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Avancer en période de récession


Deux façons intelligentes de réaliser des économies et d’améliorer ses résultats.




La réalité de la récession
Les jours de gloire semblent loin derrière. Les cours de la bourse sont en chute libre, la consommation s’effondre, les budgets baissent et le marché mondial résiste tant bien que mal. Les entreprises et les organismes publics cherchent des moyens de réduire drastiquement leurs dépenses, d’en faire plus avec moins et, en fait, de simplement survivre.
Or, existe-t-il un moyen plus intelligent de surmonter la crise que de prendre des mesures aveugles de réduction des coûts et des effectifs ?
La réponse est oui, et les résultats sont prouvés. S’il vous est déjà arrivé d’essayer de perdre du poids, vous savez que l’approche logique consistant à sauter des repas et à s’imposer une « famine » volontaire ne fonctionne que très rarement. Les adeptes du régime luttent pendant des années pour obtenir des résultats à court terme sans garantie de succès à long terme, tout ça pour souvent prendre du poids avec le temps puisque leur métabolisme est détruit.
En fait, l’approche intelligente consiste plutôt à manger davantage, mais en mangeant les bonnes choses.

Ce parallèle peut s’appliquer à votre capacité à surmonter la crise. La plupart des entreprises adoptent ce qui semble être une approche logique : réduire, réduire, réduire. Réduire le personnel, réduire les budgets, réduire les déplacements, passer à des fournisseurs moins coûteux, tout ce qui aboutit à une réduction immédiate des dépenses. Or, globalement, ces entreprises se laissent tout simplement mourir de faim, et cela reviendra probablement les hanter car le coeur de leur infrastructure, autrement dit leur métabolisme, est paralysé au point qu’elles ne peuvent plus fonctionner de manière efficace. Au moment où le marché commencera à rebondir, ces entreprises continueront à se débattre et seront à la traîne.
Ainsi, au lieu de réduire aveuglément les coûts, l’approche la plus efficace pour réussir à la fois sur le court terme et le long terme, consiste à investir, mais en choisissant les bons domaines. Cet article étudie deux investissements intelligents qui sont rentables tout de suite et le seront dans le futur.

#1 – Investir dans la gestion des processus d’entreprise
Pourquoi rogner de manière inconsidérée sur les coûts quand on peut investir dans un logiciel qui permettra d’améliorer immédiatement l’efficacité des processus et la productivité des employés à tous les niveaux ? Notre logiciel de gestion des processus d’entreprise (BPM) est conçu pour automatiser et améliorer les processus de main d’oeuvre, qui sont souvent les processus les plus manuels et, par conséquent, les plus lents et les plus coûteux.

La BPM crée de la valeur à bien des égards. Néanmoins, concentrons-nous sur cinq raisons indéniables qui montrent que le logiciel de BPM est un bon investissement en période de récession.

1. Des économies d’échelle rapides et quantifiables
Les entreprises qui ont déployé la BPM affichent systématiquement un retour sur investissement de 10 à 20 % par projet de processus. Ce retour sur investissement est alimenté par des économies d’échelle spectaculaires et récurrentes, ainsi que par une amélioration de la productivité et de l’efficacité. Les utilisateurs du logiciel de BPM évoquent souvent des économies annuelles allant de plusieurs centaines de milliers à plusieurs millions de dollars.

2. Une meilleure efficacité
L’automatisation des processus que permet la BPM aboutit à une augmentation des flux de production avec une quantité égale, voire moindre, de ressources, ce qui vous permet de produire davantage ou de diminuer les frais généraux en éliminant ou en redéployant des ressources qui ne sont plus nécessaires pour atteindre vos objectifs.

3. Obtenez plus de ce que vous avez déjà
En agissant en tant que niveau de processus unique dans des systèmes disparates et décentralisés, le logiciel de BPM vous permet d’accroître la valeur de votre progiciel de gestion intégrée (PGI), de votre ordinateur central et de vos applications patrimoniales existants. BPM fournit l’interface nécessaire pour améliorer les processus d’entreprise, créer de nouveaux processus et moderniser votre exploitation sans passer par un remplacement coûteux du système. Les utilisateurs de BPM citent fréquemment l’importance de ce logiciel dans l’extension des fonctions du PGI et de l’ordinateur central pour un coût largement inférieur et beaucoup plus rapidement que s’ils devaient développer les améliorations de processus directement sur ces systèmes d’origine.

