L’explosion du volume des documents numériques ainsi que l’évolution de la législation en la matière risquent de rendre, à très court terme, la question de l’archivage électronique incontournable.
Alors que beaucoup d’entreprises et de personnes publiques ont du mal à maîtriser leurs archivages ‘papier’, elles risquent à présent d’être confrontées à la problématique de l’archivage des documents électroniques, à la fois plus complexe et beaucoup plus simple.

Pourquoi conserver des documents électroniques ?
Le coffre-fort électronique est une solution d'archivage qui permet de conserver de façon sécurisée et confidentielle des documents électroniques, quelle qu’en soit la valeur contractuelle. La conservation des documents dans un coffre-fort électronique a pour objet d’archiver en même temps des documents numériques ainsi que les critères juridiques et techniques qui leurs sont associés.

Qu'il s'agisse par exemple de factures, de bons de commande voire d'appels d'offres, la dématérialisation des documents, doit s'accompagner d'un archivage électroniques fiable et rigoureux, et cela d’autant plus que ces documents doivent avoir une valeur contractuelle et juridique probante incontestable en cas de litige ou de contrôle ultérieur.

Les outils juridiques et techniques existent déjà
En effet, certaines dispositions sont déjà entrées en vigueur depuis plusieurs années comme, par exemple, la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique permettant à l’écrit électronique d’avoir une valeur juridique. Il en est de même pour la dématérialisation des marchés publics qui, depuis le 1er janvier 2005, nécessite d’archiver les candidatures des entreprises non retenues pendant 5 ans ou, encore, comme le décret d’application qui impose aux entreprises d’archiver les contrats en ligne et les opérations sur internet portants sur les transactions supérieures à 120 euros.

La valeur légale d’un document archivé
Pour qu’un document archivé puisse avoir une valeur légale, il est nécessaire, voire indispensable, qu’à chacune des étapes de sa vie, les différentes règles assurant et garantissant la continuité sans faille de la chaîne de confiance soient respectées. Cela revient donc à dire que l’on doit prendre en compte cette finalité dès la conception du document.

Souvent, un document électronique est constitué de données existant déjà sous une forme numérique. Ces données peuvent aussi bien provenir d'une application spécifique, d’une application de gestion commerciale que d’un outil bureautique. Il est donc important et nécessaire de contrôler et de s’assurer de la qualité des données recueillies à finalité d’archivage très en amont.

Une fois tous ces contrôles faits, le document dématérialisé va être constitué à partir des données recueillies, traitées et assemblées sous la forme souhaitée par l'utilisateur afin de constituer une facture, un bon de commande ou de tout autre type de document. En le signant électroniquement, l’utilisateur va alors pouvoir en garantir l’intégrité et l’authenticité dans le temps.
Après l'avoir adressé à son destinataire, il suffira de le stocker dans un espace de confiance comme un coffre-fort électronique, lequel assurera également un horodatage certain afin que le document électronique acquière ainsi une valeur légale.

Archivage et sauvegarde
En réalité, peu d’entreprises ont défini et mis en place une vraie ‘politique d’archivage’ tant pour les ‘documents papier’ que pour les ‘données électroniques’.

Il faut toutefois faire attention car l’archivage électronique ne doit pas être confondu avec la sauvegarde des données numériques. En effet l’archivage consiste à mettre en place des actions, des outils, des méthodes et des procédures pour conserver à moyen et long terme des informations sélectionnées dans le but de pouvoir éventuellement les exploiter ultérieurement.

Ainsi chaque document numérique doit être non seulement structuré, indexé et conservé sur un support et dans un format approprié à sa conservation juridique, mais il faut aussi en même temps prévoir qu’il soit accessible et surtout restituable lorsque cela est nécessaire.

Quels sont les documents à archiver ?
Dans les entreprises, de nombreux documents doivent faire l’objet d’une conservation pendant un certain nombre d’années comme, par exemple, les statuts, les PV assemblées, les PV du Conseil d’administration, les fiches de paye, … Il en est de même pour les contrats fournisseurs, les contrats clients, les contrats d’assurance, les contrats de travail, les déclarations fiscales et sociales, …

Par ailleurs, la durée de conservation de certains documents ou de certaines informations peuvent être assez longue et, à titre d'exemple, si le code des impôts ou le code du travail impose de conserver les documents sociaux de l’entreprise pendant une durée de six ans, le code du commerce impose de les conserver trente ans …

Pour en savoir plus
En partie 3 du présent dossier nous vous présenteront les principaux points à retenir pour préparer et organiser au mieux votre archivage électronique. Enfin vous trouverez, en partie 4, un tableau récapitulatif des principales obligations de conservations des documents au sein de l’entreprise sera à votre disposition.

Gilles de Chezelles
Mail : gdc@ag-pm.com
Site : www.ag-pm.com