Quotidien finance innovation, innovation financière journal
Financial Year with Finyear
 
 
 
 


              

Automatisez la gestion de vos contrats pour gagner en performance


Les enjeux de la gestion des contrats. Le contrat est la clé de la valeur de toutes les relations d’affaires. Il dicte les prix, les termes, les services entre clients et fournisseurs. Pourtant, historiquement, le contrat est souvent perçu plutôt comme un recours en cas de litige que comme un outil d’optimisation de la conduite des affaires. Cette perception « défensive » du contrat explique pourquoi sa gestion n’a pas été informatisée au même rythme que les autres processus de l’entreprise : achats, ventes et transactions financières…




Thierry Liebaut
Thierry Liebaut
L’évolution importante de la sphère contractuelle est en train de changer cette donne pour deux raisons principales :
- Les contrats changent : ils sont plus compliqués, interdépendants et plus durs à gérer. Ils restent souvent créés et gérés de manière manuelle, leurs circuits de validation sont encore parfois informels. Sans système de gestion moderne, l'entreprise ne peut avoir une vision à la fois synthétique et dynamique de ses engagements.
- Les risques se sont aggravés : managers et dirigeants sont confrontés aujourd’hui à un renforcement des réglementations, plus complexes et mouvantes. Cette volonté de veiller à la conformité des processus de corporate governance (Sarbanes-Oxley, LSF, NRE…) est une tendance qui ne s’infléchira pas dans le futur. Le contrat est au centre de ces réflexions sur le gouvernement d’entreprise.

Il est possible de changer radicalement la place et le rôle du contrat dans l'entreprise et le considérer comme une arme de compétitivité, capable de baisser les charges de l'entreprise et d'en augmenter les revenus.

C'est l'objectif de la Gestion Globale des Contrats, que les anglos-saxons appellent l'Enterprise Contract Management.

Pourquoi gérer automatiquement vos contrats ?

Dans cet univers contractuel complexe, l’absence de système de gestion des contrats gêne le respect de la conformité de l’entreprise :
- En terme de contenu des contrats : en rendant difficile la diffusion des modèles de contrats et des procédures qui traduisent exactement la volonté d'engagement de
l’entreprise.
- En termes de processus : l'absence de système empêche de donner facilement des garanties au marché et aux actionnaires sur la mise en place et le respect des
normes d'engagement.
- En termes de réglementation : seule une vision transversale et globale permet d'assurer le respect de la réglementation et donne la capacité d’en suivre les
évolutions.

Au delà de la difficulté à respecter la conformité (la "compliance" anglo-saxonne), l'absence de système de gestion des contrats pénalise directement les résultats de l'entreprise :
- En augmentant les coûts : coûts administratifs de contractualisation ou coûts d’opportunités (manquements sur des dates ou des événements clés, mauvais
service pesant sur les relations fournisseurs ou la fidélité des clients…),
- En générant des pertes de revenus : augmentation du temps de négociation, pertes de revenus par non renouvellement ou mauvaise préparation des renouvellements,
non-conformité des livrables, réductions mal appliquées…

Synthétiquement, un système de gestion des contrats donne à l'entreprise et au marché de la visibilité sur ses engagements et ses risques. C'est un élément central de ce que l'on appelle le "gouvernement d'entreprise". Mais surtout, cette informatisation donne à la structure un outil de maîtrise de ses coûts et d'augmentation de ses revenus, c'est à dire un avantage compétitif.

La solution pour une meilleure gestion et gagner en performance

Le progiciel Contrat’tech de Legisway permet aux différentes directions d’une entreprise d’automatiser l’ensemble du cycle contractuel, de la demande d'engagement au contrôle des contrats.
Le système permet de répondre à des attentes immuables :
- Aller plus vite dans la création du contrat : faire gagner du temps à l’entreprise et économiser ses ressources en mobilisant rapidement les documents sources, les
compétences, les responsables. …
- Etre plus précis dans le suivi : alerter les responsables sur les événements et les dates clés du contrat, comparer engagement et réalité, améliorer la précision de la
facturation pour ne payer que ce qui est dû et faire payer tout ce qui est dû. Ne pas subir les renouvellements...
- Mieux négocier ou renégocier : utiliser l’historique de l’exécution du contrat pour peser dans la négociation avec ses clients comme avec ses fournisseurs et toujours
améliorer la qualité des engagements pris par l'entreprise…

De fait, Contrat’tech a vocation à :
- Centraliser et sécuriser vos contrats
- Garantir la qualité et la conformité des engagements
- Respecter les processus internes liés à la règlementation et à la "corporate governance"
- Anticiper les risques et disposer d'une vision globale de l'activité
- Optimiser la productivité des équipes et la conduite des affaires

Quels en sont les retours ?

Les retours qualifiés « d’absolus » avec des bénéfices inatteignables sans la mise en place d’un Enterprise Contract Management, comme par exemple la capacité de l’entreprise à conserver une conformité face aux évolutions de la réglementation.
Certains de nos clients, à la question « pourquoi voulez-vous vous équiper ? », répondent simplement : « parce que c’est évident… ». Ceux-là ne considèrent que la nécessité de répondre à l’apparition de nouvelles législations (SOx et LSF) ou la nécessité de sécuriser le « capital-contrat » de l’entreprise pour justifier l’investissement.

Les retours en réduction des durées de cycles. Tout ce qui réduit le « time to market » contribue à améliorer les résultats. La mise en place de notre solution de gestion des contrats raccourcie les cycles de création et négociation du contrat. L’impact peut varier selon la situation préexistante, mais jamais nous n’avons constaté de réduction de ces cycles inférieure à 15% et nous avons des exemples de délais de signature de contrat réduits par trois…

Les retours financiers. Ils concernent la hausse des revenus des contrats via de meilleures négociations, une facturation plus précise, de meilleures remises obtenues. Ces hausses peuvent aller de quelques points du CA global à un tiers des CA de renouvellement.
Ils correspondent également à la maîtrise des coûts : meilleure productivité des équipes nécessitant moins de ressources pour créer, suivre et renouveler les contrats... Cette baisse des coûts administratifs peut atteindre 10 à 30% des postes liés à la gestion des contrats.

Par Thierry Liebaut de Legisway
tliebaut@legisway.com

Mardi 26 Février 2008
Notez




Nouveau commentaire :
Twitter

Your email address will not be published. Required fields are marked *
Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *



Recevez la newsletter quotidienne


évènements


Lettres métiers


Livres Blancs




Blockchain Daily News