CFO, manager et information de pilotage


Dans les entreprises le besoin d’information de pilotage va bien au-delà des chiffres ; l’échange d’informations qualitatives est un vrai processus avec un enjeu fort. Etrangement, personne ne semble s’en occuper. Quelles sont réellement les pratiques ? Combien coutent-elles ? Les outils informatiques « 2.0 » ont-ils changé la donne ?




Laurent Leloup
Laurent Leloup
Systeam nous livre ici les résultats de la première enquête consacrée aux managers d’un secteur emblématique, l’industrie automobile.

LA PROBLEMATIQUE

Les grandes entreprises des secteurs technologiques ne manquent pas d’outils pour optimiser le pilotage de leurs activités. Pourtant, sur le terrain, difficile de trouver un manager qui ne se plaigne pas de crouler chaque semaine sous une masse d’information. Dans ces conditions comment distinguer l’information de pilotage, cette part d’information indispensable à la prise de décision ? Quels problèmes cela génère-t-il, pour quels coûts ? Quelles sont les solutions ?

Ces questions relèvent traditionnellement du domaine de l’Informatique Décisionnelle (Business Intelligence ou BI). De fait, nombre d’études y sont consacrées, mais sous un angle essentiellement quantitatif, c'est-à-dire l’exploitation des données présentes dans le système d’information. Or cela ne représente qu’une partie de l’information de pilotage utile aux managers. Il y a certes des indicateurs bruts, mais aussi des éléments qualitatifs : problèmes, états d’avancement, demandes, analyses, faits marquants, etc. C’est donc en envisageant l’information de pilotage au sens large que cette investigation a été lancée.

LES PRINCIPAUX RESULTATS

Des organisations complexes: la circulation de l’information de pilotage s’en ressent

Tel l’influx nerveux, l’information de pilotage doit circuler efficacement dans l’entreprise. Mais la complexité observée des organisations engendre détours, impasses, goulots d’étranglement, qui sont autant de freins à une circulation fluide.

Les moyens pour obtenir l’information de pilotage : finalement très classiques, et une part très faible pour le "2.0"
Dans un secteur sous pression et doté d'un outillage informatique omniprésent, on pouvait supposer que les outils de nouvelle génération seraient des acteurs importants dans le cadre de notre étude. Il
semble que non. Les moyens d'échange restent traditionnels (tableaux de bord, rapports écrits, réunions, et machine à café). Quant aux outils collaboratifs ou "communautaires", en effet ils sont
souvent présents, mais leur utilisation dans ce domaine reste minoritaire.

2,5 heures chaque semaine à produire et exploiter le reporting

Ce temps significatif moyen consacré par les managers au reporting (tableaux de bord, comptes rendus d’activités, rapports de synthèse, etc.) peut paraitre surprenant, car finalement beaucoup moins visible, identifiable, que le temps passé en réunions périodiques de pilotage. Au total c’est souvent plus d’une journée par semaine qui dépend directement de la disponibilité d’une information de pilotage fiable et pertinente.

Sentiment d’urgence permanent et overdose d’information
Ces 2 problèmes arrivent en tête des souffrances des managers, comme l’explique un Directeur Projet constructeur : « Aujourd’hui, on perd de l’information, on n’arrive plus à trier, à voir les ordres de priorité ou les urgences. »

Une certaine résignation des managers face à ces problèmes
Pour autant, ces difficultés semblent vécues comme une fatalité dont on ne peut se plaindre. Les managers n’ont pas connaissance d’autres solutions, et ne voient personne en chercher pour eux. Alors on s’adapte, souvent au prix de solutions de contournement artisanales.

L’information de pilotage : une problématique diffuse
Il s’agit d’une problématique large, qui couvre plusieurs domaines sans dépendre d’un en particulier : le management, la communication, les processus métier, l’informatique. Le résultat est que, comme le
résume un responsable technique, « personne n’est dédié à cette tâche ». Au final « chacun se crée ses outils en fonction de ses besoins », participant ainsi au cloisonnement des services.

PERSPECTIVES

Cette étude donne un aperçu des coûts importants associés à la production et l’utilisation de l’information de pilotage. Mais comme pour la Qualité, il est souvent plus pertinent de parler du coût de la non-qualité : combien coûte une alerte perdue dans le bruit ambiant ?
Il y a là un gisement de productivité largement sous-exploité. Mais on l’a vu, il faut d’abord que cette problématique trouve un responsable clair dans l’entreprise, ce qui n’est pas le cas aujourd’hui. Il faut ensuite éviter de tomber dans les pièges de l’excès du pilotage par les chiffres, ou de la solution informatique toute puissante mais pas assez opérationnelle.

CFO, manager et information de pilotage

Des solutions existent, qui ont été validées par exemple à Airbus ou Thales. L’approche choisie, bâtie autour de la solution informatique Beam-Report, repose sur la définition d’un cadre global de reporting apte à fédérer l’ensemble des acteurs d’une organisation :
- promouvoir un langage commun de reporting
- rationnaliser la circulation d’information
- éliminer les taches sans valeur ajoutée

La mise en place d’un langage commun managérial, compréhensible et utile à tous, devient l’enjeu principal, loin devant les problématiques technico-informatiques qui prévalent habituellement. Au final c’est une information de pilotage pertinente qui irrigue l’organisation : les managers gagnent en visibilité et l’efficacité collective est renforcée.

Laurent Leloup

Jeudi 5 Juillet 2012
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