Cette répartition, charges fixes / charges variables, à pour conséquence d'augmenter le seuil d'équilibre financier de l'entreprise.
Ainsi pour les réduire il s'agit de transformer ces charges fixes en charges variables. Mais comment faire ?
Avant toute action, il faut inscrire la gestion des charges d'exploitation dans la culture de votre entreprise.
Cette gestion doit se traduire par une analyse récurrente. Le rythme de ces analyses est à cadencer en fonction de leur périodicité (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).
S'exempter de telles analyses vous privera d'autant d'économies ou de bonifications directes en terme de résultat.
L'analyse des dites charges doit commencer dès l'élaboration budgétaire.
Le chiffrage budgétaire de vos charges d'exploitation doit être le plus détaillé possible. En effet, plus il sera précis plus vous les baisserez naturellement.
C'est ainsi que beaucoup de budgets sont construits en rajoutant au chiffre réalisé de l'année un pourcentage de hausse qui est souvent proche de celui de l'inflation. Cette méthode à pour conséquence d'empiler chaque année des charges supplémentaires et des hausses pas toujours justifiées. Il est donc préférable de prendre le temps de recalculer à chaque budget le vrai montant pour chacune des charges d'exploitation dont vous avez besoin.
Il est également judicieux de développer des budgets mobiles à moyen terme (de 1 à 3 ans) afin de donner de la perspective d'une part à leur évolution, à la hausse ou à la baisse, et d'autre part à vos plans actions futurs d'économies ou de progrès. Cette démarche sera d'autant plus efficiente qu'elle se fera avec l'implication de vos collaborateurs.
Ainsi le temps que vos équipes consacreront à ce travail préparatoire aura un effet multiplicateur en terme d'économies sur vos charges, dont le temps humain fait parti, qui pourront être réinvesti dans d'autres travaux en retards ou délaissés par faute de temps ou de moyens financiers. C'est autant de valeur supplémentaire créée pour l'entreprise.
L'analyse des charges se poursuit par l'étude des écarts entre votre budget et sa réalisation.
Ainsi chaque écart identifié, positif ou négatif, doit faire l'objet d'une analyse afin d'en identifier l'origine et pour élaborer soit des axes de progrès à développer, soit des actions de corrections à déployer.
Dans les deux cas, il s'agira d'analyser les contrats (avant leur date d'échéance), d'homogénéiser les circuits et processus internes, de les benchmarker avec des pratiques qui ont déjà fait leurs preuves ou encore d'innover avec de nouvelles méthodes de gestion.
Ce travail devra également être réalisé en collaboration avec les acteurs opérationnels.
Bien sûr, toute charge d'exploitation peut être réduite de manière unilatérale; mais dans ce cas elle risque fortement de pas être optimisées à son maximum et vous passerez à côté de solutions simples et efficaces pour l'entreprise.
Car « c'est bien la régularité qui fait la performance » de toute entreprise.

À suivre ...

Éric Schüller
Directeur Administratif et Financier