4. Une diminution des risques
Beaucoup de nos problèmes économiques actuels proviennent d’un manque de discipline et de surveillance des pratiques commerciales essentielles. Le logiciel de BPM vous permet de documenter totalement les processus, de faire respecter l’adhésion aux pratiques commerciales grâce à l’automatisation des processus et des règles commerciales, et de contrôler et vérifier aussi bien les activités humaines que les activités système à tous les niveaux de l’entreprise. Grâce à cette transparence, vous êtes certain d’être dans la meilleure position possible pour contrôler vos opérations et minimiser vos risques.

5. Une meilleure visibilité sur votre « poids mort »
Lorsqu’un processus est déployé sur une plateforme logicielle BPM, tous les fonctionnements internes de ce processus deviennent transparents. La gestion peut tirer profit des rapports et des tableaux de bord fournis par le système pour identifier les systèmes et les rôles inutiles ou sous-exploités et prendre des décisions réfléchies sur la manière appropriée d’éliminer les frais généraux sans incidence sur les performances ou le service à la clientèle. Il est souvent possible de retirer des systèmes et de supprimer des bases de données entières. Si des économies sur les frais généraux sont réalisées, l’entreprise peut être sûre qu’il s’agissait effectivement d’économies utiles. De même, les secteurs à coût élevé peuvent être examinés minutieusement grâce aux capacités de simulation du logiciel. Ainsi, les processus peuvent être modifiés afin d’améliorer la rentabilité, l’efficience et l’efficacité de l’ensemble du système

Bien que l’automatisation des processus puisse aboutir à une diminution des charges, ce n’est pas l’objectif principal. La plupart des employés qui adoptent la BPM renforcent vraiment leur position dans l’entreprise et améliorent la qualité de leur travail quotidien. Les tâches administratives quotidiennes peuvent être prises en charge par le système, ce qui permet aux employés d’être plus innovants, d’améliorer le service à la clientèle, d’identifier de nouvelles manières d’améliorer encore davantage les processus et ainsi de fournir encore plus de valeur ajoutée à l’entreprise. De cette façon, le logiciel de BPM devient le catalyseur du changement et du développement de la carrière. Investir dans un logiciel de BPM dès maintenant est une décision intelligente à court terme et vous aidera non seulement à survivre, mais aussi à avancer pendant la crise. En outre, cela renforce votre infrastructure d’entreprise en vous rendant plus efficace et plus agile.

Ainsi, quand l’économie repart, votre métabolisme est préparé à tirer un meilleur profit des nouvelles opportunités, plus rapidement et plus rentablement que vos concurrents.

La BPM est le choix le plus intelligent que vous pouvez faire pour un profit à court et long terme, alors investissez dès maintenant.

#2 – Analysez votre architecture d’entreprise
Les charges liées à l’infrastructure (bâtiments, départements, systèmes informatiques, matériel, processus, etc.) constituent souvent la majeure partie des coûts d’une entreprise. Par conséquent, une récession est le moment idéal pour déterminer ce qui est crucial et ce qui peut être éliminé. Mais il est difficile d’éliminer ou de réduire les frais généraux fixes car la plupart des entreprises ne possèdent pas assez d’informations pour prendre des décisions éclairées sur ce qui constitue une dépense inutile et ce qui est essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise.

Investir dans un bon outil logiciel d’Architecture d’entreprise (AE) peut vous aider à évaluer et à prendre des décisions primordiales en matière d’infrastructure, qui peuvent faire fortement diminuer vos coûts fixes et vous garantir que toute mesure de réduction, qu’elle soit liée au capital physique ou humain, est bien la mesure appropriée. Avec un outil d’AE en place, vous pouvez facilement créer des modèles graphiques de l’entreprise toute entière et schématiser les relations entre les lieux, les personnes, les processus et les systèmes. La nature collaborative de la plupart des outils d’AE permet de déposer des modèles partagés afin de rendre possible une vision précise des entreprises, y compris des plus grandes.

Un logiciel d’AE peut vous aider de trois manières en période de récession :

1. Identifier les dépenses doubles ou sous-utilisées
En créant des modèles graphiques des fonctions et des actifs correspondants dans toute l’entreprise, il est très facile d’identifier des secteurs d’effort double (par exemple, des employés réalisant des tâches identiques ou similaires, des systèmes redondants ou des bases de données contenant les mêmes informations). Ces domaines sont prêts à être rapidement supprimés et vous permettent de réduire drastiquement les coûts. Par ailleurs, un outil d’AE offre des capacités d’analyse détaillée qui vous permettent d’identifier des ressources sous-utilisées et de mieux comprendre ce qui peut être renforcé (par exemple, des personnes qui ne sont occupées qu’à 50 % de leur temps, des sites qui ne sont au service que d’un petit nombre de clients, des entrepôts à moitié vides ou qui contiennent des marchandises obsolètes et des systèmes rarement utilisés). Armé de ces informations, vous pouvez prendre des décisions éclairées et renforcer ces actifs sous-utilisés afin de réaliser des économies immédiates. L’élimination des dépenses doubles et le renforcement des ressources sous-utilisées ont une incidence conséquente sur le résultat net, avec peu ou pas d’impact sur vos performances ou votre efficacité en tant qu’entreprise.

