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4 astuces pour optimiser son espace de travail et être plus productif


Que l’on travaille de chez soi ou que l’on soit sur le point de le faire, le passage au numérique avec un scanner personnel efficace s’avère de plus en plus indispensable. Voici donc quelques conseils de PFU Fujitsu pour passer à l’ère du zéro papier intelligent.




Conseil 1 – Adopter le reflexe de numériser tous ses documents papiers

On met plus de temps à trouver un document papier que son équivalent numérique. Selon le Gartner, il faut en moyenne 18 minutes pour localiser un document papier, et selon l’association ARMA International, leader sur les questions de gestion des informations, jusqu'à 20% des documents papier se perdent, irrémédiablement. Et pourtant, une fois les fichiers papier numérisés en fichiers PDF consultables, il suffit simplement de taper un mot associé à son document pour qu’il s’affiche à l’écran en quelques secondes.

Conseil 2 – Se débarrasser du papier

Mais cela va au-delà de la simple numérisation. Il ne faut pas avoir peur de jeter tout ce dont on n’a pas vraiment besoin et de se débarrasser de la papeterie inutile ou des souvenirs de salons professionnels qui encombrent son bureau. Il faut prendre désormais l’habitude de numériser les documents dont on a besoin, puis de les détruire si on le peut. Quant aux images, elles peuvent être sauvegardées dans le Cloud par exemple, ce qui permet d’y avoir accès depuis n'importe quel ordinateur, en un clic. Une fois toutes ses données importantes stockées sur son ordinateur, retrouver des informations devient un jeu d'enfant. Enfin, il faut être malin en demandant des reçus électroniques et en se désabonnant de tout catalogue ou courrier inutile pour éviter les piles de papiers

Conseil 3 - Ne garder sur son bureau que les objets importants

Si on utilise la perforeuse qu’une fois par semaine, il faut la mettre dans un tiroir et ne garder par contre, à portée de main, que son scanner, afin de convertir ses documents en format électronique au plus vite. En effet, s’assurer que son matériel de numérisation soit toujours à portée de main permet de créer des automatismes et de gagner du temps.

Conseil 4 - Choisir la solution adaptée à ses besoins

Le zéro papier, c’est bien, mais personne ne veut remplacer un désordre physique par un désordre numérique. Si on ne dispose pas de la bonne technologie, le classement, même électronique peut devenir une affaire désordonnée. Heureusement, grâce aux nouveaux outils de productivité inclus avec la plupart des scanners dernière génération, il suffit désormais d’appuyer sur un bouton et de sélectionner ce que l’on veut faire avec son document numérisé : créer des fichers PDF, Microsoft® Word, Excel et PowerPoint, et des liens directs vers les services en ligne comme Google Docs®, Evernote® et SalesForce.com® ; ou l’intégration directe dans les processus métiers.

À propos de Fujitsu
Fujitsu est l'un des leaders des solutions professionnelles en technologie de l'information et de la communication (ICT) destinées au marché mondial. Employant environ 170.000 personnes pour accompagner des clients présents dans 100 pays, Fujitsu allie une équipe mondiale d'experts en systèmes et services à des produits d'informatique et de télécommunications extrêmement fiables ainsi qu'à une microélectronique de pointe pour offrir de la valeur ajoutée à ses clients. Ayant son siège à Tokyo, Fujitsu Limited (TSE: 6702) a déclaré des revenus consolidés de 4,5 trillions de yens (US$ 55 milliards) pour l'exercice fiscal qui s'est achevé le 31 mars 2011. Pour tous renseignements complémentaires, rendez-vous sur le site Internet www.fujitsu.com

À propos de PFU
Société du groupe Fujitsu, PFU Limited (Japan) est le fabricant des scanners Fujitsu. L'entreprise est un acteur de dimension mondiale dans l'informatique qui conçoit, fabrique et commercialise du matériel informatique, des périphériques et des logiciels destinés aux professionnels. L'un des premiers fabricants mondiaux de scanners de documents, PFU offre la gamme la plus étendue de scanners de documents destinée à des environnements à la fois professionnels, personnels, que ce soit pour le bureau, le groupe de travail et la production en grandes séries. Cela fait plus de 20 ans que PFU travaille dans le secteur des scanners à imagerie documentaire, dégageant un chiffre d'affaires annuel de 1 milliard de dollars. Site Internet (en anglais) : www.pfu.fujitsu.com/en/

Présente en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique (EMEA), la société PFU Imaging Solutions Europe Limited est chargée de mettre sur le marché et de distribuer les scanners de documents Fujitsu. Créée au Royaume-Uni en 1981, cette entreprise européenne est présente en Allemagne et en Italie par ses filiales. www.fujitsu.com/emea/products/

Mercredi 14 Décembre 2011
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