en France ? les choix techniques existent, les consultants formés à ce processus sont présents, les sociétés faisant le pas sont bloquées par les problèmes actuels tel que la CRISE 2008-2011 , Les auditeurs de l'état ont tous leur propre interprétation sur la manière d'auditer des documents dématérialisés alors que la volonté de tous les gouvernements actuels poussent dans cette voie ( Probleme de formation et d'image assez terne)

La question etant: La demat documentaire est elle un atout pour nos entreprises permettant de lutter contre une compétitivité aigue de challengers Européens avec qui il est plus facile de travailler grâce à leurs flux commerciaux dématérialisés.

Merci pour avoir publier ce sujet.

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