2. Optimiser votre chaîne de valeur
Que vous soyez une entreprise de biens ou de services, de nombreuses variables ont un effet sur votre capacité de fonctionnement et votre aptitude à fournir de la valeur ajoutée à votre client final. La compréhension des rapports professionnels et l’analyse coûts-avantages des relations avec vos fournisseurs et vos clients, et de la logistique qui sert de fondement à votre chaîne de valeur est essentielle, dans la mesure où ce sont souvent des domaines à coût élevé, mais aussi des domaines où la réduction des coûts peut impliquer un risque en matière de service à la clientèle et de qualité. Un outil d’AE peut vous aider à analyser votre chaîne de valeur, à identifier les domaines où l’efficience est faible et à éliminer les relations client et fournisseur peu performantes. S’intéresser à ces domaines de faiblesse peut vous aider à diminuer les coûts et à accroître la productivité sans effets secondaires indésirables.

3. Assimiler rapidement et efficacement les fusions-acquisitions
L’environnement économique actuel favorise une grande activité en matière de fusions-acquisitions, étant donné que les entreprises qui sont en difficulté recherchent des moyens de s’en sortir, et que celles qui se développent profitent de la possibilité d’augmenter leurs parts de marché en rachetant des concurrents ou en fusionnant avec ceux-ci. Les entreprises impliquées dans une transaction de fusion acquisition doivent rapidement trouver un moyen d’intégrer les actifs, d’assimiler les employés et les fonctions au sein d’un organigramme d’entreprise unique, et de définir un ensemble consolidé de processus d’entreprise efficaces. Ceci n’est pas une mince affaire. Un outil d’AE peut fournir les moyens de créer des modèles graphiques des deux entreprises, qui serviront de point de départ et qui permettront ensuite aux décideurs d’évaluer, de définir et de mettre en place le plan de consolidation approprié. Une approche rapide et professionnelle de l’intégration d’une fusion-acquisition soutenue par un outil d’AE peut aboutir à des millions de dollars d’économies et créer une entreprise issue du regroupement plus rentable et plus efficace.

Entreprendre chaque effort avec l’image globale en tête constitue toujours la meilleure approche, et prendre des décisions de réduction des coûts et de restructuration en période de récession n’est pas une exception. Tirer profit d’un outil d’AE avec modélisation graphique et possibilité d’analyse vous permet de comprendre de façon réaliste l’image globale et vous aide à prendre des décisions plus intelligentes et plus efficaces.

Survivre maintenant, se développer plus tard
Les temps sont durs et la pression sur les réductions de coûts n’a jamais été aussi grande, mais cette pression ne doit pas vous obliger à prendre de mauvaises décisions qui handicaperont votre entreprise pour les années à venir. Privilégiez des investissements limités dans une technologie relativement abordable et rapide à mettre en place (comme un logiciel de BPM ou d’AE), qui peut vous aider à réaliser des économies intelligentes, à fonctionner de manière plus efficace en utilisant moins de ressources et à assurer un fonctionnement efficace de votre entreprise. En prenant les bonnes décisions dès maintenant, votre entreprise deviendra plus rapide, plus efficace et plus agile, et vous serez bien placé pour rebondir en même temps que l’économie.

Par L. Mooney VP de Metastorm

A propos de Metastorm
En mettant l’accent sur la visibilité, l’optimisation des ressources, l’efficacité et l’agilité des entreprises, Metastorm propose des logiciels de pointe pour l’architecture d’entreprise et d’affaires (AE), l’analyse des processus d’entreprise (APE) et la gestion des processus d’entreprise (BPM). Avec sa gamme de produits intégrée, Metastorm Enterprise permet aux entreprises d’améliorer leurs résultats en alignant parfaitement la stratégie sur la mise en oeuvre. En associant puissance de ces trois disciplines au sein d’une plateforme commune, Metastorm aide les entreprises du monde entier à se concentrer sur les développements utiles, à mettre en oeuvre une meilleure gouvernance et à raccourcir le délai de rentabilisation.
Pour obtenir plus d’informations et pour en savoir plus sur les réussites des entreprises qui profitent de l’avantage stratégique que procure Metastorm Enterprise, visitez www.metastorm.com

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Mardi 19 Mai 2009
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