Répondre aux contraintes réglementaires de conservation des documents

Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.

La mise en place d’EverSuite Compliance dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur. A titre d’exemple, les informations sur les chantiers doivent être conservées 30 ans en cas de dégât sur l’environnement.

Mettre en œuvre la politique d’archivage avec EverSuite Compliance

Après avoir réalisé différents POC (Proof of Concept), Bouygues Construction a sélectionné le progiciel EverSuite Compliance d’EVER TEAM pour sa capacité à gérer parfaitement la mixité des archives et sa capacité à traiter de façon optimisée les fortes volumétries associées à l’ampleur du projet : 100 KM linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques.

Afin de ne conserver que les documents utiles à l’entreprise et de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents (contrats clients, plans de chantier, documents fiscaux…) est alors réalisé. Le tableau de gouvernance et de règles de gestion (communicabilité, dates de conservation et de suppression automatique en fonction du type d’archives) adaptés à la politique d’archivage du Groupe est alors mis en œuvre. Le logiciel a également été intégré au système d’information existant (passerelles avec l’annuaire de l’entreprise et avec la GED chantiers interne entre autres) pour simplifier le versement des archives. Un connecteur avec les tiers archiveurs partenaires de Bouygues Construction est à l’étude.

Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs : les assistantes qui gèrent les informations chantier, le service client et après-ventes par la gestion des contentieux, les services administratifs pour la documentation courante et les record Manager qui gèrent les archives.

Une 1ère mise en œuvre réussie

Une fois ce travail réalisé, le lancement d’un premier lot du projet a été effectué auprès de l’unité opérationnelle Rénovation privée de la filiale de Bouygues Bâtiment Ile-de-France. Un accompagnement au changement a également été entrepris afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier rapidement l’outil (formations, support d’aide à la prise en main, mémos synthétiques…).

Un projet apprécié et soutenu par les utilisateurs

Très rapidement, les premiers utilisateurs du Groupe et leurs partenaires ont pu apprécier les apports du nouveau système d’archivage, que ce soit au niveau de l’interface de la solution ou des fonctionnalités proposées. À titre d’exemple, les assistantes ont gagné en confort d’utilisation. Ainsi, elles peuvent mieux préparer leurs chantiers, modéliser les archives papier et assurer l’intégration des documents au sein du SAE.

L’autre point particulièrement apprécié est lié au nouveau système de recherche intégré à l’outil. Les utilisateurs peuvent désormais accéder en temps réel à l’intégralité des archives depuis un unique moteur de recherche intelligent, sans plus se soucier du format ni de l’emplacement des documents. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée des utilisateurs du service SAV.

Un déploiement dans 80 pays

Au regard de ces retours positifs, le Groupe Bouygues Construction continue le déploiement progressif de la solution afin d’archiver à terme toute la documentation contractuelle et administrative de l’ensemble des filiales du groupe en France et dans les 80 pays où le constructeur est présent. Le projet devrait être complètement finalisé dans les douze prochains mois.

Franck Astolfi chez Bouygues Construction « La plateforme EverSuite Compliance nous permet de gérer nos processus d’archivage de manière industrielle et de nous conformer à la norme ISO 14641-1. La richesse fonctionnelle de l’offre, son évolutivité, sa capacité à gérer des volumes importants et l’expertise des équipes d’EVER TEAM nous ont permis de mener à bien notre projet. »

A propos de Bouygues Construction - bouygues-construction.com
Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d'énergie et de communication.
Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 53.000 collaborateurs s'engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.

A propos d’EVER TEAM - ever-team.com
Editeur majeur dans le monde des archives et de la confiance numérique, EVER TEAM s’appuie sur 25 années d’innovations en matière de gestion et de conversation de l’information. Expert sur les problématiques d’archivage, EVER TEAM participe activement à l’élaboration du cadre normatif du domaine, en particulier au sein de la Commission de Normalisation CN171 de l’AFNOR en charge de la norme sur l’archivage électronique Norme NF Z42-013.

Avec la solution logicielle EverSuite Compliance, EVER TEAM accompagne les moyennes et grandes organisations dans la mise en œuvre de leur système d’archivage quelle que soit la nature de l’archive : électronique (SAE), physique ou hybride. Respectant les normes archivistiques et les exigences légales de traçabilité et de conservation internationales, EverSuite Compliance préserve l’intégrité de l’information afin de garantir une valeur légale forte aux archives. Déjà utilisé par de nombreuses entreprises parmi lesquelles Chorégie, MAIF, GDF-Suez…, c’est l’outil idéal en vue d’une certification NF 461.

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