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Comment répondre aux sollicitations d’un client distributeur pour dématérialiser ses factures…


Par Eric Wanscoor, Président de Qweeby




Les distributeurs sollicitent leurs fournisseurs pour qu’ils leur adressent des factures dématérialisées. Cette demande peut sembler une exigence de plus. Il n’en est rien ; elle procède d’une démarche dans laquelle le fournisseur et le distributeur ont tous deux à gagner.

Les bénéfices partagés de la facture dématérialisée

Loin d’être une contrainte imposée par le distributeur, la facture dématérialisée apporte de nombreux bénéfices aux deux parties.
Pour le fournisseur, l’envoi d’une facture électronique est plus rapide et plus fluide, avec moins de manipulations de papier, d’impressions, d’opérations manuelles… Cela aide à réduire les frais généraux. L’automatisation des envois, permise par la dématérialisation, accélère la transmission, assure la traçabilité des envois et sécurise la facturation. De plus, la conservation sous forme électronique facilite l’archivage et les recherches ultérieures. Ajoutons que la suppression du papier est un geste en faveur de l’environnement.
Côté distributeur, la facture s’intègre directement dans ses outils de contrôle. Cela facilite le rapprochement avec la commande et la livraison, ainsi que toutes les validations qui déclenchent le bon à payer. Contrairement aux factures papier qui sont traitées manuellement, les factures dématérialisées sont traitées plus vite, ce qui facilite le respect du délai de paiement. Ce qui n’implique pas pour autant leur réduction.

Deux solutions pour émettre des factures dématérialisées à l’intention d’un distributeur

Le cadre réglementaire prévoit deux schémas de dématérialisation. Le premier, défini par l’art. 289 bis du Code Général des Impôts, recourt à l’EDI (échange de données informatisé). Le dispositif EDI en place est employé pour transmettre la facture au distributeur sous forme d’un message EDI. Il faut ajouter un composant de dématérialisation à la plateforme EDI afin de respecter les obligations fiscales (fichier des partenaires, liste récapitulative, archivage probatoire…). Cette solution est pertinente lorsque le fournisseur est déjà équipé d’un dispositif EDI ou lorsque tous ses clients acceptent l’EDI.
La seconde solution est le recours au fichier électronique signé selon l’art. 289-V du CGI (également nommé « PDF signé »). Elle est adaptée lorsque le fournisseur n’a pas d’installation EDI, lorsqu’il utilise du web EDI ou lorsqu’une partie seulement de ses clients demandent de l’EDI. La dématérialisation s’opère à partir des factures au format PDF créées par l’outil de facturation. Les opérations à réaliser varient selon les solutions, allant d’une récupération de lots de factures en sortie de l’outil de facturation, à des manipulations contraignantes pour charger les factures une par une sur la plateforme.
Lorsque le fournisseur fonctionne en web EDI, l’émission des factures dématérialisées impose des ressaisies nombreuses. Dans la plupart des cas, il vaut mieux compléter le web EDI par un dispositif de type « PDF Signé » afin d’éviter les coûts de mise en œuvre d’une plateforme EDI.

Les avantages de la solution dite « PDF signé »

Le PDF signé présente plusieurs avantages pour le fournisseur. Le premier est sa facilité de mise en œuvre. Quelques jours suffisent pour émettre ses premières factures dématérialisées, sans l’intervention de techniciens ou de modification de l’outil de facturation en place.
Un deuxième avantage est un coût de mise en œuvre modeste, à la portée de toutes les entreprises, y compris les plus petites. Le PDF signé est pertinent dès quelques dizaines de factures par mois.
Un troisième avantage est son ouverture. Contrairement à l’EDI qui ne fonctionne qu’avec des clients eux même équipés en EDI, le PDF signé peut être utilisé avec tous types de clients. Le déploiement à l’intégralité du parc client est possible ce qui permet des économies importantes et rapide.

Quelques repères pour démarrer la dématérialisation en PDF signé

Choisir son dispositif de dématérialisation en PDF signé passe par l’analyse des coûts de mise en œuvre et d’usage. En particulier l’unité de compte : certains opérateurs comptent à la page lorsque d’autres comptent à la facture.
Les différences dans l’ergonomie et l’utilisation sont importantes. Elles justifient de faire un essai pour visualiser la manipulation et son impact dans l’organisation, en tenant compte des contraintes pratiques : capacité à exploiter des PDF multi-factures, gestion multi-destinataires, possibilité d’utiliser avec des clients non distributeurs…
Les exclusivités accordées par les distributeurs à certains opérateurs de dématérialisation tendent à disparaître. C’est l’occasion pour le fournisseur de comparer les solutions afin de choisir celle qui répond à ses besoins et son mode de fonctionnement, plutôt que celle imposée par un distributeur en particulier.

Vendredi 27 Avril 2012
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